投标审查管理办法

投标审查管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织的投标审查工作，确保投标活动合法合规、公平公正，提高投标质量，降低投标风险，保障公司/组织的利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织参与的各类投标项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务外包等领域的公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式。（三）基本原则1.合法性原则：投标审查工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有投标方一视同仁，不偏袒、不歧视，确保投标过程的公正性和透明度。3.全面审查原则：对投标文件的各个方面进行全面细致的审查，包括商务条款、技术条款、价格条款等。4.风险防控原则：识别和评估投标过程中的风险，采取有效措施进行防控，避免潜在风险对公司/组织造成损失。二、投标审查机构及职责（一）审查机构成立投标审查委员会，成员包括公司/组织内部的采购部门、技术部门、法务部门、财务部门等相关负责人，必要时可邀请外部专家参与。（二）职责分工1.采购部门负责组织投标项目的报名、文件获取等前期工作。对投标文件的商务条款进行审查，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表等，确保商务条款符合招标文件要求。负责与投标方的商务沟通，解答投标方关于商务条款的疑问。2.技术部门对投标文件的技术条款进行审查，包括技术方案、技术规格、技术参数、技术服务承诺等，评估投标方的技术实力和方案可行性。参与技术交流和现场考察等活动，对投标方的技术能力进行实地了解。协助采购部门对技术条款偏离表进行审核，判断投标方技术方案与招标文件的差异及影响。3.法务部门审查投标文件的合法性，包括合同条款、知识产权归属、法律责任承担等内容，确保投标文件不存在法律风险。对招标文件和投标文件涉及的法律法规问题提供专业意见，避免法律纠纷。参与合同谈判和签订过程，对合同条款进行法律审核，保障公司/组织的合法权益。4.财务部门对投标报价进行审查，评估投标价格的合理性，分析成本构成和利润空间。协助采购部门进行价格比较和成本效益分析，为决策提供财务数据支持。对付款方式、结算周期等财务条款进行审核，确保公司/组织的资金安全和财务利益。5.其他成员根据项目具体情况和需要，参与相关部分的审查工作，提供专业意见和建议。对投标审查过程中发现的问题进行讨论和决策，形成审查结论。三、投标审查流程（一）投标报名阶段审查1.采购部门收到招标公告或投标邀请后，对招标项目的基本信息进行初步了解，包括项目名称、招标人、招标范围、资金来源、投标截止时间等。2.审查招标项目是否符合公司/组织的业务范围和战略规划，是否具备实施条件，如资金、技术、人员等。3.核实招标项目的合法性，包括招标程序是否合规、招标人是否具备合法资格等。对于存在疑问的项目，及时与招标人沟通或向相关部门咨询。4.如决定参与投标，采购部门按照招标文件要求办理报名手续，确保报名信息准确无误，并在规定时间内提交报名资料。（二）投标文件获取与初步审查1.采购部门在规定时间内获取招标文件，并组织相关人员进行学习和研究，熟悉招标文件的各项要求和条款。2.对招标文件进行初步审查，重点关注招标文件中关于投标资格条件、技术规格、商务条款、评标标准等关键内容，确保招标文件不存在明显的倾向性、歧视性条款或其他违法违规问题。3.如发现招标文件存在问题，及时与招标人沟通，要求招标人进行澄清或修改。如招标人拒绝修改或澄清后仍不符合要求，评估该项目的风险，决定是否继续参与投标。（三）投标文件编制阶段跟踪与审查1.在投标文件编制过程中，采购部门负责与各部门保持沟通协调，及时了解投标文件的编制进度和遇到的问题。2.技术部门、法务部门、财务部门等相关人员按照职责分工，对投标文件的编制进行指导和审查，确保投标文件内容完整、格式规范、符合招标文件要求。3.采购部门对投标文件的商务条款进行审核，确保投标报价合理、商务条款响应完整、无重大偏离。技术部门对技术方案进行审核，确保技术方案可行、技术参数满足要求、技术服务承诺明确。法务部门对合同条款等法律内容进行审核，确保不存在法律风险。财务部门对投标报价进行审核，分析成本效益。（四）投标文件提交与接收审查1.投标截止时间前，采购部门负责接收投标方提交的投标文件，检查投标文件的密封情况、标识完整性等。2.对接收的投标文件进行登记，记录投标方名称、项目名称、投标文件份数、提交时间等信息。3.如发现投标文件存在密封不严、标识不清等问题，及时与投标方联系，要求其进行整改或重新提交。如投标方拒绝整改或在规定时间内未重新提交，按照招标文件规定处理。（五）开标阶段审查1.采购部门组织开标会议，邀请公司/组织内部相关人员参加。开标过程中，严格按照招标文件规定的程序进行，确保开标过程公开、公正、透明。2.对开标现场的唱标记录进行审查，核对投标方名称、投标报价、工期、质量标准等关键信息是否与投标文件一致。3.