采购管理制度采购工作控制流程采购方式选择与审批

采购管理制度

全文目录

1、目的...................................................................................1

2、范围...................................................................................1

3、职责...................................................................................I

4、管理规定..............................................................................2

4.1采购目标.........................................................................2

4.2采购过程控制流程................................................................2

4.3采购方式.........................................................................2

4.4采购审批.........................................................................2

4.5供方的调查与选定................................................................3

4.6采购工作的实施..................................................................3

4.7交货期管理.......................................................................3

4.8价格管理.........................................................................4

4.9物料验证和代用管理..............................................................4

4.10进货异常的处理.................................................................4

4.11采购文件的控制.................................................................4

5、采购流程图............................................................................5

附录一：采购过程控制流程图..........................................................5

附录二：零星采购过程控制............................................................6

附录三：固定资产采购过程控制流程图.................................................7

1、目的

本程序旨在建立对本公司有关采购的过程控制办法，以期以合理的价格，适当的

时间、适当的数量、适当的质量、适当的地点向公司提供符合规定要求的物料和服

务，以满足生产需要，达到公司经营目标。

2、范围

本程序适用于公司所需的采购产品的采购过程控制，包括：

——采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择；

一一采购文件的编制与审批；

——供方的调查与选定，考核与管理；

一一价格管理；

一一物料验证和代用管理；

——合同、订单管理，等。

3、职责

3.1生产部物控负责物料需求计划的编制控制及组织本公司内配套材料的供应。

3.2采购部负责物料采购计划的编制和实施。

3.3研发质量部负责采购物料的认定和技术支持。

3.4采购部、研发质量部共同负责对供方配套能力的考评。

4、管理规定

4.1采购目标

4.1.1选择优良的供方确保供应资源安全、稳定及竞争优势，及时供应生产所需的物料

及获得优质、高效的服务C

4.1.2确保采购物料的质量。

4.1.3不断提高采购物料的性价比。

4.1.4不断提高采购工作效率及人员的工作质量，严格控制合同风险。

4.1.5防止采购工作异常情况的发生，针对异常情况迅速妥当地处理。

4.2采购过程控制流程

4.2.1订单、定期采购过程控制流程详见附录A。

4.2.2零星采购过程控制流程详见附录B。

4.2.3固定资产采购过程控制流程详见附录C。

4.3采购方式

采购人员应根据物料使用状况，用量大小，采购频率，市场供需状况，交易习惯

及价格质量稳定等因素，选择下列最有利的采购方式，办理采购业务。

4.3.1一般采购

根据生产工程部/业务部的物料/成品需求计划“确认计划及请购报表”和相关采购

政策，编排物料采购计划进行例行订货。

4.3.2定期采购

针对交货期较长或稳定使用的大宗物料，采购部应事先选定合适的供方，议定一

段时间的供应价格，交易条件及分批交货时间，办理采购业务。

4.3.3零星采购

a）针对生产工程部的“样品索样单”及“新品物料请购单”所需物料的采购。

b）针对市场部、人事行政部审批的零星“物料清购单”所需物料的采购。

c）针对公司领导审批的委托采购单所需生产材料的采购。

4.3.4固定资产采购

根据公司各部门提出的“仪器/设备请购单”进行的采购。

4.4采购审批

4.4.1“确认计划及请购报表”由生产工程（业务部）提出，生产工程部（业务部）负

责人审核并报总经理审批,

4.4.2"样品索样单”、“新品物料请购单”由生产工程部负责人审核。

4.4.3零星“物料请购单”其使用部门负责人审核，报总经理审批。

4.4.4订单审批权限：

a）单个合同（订单）采购金额超过人民币壹仟元的，由采购部负责人及总经理联

合审批。

b）固定资产部份由采购部负责人及总经理联合审批。

4.5供方的调查与选定

4.5.1为保证物料的质量和确保料源，生产部和采购部应对经常采购的物料，评定其供

方的设备规模、生产能力、质保能力，建立供方档案。

4.5.2供方选择原则：

a）具有营业执照，一般纳税人认定；

b）质量、价格、交货及服务等条件良好；

c）原则上优先选用具有IS09000质保体系、产能符合配套要求、新品开发能力强

及财务体系健全的供方；

