关于采购管理办法

关于采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购计划的制定、执行和监控：根据公司生产经营需求，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划，并组织实施和监控采购计划的执行情况。2.供应商管理：建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理，确保供应商的供货能力和质量。3.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪，确保合同的顺利履行。4.采购成本控制：通过市场调研、谈判、招标等方式，降低采购成本，提高采购效益。5.采购风险管理：识别、评估和应对采购过程中的风险，确保采购活动的顺利进行。（二）需求部门1.提出采购需求：根据本部门的生产经营需求，向采购部门提出采购申请，明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购过程：协助采购部门进行供应商选择、采购谈判、合同签订等工作，提供必要的技术支持和商务建议。3.验收采购物品：负责对采购物品进行验收，确保采购物品的质量和数量符合合同要求。（三）财务部门1.审核采购预算：参与公司采购预算的编制和审核，确保采购预算的合理性和准确性。2.资金支付管理：按照公司财务制度和采购合同的约定，及时办理采购资金的支付手续，确保资金支付的安全和合规。3.采购成本核算：对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务支持。（四）审计部门1.审计采购活动：对公司采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度和采购程序的要求。2.提出审计意见和建议：针对审计中发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，提高采购管理水平。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据本部门的生产经营需求，填写采购申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购申请表审批：采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门根据采购申请表的内容，进行初步审核，对于金额较大或重要的采购申请，还需提交至公司领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门制定采购计划：采购部门根据采购申请表和公司库存情况，结合市场供应情况，制定采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等。2.采购计划审批：采购计划经采购部门负责人审核签字后，提交至公司领导审批。公司领导根据公司生产经营需求和资金状况，对采购计划进行审批。（三）供应商选择与评估1.供应商寻找与筛选：采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行筛选，确定入围供应商名单。2.供应商评估：采购部门组织相关人员对入围供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等。评估方式可以采用实地考察、问卷调查、样品测试、业绩评价等。3.供应商选择：采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并与其签订采购合同。对于重要的采购项目，还需进行招标或竞争性谈判等采购方式。（四）采购合同签订1.采购合同起草：采购部门根据采购计划和供应商协商结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等。2.采购合同审核：采购合同起草完成后，提交至公司法律部门或相关专业人员进行审核，确保合同的合法性、完整性和准确性。3.采购合同签订：采购合同审核通过后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购执行与跟踪1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等。2.采购执行跟踪：采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物品按时、按质、按量交付。对于采购过程中出现的问题，采购部门应及时采取措施解决，并向相关部门汇报。3.到货验收：采购物品到货后，需求部门负责组织相关人员进行验收，确保采购物品的质量和数量符合合同要求。验收合格后，需求部门应在验收单上签字确认，并将验收单提交至采购部门。（六）采购付款1.采购付款申请：采购部门根据采购合同和验收单，填写采购付款申请表，详细说明采购物品的名称、规格、数量、采购金额、付款方式、付款时间等。2.采购付款审批：采购付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门根据公司财务制度和采购合同的约定，对采购付款申请表进行审核，对于金额较大或重要的采购付款申请，还需提交至公司领导审批。3.采购付款执行：财务部门根据采购付款审批结果，及时办理采购资金的支付手续，确保采购资金的安全和合规。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目。2.招标程序：包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标文件接收、开标、评标、定标等环节。3.招标要求：招标人应按照相关法律法规和行业标准，制定招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。投标人应按照招标文件的要求，编制投标文件，提供真实、准确、完整的投标报价和技术方案。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：包括成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商等环节。3.谈判要求：谈判小组应按照谈判文件的要求，与供应商进行谈判，确定成交供应商。谈判过程中，谈判小组应记录谈判情况，并由供应商代表签字确认。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：包括成立询价小组、确定被询价的供应商名单、询价、确定成交供应商等环节。3.询价要求：询价小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价。询价小组应根据供应商的报价情况，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：包括成立采购小组、与供应商进行协商、签订采购合同等环节。3.采购要求：采购小组应与供应商进行充分协商，确保采购价格合理、质量可靠。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、市场供应短缺、市场竞争激烈等风险。2.供应商风险：包括供应商违约、供应商破产、供应商质量问题等风险。3.合同风险：包括合同条款不明确、合同履行不当、合同纠纷等风险。4.法律风险：包括法律法规变化、法律纠纷等风险。（二）风险评估1.风险发生的可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商状况等因素，对风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：根据风险对公司生产经营、财务状况、声誉等方面的影响程度，对风险影响程度进行评估，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险等级确定：根据风险发生的可能性和风险影响程度，确定风险等级，分为高风险、中风险、低风险三个等级。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险事件，采取风险规避措施，如取消采购项目、更换供应商等。2.风险降低：对于中风险事件，采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、购买保险等。3.风险转移：对于部分风险，采取风险转移措施，如将风险转移给供应商、保险公司等。4.风险接受：对于低风险事件，采取风险接受措施，如加强监控、定期评估等。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、采购费用、运输费用等。2.采购质量：包括采购物品的合格率、退货率、投诉率等。3.采购效率：包括采购周期、订单处理时间、交货准时率等。4.供应商管理：包括供应商满意度、供应商忠诚度、供应商合作稳定性等。（二）评估方法1.定量评估：通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行量化分析，评估采购绩效。2.定性评估：通过对供应商管理、采购流程执行情况等方面进行定性评价，评估采购绩效。3.综合评估：将定量评估和定性评估相结合，综合评估采购绩效。（三）评估周期1.月度评估：对采购部门的采购绩效进行月