社保档案属地管理办法

社保档案属地管理办法一、总则（一）目的为加强社保档案管理，规范社保档案属地管理工作，确保社保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在属地范围内涉及的社保档案管理工作，包括社保参保登记、缴费申报、待遇核定、关系转移接续等业务过程中形成的各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家关于社会保险及档案管理的法律法规和政策规定，确保社保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则社保档案应如实反映社保业务办理过程和相关信息，保证档案内容的真实性和准确性。3.完整安全原则全面收集、整理社保档案资料，确保档案的完整性；采取有效措施保障档案的安全，防止档案损毁、丢失和泄密。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，方便档案的查阅、使用和服务，满足公司/组织内部管理及社会公众查询的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社保档案属地管理制度、流程和标准，并组织实施。2.指导、监督和检查各业务部门社保档案的收集、整理、归档等工作。3.负责社保档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、整理、编目、存储、保管和利用等。4.建立社保档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对社保档案进行统计分析，向上级主管部门报送档案管理工作情况。（二）业务部门职责1.负责本部门社保业务档案资料的形成、收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实、完整、准确，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好社保档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的业务支持和解释。3.按照档案管理部门的要求，对本部门社保档案管理工作进行自查自纠，及时整改存在的问题。（三）经办人员职责1.严格按照社保业务操作规程办理各项业务，确保业务办理过程中形成的档案资料真实、准确、完整。2.负责将办理业务过程中产生的各类文件、表单、记录等及时收集、整理，并移交本部门负责人审核。3.协助档案管理部门做好社保档案的整理、归档和利用等工作，提供相关业务信息和解释。三、档案收集与整理（一）收集范围1.社保参保登记档案：包括参保单位登记表、参保人员基本信息表、参保登记变更表等。2.缴费申报档案：缴费基数申报明细表、缴费申报表、缴费凭证等。3.待遇核定档案：待遇申请审批表、相关证明材料、待遇核定结果通知等。4.关系转移接续档案：转移接续申请表、参保缴费凭证、转移接续信息表等。5.其他档案：如社保稽核档案、业务培训资料、政策文件等与社保业务相关的各类资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务办理完毕后的规定时间内，将形成的档案资料收集齐全，整理规范，并移交档案管理部门。2.档案资料应使用A4规格纸张，内容清晰、完整，签字盖章齐全。3.对于电子档案资料，应确保数据的真实性、完整性和可读性，并按照规定格式和存储要求进行保存。（三）整理方法1.分类按照社保业务类别和档案形成时间、来源等因素，将社保档案分为参保登记类、缴费申报类、待遇核定类、关系转移接续类等若干类别。2.编号为每一份社保档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。3.编目编制社保档案目录，目录应包含档案编号、类别、年度、保管期限、题名、日期、页数等信息，确保目录与档案内容一一对应。4.装订对纸质档案资料进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档流程1.业务部门将整理好的社保档案资料移交档案管理部门，双方办理交接手续，填写档案交接清单。2.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回业务部门补充完善。3.审核通过的档案按照分类、编号、编目等要求进行归档，存入专门的档案库房或存储设备。（二）保管期限1.社保参保登记档案、缴费申报档案保管期限为[X]年。2.待遇核定档案、关系转移接续档案保管期限为[X]年。3.其他档案根据其重要性和实际需要确定保管期限，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放环境适宜。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅社保档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.外单位因工作需要借阅社保档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、范围和期限，并经本公司/组织主管领导审批。2.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，与档案管理部门签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案安全完整。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立社保档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、检索、利用等功能。2.信息系统应具备数据安全防护机制，防止数据泄露、篡改等安全事故发生。3.与社保业务系统进行对接，实现档案信息与业务信息的实时共享和交互。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应按照档案整理要求，将纸质档案中的信息准确录入到管理信息系统中，并进行审核和校对。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.对电子档案的存储格式、元数据等进行规范管理，保证电子档案的长期可读性和可用性。（三）信息利用1.利用社保档案管理信息系统，为公司/组织内部管理提供数据支持和决策依据。2.通过信息系统实现社保档案的远程查阅和利用，提高服务效率和质量，满足社会公众的查询需求。3.对档案管理信息系统产生的数据进行统计分析，为社保业务管理和政策制定提供参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的社保档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁程序1.档案销毁清册经公司/组织主管领导审批后，方可实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程符合规定要求。3.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，注明销毁日期和方式。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，以备查考。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各业务部门社保档案管理工作进行检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。3.将社保档案管理工作纳入公司/组织内部绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力的进行通报批评。（