电子档案管理暂行办法

电子档案管理暂行办法一、总则（一）目的为了加强公司电子档案管理，有效保护和利用电子档案，提高公司管理效率和决策科学性，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及行业标准，结合公司实际情况，制定本暂行办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及电子档案的管理。（三）定义1.电子文件：指公司在履行职能过程中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.电子档案：指具有保存价值的已归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。（四）管理原则1.统一管理原则：公司电子档案管理工作实行统一领导、分级管理，确保电子档案的完整、准确、系统和安全。2.全程管理原则：对电子文件从形成到永久保存或销毁的全过程进行管理，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。3.规范标准原则：遵循国家和行业有关电子档案管理的规范标准，确保电子档案管理工作的规范化和标准化。4.便于利用原则：充分利用现代信息技术手段，提供便捷的电子档案利用服务，满足公司各项工作的需要。二、电子文件管理（一）形成与收集1.公司各部门应明确电子文件的形成职责，确保电子文件在其形成过程中真实、准确、完整。2.电子文件形成部门应按照公司档案管理部门的要求，及时将办理完毕、具有保存价值的电子文件收集齐全，并整理分类。3.电子文件的收集范围应涵盖公司经营管理、生产科研、行政管理等各项活动中产生的各类文件。（二）整理与分类1.电子文件应按照其来源、时间、内容和形式等特征进行整理分类，确保分类科学合理，便于查找和利用。2.公司档案管理部门应制定统一的电子文件分类方案，明确各类电子文件的分类标准和编号规则。3.电子文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（三）存储与保管1.电子文件应存储于安全可靠的存储设备中，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份数据应存储于不同的物理位置，以防止数据丢失。2.存储设备应具备防火、防潮、防尘、防虫、防磁等功能，确保电子文件的安全存储。3.电子文件的保管期限应按照国家和公司有关规定执行，对保管期限已满的电子文件，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）元数据管理1.元数据是描述电子文件内容、背景和结构的数据，应随电子文件一同收集、整理和保存。2.公司应建立完善的元数据管理体系，明确元数据的定义、结构、采集方法和管理要求。3.元数据应能够准确反映电子文件的形成过程、内容特征和保管状况，为电子档案的管理和利用提供支持。（五）电子文件的真实性、完整性和可读性保障1.电子文件形成部门应采取有效措施，确保电子文件的真实性和完整性，如采用数字签名、加密等技术手段。2.定期对电子文件的存储设备进行检查和维护，确保电子文件的可读性。对格式已过时或存在兼容性问题的电子文件，应及时进行格式转换或迁移。三、电子档案管理（一）归档1.电子文件经整理分类、存储保管等环节后，应按照公司档案管理规定及时归档。2.归档电子档案应确保其内容与纸质档案一致，并同时移交相应的元数据。3.档案管理部门应对归档电子档案进行质量检查，对不符合要求的电子档案应退回形成部门进行整改。（二）编目与著录1.归档电子档案应进行编目与著录，编制电子档案目录数据库，以便于检索和利用。2.电子档案目录应包含电子档案的题名、责任者、日期、保管期限、密级、格式、存储位置等基本信息。3.著录应准确、规范，遵循国家和行业有关档案著录的标准和规范。（三）存储与保管1.归档电子档案应存储于专门的电子档案管理系统中，并进行集中管理。2.电子档案管理系统应具备档案存储、检索、借阅、统计等功能，确保电子档案的安全保管和有效利用。3.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。（四）利用与服务1.公司各部门因工作需要可查阅利用电子档案，应按照规定办理借阅手续。2.档案管理部门应根据利用需求，及时提供电子档案的查阅、复制等服务。3.利用电子档案时应遵守保密规定，不得擅自更改、删除电子档案内容。（五）鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对电子档案进行鉴定，确定其保管期限和处置方式。2.对保管期限已满或失去保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁。销毁电子档案应填写销毁清单，经审批后实施，并在档案管理系统中进行记录。3.销毁电子档案应采用安全可靠的方式，确保数据无法恢复。四、电子档案管理系统（一）系统建设1.公司应根据电子档案管理的需求，建设功能完善、安全可靠的电子档案管理系统。2.电子档案管理系统应符合国家和行业有关电子档案管理的标准和规范，具备电子文件管理、档案管理、利用服务等功能模块。3.系统建设应充分考虑公司业务发展的需要，具有良好的扩展性和兼容性。（二）系统运行与维护1.电子档案管理系统应由专人负责运行和维护，确保系统的正常运行。2.定期对系统进行检查和维护，及时处理系统故障和安全隐患。3.根据公司业务发展和电子档案管理的要求，及时对系统进行升级和优化。（三）数据安全管理1.电子档案管理系统应采取有效的数据安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密存储等，防止数据泄露和被非法篡改。2.建立完善的数据备份与恢复机制，定期对系统数据进行备份，并进行数据恢复演练，确保数据的安全性和可用性。3.加强用户权限管理，严格控制用户对电子档案管理系统的访问权限，确保数据的保密性。五、人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定公司电子档案管理的规章制度和工作流程，并组织实施。2.指导和监督公司各部门的电子文件管理和电子档案归档工作。3.负责电子档案的收集、整理、存储、保管、编目、鉴定、销毁等工作。4.提供电子档案的利用服务，开展电子档案管理的研究和培训工作。（二）电子文件形成部门职责1.负责本部门电子文件的形成、收集、整理和保管工作，确保电子文件的真实、准确、完整。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将办理完毕的电子文件归档，并移交相应的元数据。3.配合档案管理部门做好电子档案的利用和鉴定销毁等工作。（三）信息技术部门职责1.负责电子档案管理系统的建设、运行和维护，确保系统的安全稳定。2.提供电子档案管理所需的技术支持和保障，协助档案管理部门做好数据备份与恢复等工作。3.参与电子档案管理相关技术标准和规范的制定，推动电子档案管理工作的信息化进程。（四）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门电子文件和电子档案的管理工作，配合档案管理部门做好相关工作。2.在工作中形成的电子文件和电子档案，应按照公司规定及时移交档案管理部门，不得擅自留存或销毁。六、监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立电子档案管理监督检查机制，定期对各部门电子档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责组织实施电子档案管理的监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）检查内容1.电子文件的形成、收集、整理、存储等情况。2.电子档案的归档、编目、保管、利用等情况。3.电子档案管理系统的运行和维护情况。4.电子档案管理规章制度的执行情况。（三）考核