d）商誉良好。

4.5.3供方的选定

a）采购部应广采商源或接受推荐的供方。

b）认定合格的供方的物料，且其质量体系评定合格，进入《合格供方手册》，作

为批量采购的对象。

c）供方提供的物料出现质量异常，应于指定期限内回复改善，如无法达到者，采

购部有权取消其合格供方的资格。

d）应供方的要求，认定部门可向其提供质保方面的指导。

4.6采购工作的实施

4.6.1由生产工程部、人事行政部、市场部各单位在各自授权责任范围内根据生产、业

务等需要，向采购部提出采购需求，包括需要采购物料的项目名称、规格型号、数量

等。

4.6.2采购部根据采购需求，编制采购计划，明确采购信息，订立采购合同（订单），

其内容包括：确定的供方、所采购物料的项目名称、规格型号、数量、单价、运输方

式、验收标准等。

4.6.3采购人员应在采购合同（订单）审批后，开始采购工作。在生产急需等特殊情况

下，可在合格供方范围内紧急组织进货应急使用，然后补签采购合同（订单）°

4.6.4若属分批交货者，采购员应于采购合同（订单）上分别写明交货数量及交货日

期、交货地点。

4.6.5采购人员于订购作业完成后，因特殊事项变更者，应及时以函、电方式与供方商

洽谈变更订货行为，必要时由对方书面确认。

4.6.6物料到货后，采购员把采购单给仓库管理员核对入库数量、验证情况，符合要求

后采购员方可办理付款手续。

4.7交货期管理

4.7.1供方交货的依据为双方签订的合同（订单），供方应按合同（订单）的交货期如

期交货。

4.7.2交货期的跟踪与控制

a）为确保供方如期交货，采购人员应根据未结（未交货、在途等）订单的记录，

进行跟踪、控制和平衡。

b）采购部应对供方的交货准确度进行考核。

c）当供方无法按合同（订单）的交货期如期交货，采购员应及时将信息反馈给相

关控制单位。

4.7.3交货期变更

a）本公司因业务需要，变更交货日期，需与供方联络处理。

b）供方无故违反合同（订单）的交货期规定，超过目标时间二周的，本公司有

权取消合同（订单）。

c）不可抗力造成合同（订单）无法全部或部份履行的，应在事故过去二周内相应照

会对方并视具体情况变更或取消合同（订单）。

4.8价格管理

4.8.1询价的选择，原则上以获得本公司合格供方资格者优先。

4.8.2每一种物料，原则上需有三家以上的供方报价,

4.8.3采购人员就供方的农价单加以分析整理后，依照本公司价格控制流程和审批权

限，呈报审批。

4.8.4采购部应根据供方艰价及市场状况进行议价、比价，选择最佳的订货对象和时

机。

4.9物料验证和代用管理

4.9.1物料检验如经进货检验判为不合格批的物料，需办理代用的，由采购部填写“物

料超差代用申请表”，送生产部审批，获准后才进一步投入使用或加工。

4.9.2因生产急需或货源短缺问题，需用其他规格的物料进行代用，由采购部或生产部

填写“物料更换代用申请表”，向工程部获准后方可采购或使用。

4.10进货异常的处理

列入《合格供方手册》的供方应建立密切的工作关系与联络渠道，如买卖双方对出

现异常的采购物料有处理或认同的差异时，由生产工程部会同采购部处理。

4.10.1进货缺料时，工厂仓库应保存好原始证据（短缺物料所在的箱号、生产批次号

等查证资料）并在收货单上记录收货差异情况，采购部应立即进行核对，并通知供方

尽快补齐。

4.10.2采购物料存在质量异常时，由研发质量部或采购部向供方反馈。必要时跟踪检

查供方的纠正措施及效果C

4.10.4因物料本身的质量缺陷，造成本公司声誉和经济损失的，按签定的有关质量索

赔协议处理。

4.11采购文件的控制

4.HJ图纸及采购规范

a）负责物料认定和兴购的部门其文件管理应建立档案。

b）研发质量部负责认定报告的分发及变更控制，而供方由采购部通知。

4.11.2订单管理

a）订单编制应包括物料名称、型号规格、企业编号、厂家、单价、数量、交货

期、质量标准、验收标准、包装方式、运输方式、付款条件等完整的交易条

件和规范准确的描述。若注明验收标准的，进货将按技术协议或物料认定报

告或双方认可的规格书验收。

b）采购订单一式五联，其中两联按授权原则审批签定后生效，供需双方各保存一

份原稿。一联分送财务部。

c）订单或采购合同正本在采购部保存，保存期三年。

4.12《合格供方手册》的管理

4.12.1《合格供方手册》其主要内容应包括：物料的企业名称、地址、材料类别、评

定依据。

5、采购流程图

附录一：采购过程控制流彳采购过程控制流程图

零星采购过程控制流程图

附录二：零星采购过程兑他

附录三：固定资产采购类固定资产采购过程控制流程图

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采购部管理制度

（含采购部绩效管理）

1、总则

1.1目的

加强采购业务工作的规范化管理、采购绩效管理，预防采购过程中的各种弊

端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有物品（生产原材料、辅料、设备、备品备件、固定资

产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购；公司采购部、生产

管理部、质量部、技术部、设备部等相关部门。

1.3职责与要求

1）采购部：负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；负责物资采

购员、计划员及档案管理员的监督与管理；负责物资采购计划的制定，采购合同

的签订及保管；负责物资采购的询价、议价、比质、比价；负责本部门按时、保

质、保量地完成所需各项物资的采购工作；负责管辖范围内的卫生、安全工作；

负责做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文

件；负责建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐并

协助实施物资盘点。

2）市场部：根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。

3）生产部（含技术研发）：根据市场部销售计戈h编制原辅材料需求清

单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其他外协业务采购申请及

计划的编制。

4）办公室：负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请

计划。

5）设备工程部：依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营

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需要编制设备的采购、固定资产维修以及其它维修制造所用备品备件采购计划。

