会议管理规定

第第页会议管理规定总则目的为加强公司会议管理工作规范化、精细化，进一步加强规范会议的内容和程序，提高公司的会议质量和工作效率，特制定此办法。范围本办法中的会议包括公司例会、部门会议、公司专项会议、公司紧急会议、公司对外会议。原则强调会前通知、会中记录、会后落实基本原则；公司会议统一管理。本办法适用于公司及各部门的会议。会议管理基本工作会议是集思广益的活动载体和企业人员信息沟通的直接方式，是协调员工关系的工具；加强会议管理，充分发挥员工在会议中的主观能动性，增强员工的主人翁意识和责任感，是各级管理人员的权利和义务。广东XXXXXX公司行政部负责对公司会务工作的承办，包括会议通知、开展情况检查、记录和监督。公司重要会议要在公司领导批准后召开。公司各部门的部门主管负责本部门的会议管理工作；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、分发、立卷、存档。行政部负责监督该制度的执行。会议分类和安排公司会议分为以下几类：公司例会、部门会议、公司专项会议、公司紧急会议、公司对外会议。公司例会安排：公司例会每月召开一次，原则上在每月第一周的周二晚上召开，时间为19:00——21:00。会议出席人员为全体员工，由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经办请假。会议由总经办领导或领导授权的员工主持，会议记录由行政专员负责，每次会议结束后形成会议记录并由行政部存档，定期编写会议纪要，由行政部起草，经总经办审批。会议主要内容：企业文化传播与建设；各部门负责人述职（本月所做工作、问题；下月工作安排），并提出需要公司协调解决的问题和工作建议；主持人通报公司重要事项；主题分享等。部门会议部门会议由各部门自行定期开展，也可由部门负责人根据工作需要决定开展，但必须保证每周定期一次的部门例会。部门会议必须服从公司统一安排，开会时间。参会人员不能与公司会议冲突。部门会议暂定时间：售后服务部：周一上午9:30销售部：周五上午9:30综合部：周一中午12:00行政部：周二中午12:00部门会议由该部门负责人主持，部门全体人员参会，由行政部委派一人做会议记录，记录应载明发言概要。部门例会主要内容：部门负责人传达公司会议精神和会议内容；通报公司近期情况；每名员工汇报上周工作情况，并提出需要公司协调解决的问题和工作建议；与会人员讨论需要解决的问题；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和工作要求。公司专项会议专项会议是公司总经办领导根据工作部署需求，就专项工作召开的办公会议。会议由总经办领导主持，行政部协助召集成员开会，有关部门人员参加。会议由行政部人员负责记录，会议议定事项形成会议记录，由行政部起草，报主持会议的领导签发。公司紧急会议紧急会议是公司总经办领导根据临时工作需求，就临时事项召开的办公会议。会议由总经办领导主持，行政部协助召集成员开会，有关部门人员参加。会议由行政部人员负责记录，会议议定事项形成会议记录，由行政部起草，报主持会议的领导签发。公司对外会议公司对外会议是接待外部人员或根据公司对外开展的接待或专项会议。由行政部负责会议记录，重要会议事项形成会议记录，由行政部起草，报主持会议的领导签发。参会人员根据会议内容拟定。会议要求行政部每季度统一编制并公布公司例会会议计划。凡已列入公司会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政部调整会议计划，未经行政部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。公司会议的会议纪要由行政部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。会议纪要模板《会议纪要模板》会议结束后行政部负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。会议根据实际需求召开。着眼于有效沟通，协调公司内部各方面关系、解决问题，部署公司各方面的工作。会议应注重实质，提高效率。会前应做好充分准备，做到会中有效沟通；工作进展要务实、具体，切忌空谈，参会人员需积极参与。严肃会议纪律。行政部主要负责会议管理和监督，做好会议安排；参与人员应认真准备，准时参会，原则上不能缺席、迟到、早退，确因个人紧急事件需要处理的人员务必需要请假的，需向总经办书面申请，经允许后方可请假；开会期间所有人要手机调成振动或无声状态；对于无故缺席会议的员工，根据情节严重程度进行处罚。会议记录需规范。会议均由行政部负责记录，每次会议需用专用的会议记录本进行记录，记录本由行政部管理，会议记录模板《会议记录表》。与会人员要严格遵守会议保密制度，不得将公司秘密会议内容对外部透露；会议重要决议，不得对外讨论和泄露；如泄露会议内容并对公司造成负面影响的，公司将根据影响大小作出处罚。会议安排原则为：部门服从公司，小会服从大会，临时会议服从例会。各类会议优先排序：公司重要会议对外会议，公司例会，专项会议，临时会议，部门例会。会议准备会议通知由组织会议方进行通知；公司会议由行政部进行通知，部门会议由部门负责人进行通知。会议通知至少在会议前一天通知，需将会议时间、地点、参会人员、需要准备的材料及其他特殊安排进行说明。会议需在公司QQ群、微信群，并经过公司发文贴于公告栏进行通知。明确会议的目的，不开无主题的会议。会议负责人应就本次会议做好主题设计、准备好相关文件材料。需要用投影设备演示说明的会议，应由行政部提前做好投影设备连接调试工作。会议主办部门应提前准备好会议需要的材料，包括议程、汇报材料、用品等，落实并布置会场。会议资料应在会议开始前分发。会议需要留存资料，行政部应做好拍照、摄像工作安排。会议纪律会议由主办部门来组织，公司会议由行政部组织，部门会议由部门负责人组织。重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。会议组织者需提前10分钟到会场，检查会务落实情况，做好会议准备。会议进行中，主持人对会议流程有一定的把控，需确保会议顺利推进。对讨论性问题，主持人需引导会议作出结论，如无法在会议中决议的，也应加以归纳并引导会后统一安排。严格遵守会议的召开时间，所有参会人员必须提前5分钟到达会议现场；参会人员应准时到会并签到，会议由行政专员使用会议专用记录本进行记录，并负责会议考勤，考勤记录在会后需交于会议主持进行核准。各员工在会议中积极发言，遵守会议纪律，参会中请将手机调成振动或静音模式，原则上不能在会上接听电话，如需接听需离开会场。会议期间，所有与会人员不得做与会议无关的事情。参会人员须用正式的笔记本做详细的会议记录，以便于会后落实各项工作任务。会议记录和会议纪要由行政部负责保管，不能对外泄露。会议纪要的传阅范围由总经办审批决定。会议后期跟踪会议决策事项，需后续跟进落实的，按部门职责分工，由各部门负责人跟进执行，如会议中有指定负责人的，则由指定人员负责。会议跟进的依据以原始会议记录和会议纪要为主。行政部需对决策事项进行监督和催办，并将执行情况作为员工绩效考核的考核项目。罚则（待定）行政部负责公司会议的统筹协调和监督。会议组织部门和人员有权对违反会议规定的员工提出处罚。处罚事项：迟到：参会人员在会议开始后十分钟无故未到的，视为迟到，每次处罚50元。早退：参会人员在会议中途未经允许立场的，视为早退，每次处罚50元。缺席：凡是必须参会人员未请假擅自不参加会议的，视为缺席，每次处罚100元。凡因通知原