单位归档管理办法

单位归档管理办法总则目的为了加强本单位归档管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为单位各项工作提供有力的支持和保障，特制定本办法。适用范围本办法适用于本单位各部门及所属分支机构在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。基本原则1.集中统一管理原则：单位档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的文件材料应真实反映单位工作活动的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。管理职责1.综合档案室负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。2.各部门负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，并指定专人负责此项工作。3.档案工作人员应具备专业知识和技能，认真履行职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。归档范围与要求归档范围1.上级机关文件材料：包括上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、命令、决定等。2.本单位文件材料：行政管理文件：如单位制定的规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录等。业务工作文件：包括各类业务合同、协议、项目方案、技术文件、业务报表等。人事档案材料：干部职工的履历、任免、考核、奖惩、工资等材料。财务档案材料：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。基建档案材料：工程项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件。设备档案材料：设备的购置、安装、调试、维修、报废等文件。声像档案材料：照片、录音、录像等反映单位工作活动的资料。电子档案材料：以电子数据形式存在的各类文件材料。3.下级机关文件材料：下级机关报送的重要文件、报表、总结等。归档要求1.归档的文件材料应齐全完整，字迹清楚，签署完备。2.纸质文件材料应使用A4纸，左侧装订。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照规定进行分类存储。4.声像档案应图像清晰、声音清楚，注明拍摄时间、地点、人物等信息。档案的收集与整理收集1.各部门应按照归档范围的要求，定期将本部门形成的文件材料收集齐全，并移交综合档案室。2.对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应及时收集整理，确保档案的完整性。3.档案工作人员应主动收集零散的文件材料，保证档案的齐全。整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.纸质档案的整理按照分类方案进行分类、编号、编目、装订等工作。3.电子档案的整理应按照电子文件管理的相关规定进行，建立电子档案目录数据库。4.声像档案的整理应按照载体形式进行分类，编制目录，注明相关信息。档案的保管保管场所1.综合档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.库房内应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备。档案装具1.应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案的安全存放。2.档案装具应排列整齐，便于查找和利用。档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位和国家具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。短期保管的档案：保管期限为15年以下的档案。2.各部门应按照档案保管期限的规定，准确划分档案的保管期限。档案的清点与检查1.档案工作人员应定期对档案进行清点，核对档案的数量、种类、保管期限等，确保档案的完整和准确。2.每年应对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、装具情况等，发现问题及时处理。档案的利用利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和正常使用。2.凡因工作需要查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经单位主管领导批准。3.档案工作人员应对查阅人员的身份进行核实，并做好查阅登记工作。利用方式1.档案查阅应在综合档案室指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案工作人员同意，并按照规定进行登记。3.档案利用结束后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案工作人员应认真核对档案的完整性。档案的鉴定与销毁鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案部门、业务部门和有关领导参加，对档案进行全面审查。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，提出存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限等，经单位主管领导批准后，由档案工作人员和监销人员共同销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。档案信息化建设建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和水平，为单位提供便捷的档案服务。数字化加工1.对重要档案进行数字化加工，确保档案信息的长期保存和有效利用。2.数字化加工应按照相关标准和规范进行，保证数字化档案的质量。系统建设1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能模块。2.系统应具有权限管理功能，确保不同人员对档案的访问权限符合规定。数据安全1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等措施，防止数据丢失和泄露。2.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。监督与考核监督检查1.综合档案室应定期对各部门的档案工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反本办法规定的行