6）其它物资需求部门：根据需求物品或劳务的性质和权属向相关部门或者

采购部门提交申请，并经采购部初审后交各分管副总或总经理批准。

7）分管副总及总经理：负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总

经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。

8）财务部：负责日常采购的价格审查、结算、账目核对，负责对价值一万

元以上的采购协助组织招标或上报上级领导实施招标。

9）质量部：负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产部负责备品备件、

设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。

2、采购作业标准流程与规范要求

2.1物资采购的计划、申请与审批

2.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月—日前报

次月的采购计划，报分管副总审核。

2.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务部审批后执行。

2.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务

的性质和权属向相关部门提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准，

2.1.4对价值超过一元以上的办公用品及—元以上的设备、配件、仪器、劳务

等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。

2.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量

技术要求、估计价值、交货日期、用途等。

2.2采购比价（注：规模相对较小的企业，可以无需招标采购物品）

2.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采

购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价

和联系资料，有财务部提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。

2.2.2价值在一万元以上的维修、服务等劳务、一万元以上的单台（套）设

备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；万元以上的必须采取招

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标方式采购。

2.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举

行一次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格

基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价

格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经

理会议研究同意后才能执行。

2.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业

性服务收费不实行比价程序，财务部只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数

量、质量的真实性进行审查。

2.2.5所有采购业务应经财务部审查后方可报总经理签批报销。

2.3采购实施及物资验收

2.3.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采

购。

2.3.2采购部门应根据生产部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编

制采购计划，报财务、分管副总审批、批准后执行。

2.3.3采购部门根据批准的采购计划实施采购，除一些零散的采购外，批量采

购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产部等相关部门

进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承

担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较

大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备

案。

2.3.4采购物资运到本公司时，一般物品由采购部门直接验收并填制《验收

单》、办理入库手续或进行退换货处理；需特别检验的物资，需由采购部门对照

核对采购计划，经确认无误后开具《请验单》交质量部或设备部进行质量检验，

质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检

验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入

库，应由采购部完成后续的退换货处理工作。

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2.4结算

2.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采

购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。

2.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购部门填开《采购付

款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方

可付款。

2.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合

同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款

收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度

规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。

2.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款归必须

认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手馍。

3.违反本制度的责任

3.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经

与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员余额承担。

3.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内

采购到位，由于人为原因不能按时采购而影响正常经营的，每发现查实一次罚款

元，给公司造成损失的按确定损失额的%。

3.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分

由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私

利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损

失，损失额在一元以上的责令其下岗。

3.4物资使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真填制物资申

购单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采

购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不

得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依

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照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。

