发票章管理办法

发票章管理办法一、总则（一）目的为加强公司发票章的管理，规范发票开具行为，维护公司财务安全和正常经济秩序，根据《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经济业务活动中涉及发票开具与使用发票章的相关行为。（三）定义1.发票章：指公司在开具发票时使用的，刻有公司名称、税务登记号、发票专用章字样等内容的印章。2.发票开具：指公司依据销售商品、提供劳务或从事其他经营活动等实际业务情况，按照国家税收法律法规和财务制度的规定，向购买方开具发票的行为。（四）管理原则1.合法性原则：发票章的使用和管理必须符合国家法律法规及税务部门的相关规定。2.安全性原则：确保发票章的安全存放，防止遗失、被盗用或滥用，保障公司财务信息安全。3.规范性原则：严格按照规定的流程和要求使用发票章，保证发票开具的内容真实、准确、完整。二、发票章的刻制与备案（一）刻制要求1.公司发票章必须由具有合法资质的印章刻制单位刻制。2.刻制的发票章应符合国家税务总局规定的样式，包括公司名称、纳税人识别号、发票专用章字样、开户行及账号等内容。字体、尺寸等应严格按照标准执行。（二）备案手续1.发票章刻制完成后，公司应及时到主管税务机关办理备案手续。备案时需提交以下资料：税务登记证副本原件及复印件；经办人身份证明原件及复印件；发票章印模。2.税务机关对提交的资料进行审核，审核通过后予以备案登记。备案信息将作为公司合法使用发票章的依据，公司应妥善保存备案回执。三、发票章的保管（一）保管人员1.公司发票章由财务部门指定专人负责保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程和发票管理规定。2.保管人员发生变动时，必须办理交接手续，确保发票章的安全交接。交接双方应在交接清单上签字确认，交接清单应存档备查。（二）保管地点发票章应存放于公司财务专用保险柜或其他安全可靠的场所，保险柜应设置密码和钥匙双重防护措施。未经授权人员不得接触保险柜。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管发票章，不得随意放置或转借他人使用。如因工作需要暂时离开岗位，应将发票章锁入保险柜，并告知相关人员。2.每日下班前，保管人员应检查发票章是否妥善保管，确保无遗失、被盗等情况发生。如发现异常情况，应立即报告财务负责人，并采取相应措施。3.严禁在空白发票上加盖发票章。四、发票章的使用（一）使用范围1.发票章仅用于公司对外开具的增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等各类法定发票。2.不得将发票章用于与发票开具无关的其他用途，如在空白纸张、合同、文件等上面加盖发票章。（二）使用流程1.发票开具人员在开具发票前，应认真核对发票内容，确保发票信息真实、准确、完整。2.发票开具人员填写好发票后，将发票交予发票章保管人员。保管人员在审核发票内容无误后，在发票“发票专用章”栏加盖发票章，加盖位置应清晰、端正，不得压线、错格。3.发票开具完成后，发票开具人员应留存发票记账联，并按照财务制度的规定进行账务处理。发票联和抵扣联应及时交付给购买方。（三）使用审批1.对于常规业务的发票开具，由发票开具人员按照正常流程操作，无需额外审批。2.对于金额较大、涉及特殊业务或存在疑问的发票开具，发票开具人员应填写《发票开具审批表》，详细说明发票开具的原因、金额、内容等信息，经财务负责人审核批准后，方可加盖发票章开具发票。（四）作废发票处理1.如发生发票作废情况，发票开具人员应在纸质发票各联次上加盖“作废”字样，并注明作废原因。2.作废发票应全联次留存，不得擅自销毁。同时，发票开具人员应在开票系统中进行作废操作，并将作废发票情况及时告知发票章保管人员。五、发票章的检查与监督（一）定期检查1.财务部门应定期对发票章的保管和使用情况进行检查，检查频率至少为每月一次。检查内容包括发票章的存放是否安全、使用流程是否规范、发票开具信息是否准确等。2.检查人员应填写《发票章检查记录表》，详细记录检查情况。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）不定期抽查1.公司内部审计部门或其他相关监督部门应不定期对发票章的管理情况进行抽查，确保发票章的管理符合规定要求。2.抽查可采取现场查看、查阅资料、询问相关人员等方式进行。对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（三）监督与责任追究1.公司全体员工应严格遵守本办法规定，对发票章的管理和使用情况进行监督。如发现违规行为，应及时向财务部门或相关领导报告。2.对于违反本办法规定，导致公司遭受经济损失或税务风险的，将依法追究相关责任人的责任。责任追究方式包括但不限于批评教育、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。六、发票章的挂失与补办（一）挂失程序1.如发票章不慎遗失，保管人员应立即向财务负责人报告，并在第一时间向公安机关报案。2.同时，保管人员应填写《发票章挂失申请表》，详细说明发票章遗失的时间、地点、可能遗失的原因等情况，经财务负责人审核后，报公司主管领导审批。3.公司应在主管税务机关指定的媒体上刊登发票章遗失声明，声明内容应包括公司名称、发票章遗失情况等信息。挂失声明刊登后，保管人员应将刊登凭证复印件提交给主管税务机关备案。（二）补办手续1.发票章挂失后，公司应及时到原刻制单位重新刻制发票章，并按照本办法规定的备案手续到主管税务机关办理备案。2.重新刻制