池州采购管理办法

池州采购管理办法一、总则（一）目的为加强池州公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于池州公司及所属各部门、各分支机构的采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定的程序和要求进行。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与的机会，公正对待每一个供应商，不偏袒、不歧视。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最符合需求、性价比最高的供应商和采购方案，以降低采购成本，提高经济效益。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立池州公司采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。（二）采购执行部门设立采购部作为公司采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部的职责包括：1.制定采购管理制度和流程。2.编制和执行采购计划。3.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.负责采购物资和服务的验收、付款等工作。5.建立和维护供应商档案，评估供应商绩效。（三）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作，负责采购物资和服务的使用和验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等工作，对采购成本进行核算和分析。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据本部门的业务需求和预算安排，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购需求计划，报采购部汇总。2.采购部结合公司年度经营目标和资源状况，对各部门的采购需求计划进行审核和平衡，编制公司年度采购计划，报采购决策委员会审批。3.年度采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容，并根据实际情况进行动态调整。（二）采购计划的执行1.采购部按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.对于紧急采购需求，需求部门应填写紧急采购申请表，说明采购原因、采购内容、预计金额等，经相关领导审批后，采购部应优先安排采购。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的基本条件和准入流程。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产或服务能力、合理的价格水平等。2.采购部负责收集供应商信息，对潜在供应商进行调查和评估，填写供应商调查表，形成供应商评估报告。评估内容包括供应商的资质、业绩、生产能力、质量控制、售后服务等方面。3.经评估合格的供应商纳入公司供应商名录，并报采购决策委员会备案。（二）供应商考核与评价1.采购部定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评价，填写供应商绩效考核表。2.根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等措施。3.建立供应商淘汰机制，对于连续两次考核评价不合格或出现严重违规行为的供应商，及时从供应商名录中删除。（三）供应商关系管理1.采购部与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题。2.建立供应商激励机制，通过与供应商签订合作协议、给予价格优惠、提供技术支持等方式，促进供应商提高产品质量和服务水平，建立长期稳定的合作关系。五、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目，采用公开招标方式。2.采购部应在指定的媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。3.采购部组织开标、评标和定标工作，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，选择中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.采购部根据采购项目的特点和需求，选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.邀请招标的开标、评标和定标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.采购部成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序和方法进行谈判，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部应组织相关部门和人员对单一来源采购项目进行论证，填写单一来源采购论证表，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。经采购决策委员会批准后，与单一供应商进行谈判，确定成交价格和成交条件，并签订采购合同。（五）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。2.采购部向符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。采购部对供应商的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.采购申请表应提交给采购部，采购部对采购申请进行初步审核，审核通过后进入采购流程。（二）采购审批1.对于预算金额较大的采购项目，采购部应将采购申请表提交给采购决策委员会审批。采购决策委员会根据项目情况进行审议，做出审批决定。2.对于预算金额较小的采购项目，采购部按照公司内部审批流程进行审批，经相关领导签字同意后进入下一步采购环节。（三）采购实施1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标项目，采购部发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标和定标工作。对于竞争性谈判项目，采购部成立谈判小组，与供应商进行谈判。对于单一来源采购项目，采购部组织相关部门和人员进行论证，与单一供应商进行谈判。对于询价项目，采购部向供应商发出询价通知书，要求其报价，并进行比较和分析。2.在采购过程中，采购部应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，解决出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购部应将合同文本提交给法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由授权代表签字盖章，并加盖公司公章。（五）验收付款1.采购物资和服务到货后，需求部门应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面，以及服务的质量、标准、效果等方面。2.需求部门填写验收报告，经部门负责人签字确认后提交给采购部。采购部根据验收报告进行审核，审核通过后办理付款手续。3.财务部门按照采购合同的约定，对采购款项进行支付审核，审核无误后进行付款。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取规避、转移等措施，如选择其他供应商、购买保险等。对于中风险，应采取减轻、控制等措施，如加强供应商管理、签订补充协议等。对于低风险，应采取接受、监控等措施，如建立风险预警机制、定期进行风险评估等。2.采购部应建立风险应急预案，明确在风险发生时的应对流程和责任分工，确保能够及时、有效地应对风险。八、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性、采购合同的履行情况等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购