3.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因

素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物资的品质、货款结算

安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特

别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。

3.6财务部必须认真履行财务审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时

向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处

分。

3.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量

要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报

告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济

损失的，给予相应的经济和行政处分。

3.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品

的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总

经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本

办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔

偿责任。

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4、采购部绩效考核

4.1采购部/采购经理绩效考核表

部门职务综合得分

被考评对象

考评时

考评负贡人至填表时间等级

间

评分标准：优秀100知良好80%：考评得分

权重

考核项目细分指标/关键指标指标具体内容及定义一般60%：较差40%很差20%（取平均备注

（分）

自我评分同事评分领导评分值）

阶段性采购计划的合理性及其可行性（例

采购计划合理性与可

2如物料需求计划、采购计划、物料发放计

行性

采购部门工作规划的合理性等等），且得到领导认可。

划及管理制度完采购管理相关制度与流程的制定、完善与

善及时更新，例如采购管理制度及流程、生

制度建设与完善3

产物料管理制度、生产设备管理制度、采

购人员管理规定，等等。

达成率=实际完成采购数量：计划采购数

采购计划达成率5

ffixioo%

采购任务及采购采购到货交货率;准时到货批次!采购总

质品：批次X100%（具体可以按照原材料、生

采购到优交货率10

产物料、包装物、促销品、其它物资等进

行细分）

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合格率=合格采购批数:采购总批数X

采购质量合格率10

100%

退仓率=退仓不良批数+不良总批数X

不良物料退仓率5

100%

物料成木达成率;物料实际采购成木率去

物料成本达成率10计划采购成本率X100%（物料采购成本

率;物料采购成本+总产值xio。%）

采购成本控制采购相关费用控制率=当期实际费用+当

期预算费用X100%（采购费用主要指：

采购相关费用控制率5

采购人员工资（不含提成）、差旅费、招待

费、考察费、办公费等等）

供给及时率=准时发放批次+总发放次数

物料供给及时率10

X100%

库存周转达成率=实际库存周转率+计划

采购供应及物料

库存周转达成率5库存周转率X100%（库存周转率=生产成

使用监控

本+总库存X100%）

物料供绐及监管灵活根据生产部门反馈的实际情况适当调整物

5

度料的采购计划或者发放计划。

完成率=新增合格供应商数出+计划开发

供应商开发完成率5

供应商开发与管合格供应商数量X100%

理供应商信息的完整性具体包括供应商的基本信息、信用评估情

3

与准确性况、供应商往来账目,等等。

采购部门管理制度的严格按照采购部门管理制度与流程执行工

日常工作管理2

执行情况作。

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培育、指导、考核部门员工，且团队成员

而该部门的工作氛围、领导风格、领导支

持（学习发展、生活关爱、成长辅导支

团队管理5

持》等具有较高的满意度：员工能力提升

较快，且表现为较强的凝聚力与执行力，

员工流失率低。

采购相关资料与文件提交准确性及及时

采购相关资料与文件性；保存的完整性.包括物料需求计划

3

管汹表、物料谙购表、物料验收单、供应商档

案、各类账单，等等。

公司统一开展的活动或要求的事项是否按

其它日常工作2

时完成。

岗位要求所必须的知识（基础知识、业务

知识、关联知识）及技能水平（包括分析

知识与技能5

判断能力、沟通能力、问题解决能力、111

知识、技能与品队合作精神以及协调性）。

质主要指公司要求的通用类素质《公司可根

据自我需求进行调整），例如创新与改善

愿望与态度5

能力、诚信正直、货任感、纪律性、工作

热情、服务态度等等。

合计

处罚扣

出勤扣分奖励加分综合得分

分

评价等级□A.90分以上COB.80s89分口仁70s：9分OD.60分s69分CIE.59分以下

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包括综合评价、培训提升、能力提高、问速改进等评价及建议.

评语及建议

依据本次评价，特决定该员工：

[]转正：在任职

[]续签劳动合同，自年月日至年月日

晋升意见[]升职至任

[]降肌为

[]梃薪/降薪为

[]辞退

自评人签名:他评人签名：领导签名：考评负贡人签名:

签名

日期：日期：日期：日期：

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4.2采购员绩效考核表

部门职务综合得分

被考评对象

考评时

考评负责人至填表时间等级

间

评分标准：优秀100乐良好80%；

权重考评得分

考核项目细分指标/关键指标指标具体内容及定义一般60也较差40%很差2低备注

（分）（取平均值）

自我评分同事评分领导评分

达成率=实际完成果购数量4■计划采购数

采购计划达成率10

fix100%

采购到货交货率=准时到货批次小采购总

采购任务及采购批次X100%（具体可以按照原材料、生

采购到货交货率15

质景产物料、包装物、促倘品、其它物资等进

行细分）

合格率=价格采购批数♦采购总批数X

采购班员合格率15

ICO%

物料成本达成率=物料实际果购成本率。

采购成本控制物料成本达成率10计划采购成本率X100%（物料采购成本O

率=物料采购成本♦总产值XI00%）

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采购相关费用控制率=当期实际费用・当

期预算费用X100%（采购相关费用主要

采购相关费用控制率5

指差旅费、招待费、考察费、办公费等

等）

完成率=新增合格供应商数*+计划开发

供应商开发完成率10

供应商开发与管合格供应商数量X100%

理供应商信息的完整性具体包括供应商的基木信息、信用评估情

5

与准确性况、供应商往来账目，等等。

采购部门管理制度的严格按照采购部门管理制度与流程执行工

5

执行情况作.

每周、每月、每个季度、每年定期按照要

工作总结与计划5

求准时提交工作总结与汇报。

日常工作管理采购相关资料与文件提交准确性及及时

采购相关资料与文件性：保存的完整性。包括物料需求计划

5

管理（含对账）表、物料请购表、物料验收单、供应商档

案、各类账单，等等。

公司统一开展的活动或要求的事项是否按

其它日常工作5

时完成。

岗位要求所必须的知识（基础知识、业务

知识、关联知识）及技能水平（包括分析

知识与技能5

判断能力、沟通能力、问题解决能力、团

知识、技能与品队合作精神以及协调性）。

质主要指公司要求的通用类素质（公司可根

据自我需求进行调整）.例如创新与改善

姐电与态度5

能力、诚信正直、贡任感、纪律性、工作

热情、服务态度等等。

合计

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