记录开标过程中出现的异常情况，如投标文件未按时送达、投标报价明显不合理等，并及时向投标审查委员会报告。（六）评标阶段审查1.投标审查委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行详细评审。评审过程中，各成员根据职责分工对投标文件的商务、技术、价格等方面进行评分或评价。2.采购部门负责组织评标会议，记录评标过程和评标结果。评标过程中，如发现投标文件存在疑问或需要进一步澄清的问题，及时与投标方联系，要求其进行书面澄清或说明。3.对评标结果进行审查，确保评标过程符合规定、评标结果公正合理。如发现评标结果存在问题，及时组织投标审查委员会进行复议或重新评审。（七）定标阶段审查1.根据评标结果，采购部门提出定标建议，报公司/组织管理层审批。2.公司/组织管理层对定标建议进行审查，综合考虑项目需求、投标方实力、价格因素、售后服务等多方面情况，做出定标决策。3.如定标结果涉及合同签订等后续事宜，法务部门对合同条款进行最终审核，确保合同内容合法合规、明确双方权利义务，保障公司/组织的利益。四、投标审查内容（一）商务条款审查1.投标函：审查投标函的格式是否符合招标文件要求，投标报价是否明确、唯一，投标有效期是否满足招标文件规定。2.法定代表人身份证明：核实法定代表人身份证明的真实性和有效性，确保签字或盖章符合要求。3.授权委托书：审查授权委托书的格式、内容是否完整，授权范围是否明确，代理人签字或盖章是否有效。4.投标报价表：核对投标报价是否准确无误，是否包含招标文件规定的所有费用，价格计算是否合理。5.商务条款偏离表：审查投标方对商务条款的偏离情况，判断偏离是否为实质性偏离，对项目实施和公司/组织利益的影响程度。6.资格证明文件：审查投标方的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况证明等资格证明文件的真实性、有效性和完整性，确保投标方具备承担项目的资格和能力。（二）技术条款审查1.技术方案：评估投标方的技术方案是否满足项目需求，技术路线是否合理，技术创新性如何，是否具有可操作性和可靠性。2.技术规格：审查投标方提供的技术规格是否与招标文件要求一致，是否满足项目的技术性能指标。3.技术参数：核对技术参数的准确性和完整性，是否优于或等同于招标文件规定的参数要求，对项目质量和性能的影响程度。4.技术服务承诺：审查投标方的技术服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、培训计划等，确保能够满足项目实施后的技术支持和服务需求。5.技术团队：评估投标方技术团队的人员构成、专业背景、工作经验等情况，是否具备承担项目技术工作的能力。（三）价格条款审查1.投标报价：分析投标报价的合理性，与市场行情、同类项目价格进行比较，判断投标方的报价是否具有竞争力。2.价格构成：审查投标报价的成本构成，包括原材料、人工、设备、利润等，分析各项成本的合理性和占比情况。3.价格调整条款：审核投标文件中关于价格调整的条款，如合同执行期间因市场价格波动等因素导致价格调整的约定，是否符合公司/组织的利益和风险承受能力。4.付款方式：审查付款方式是否符合公司/组织的资金安排和财务管理要求，是否存在潜在的财务风险。（四）法律条款审查1.合同条款：对投标文件中的合同条款进行审查，包括合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等内容，确保合同条款合法合规、明确具体，不存在歧义或漏洞。2.知识产权归属：审查投标文件中关于知识产权归属的约定，确保公司/组织在项目实施过程中合法使用相关知识产权，避免知识产权纠纷。3.法律责任承担：明确投标方在项目实施过程中如出现违约、侵权等法律责任的承担方式，保障公司/组织的合法权益。五、投标审查记录与档案管理（一）审查记录1.在投标审查过程中，各审查人员应及时记录审查情况，包括发现的问题、提出的意见和建议、与投标方的沟通情况等。2.采购部门负责汇总整理审查记录，形成投标审查报告，报告内容应包括项目基本情况、审查过程、审查结果、存在问题及建议等。3.投标审查报告应经投标审查委员会成员签字确认，作为投标审查工作的重要文件存档。（二）档案管理1.建立投标审查档案管理制度，对投标项目的相关文件和资料进行分类归档，包括招标文件、投标文件、审查记录、评标报告、定标文件等。2.投标审查档案应妥善保管，确保档案资料的完整性、真实性和保密性。档案保管期限按照国家法律法规和公司/组织相关规定执行。3.定期对投标审查档案进行整理和清查，确保档案资料的可查阅性和可用性。如因工作需要查阅档案，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。六、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立监督部门，对投标审查工作进行全程监督，确保审查过程合法合规、公平公正。2.监督部门定期对投标审查项目进行抽查，检查审查记录、档案管理等工作是否符合规定要求，发现问题及时督促整改。3.接受公司/组织内部员工和外部相关方的监督举报，对举报事项进行认真调查核实，如发现违规行为，依法依规严肃处理。（二）考核制度1.建立投标审查工作