办公用品采购申请与审批管理流程表

办公用品采购申请与审批管理流程指南一、适用范围与场景本流程适用于公司内部各部门、各分支机构（以下简称“各部门”）因日常工作需要采购办公用品的全流程管理，涵盖常规办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）、办公设备（如打印机、计算器、办公家具等）、以及部门特殊需求办公物资的申请、审批、采购、入库及领用环节。具体场景包括：部门日常办公耗材补仓；新入职员工办公用品配置；办公设备新增、更换或维修配件采购；特定项目临时性办公用品采购；其他与办公相关的必要物资需求。二、详细操作步骤（一）第一步：提交采购申请发起申请：申请人（部门员工或指定物资管理员）根据部门实际需求，登录公司OA系统或填写《办公用品采购申请表》（见第三部分模板），发起采购申请。填写申请信息：基本信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；物资明细：逐项填写需采购物品的名称、规格型号、单位（如“包”“个”“台”）、数量、预估单价（元）、预估总价（元），并注明“用途”（如“日常办公”“新员工入职”“打印机维修”等）；附件说明：若涉及特殊物品（如定制办公家具、专业设备），需附上产品参数、报价单或图片说明。提交申请：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。（二）第二步：部门负责人审核审核要点：必要性：核对申请物品是否为部门日常工作必需，是否存在冗余或可替代物资（如库存充足物品重复申请）；预算匹配：检查申请总金额是否符合部门年度办公用品预算额度（超预算需额外说明）；规格合理性：确认物品规格是否满足办公需求（如打印机型号是否兼容现有设备）。审核结果：审核通过：在OA系统或申请表“部门负责人审核”栏签字确认，流转至行政部门；审核不通过：注明驳回理由（如“库存充足，无需采购”“预算不足，建议缩减数量”），退回申请人修改。（三）第三步：行政部门/采购部门审核库存核查：行政部门通过库存管理系统核对申请物品的当前库存量，确认是否需采购（若库存可满足1个月以上用量，原则上驳回申请）。市场调研与比价：对于常规耗材（如A4纸、签字笔），行政部门根据历史采购记录或长期合作供应商报价，确认预估单价合理性；对于非常规物品或单次采购金额超过500元，需进行至少2家供应商比价，并将比价结果（含供应商名称、报价、产品参数）作为附件提交。审核结果：审核通过：在“行政部门审核”栏签字确认，流转至财务部门；审核不通过：注明理由（如“库存充足，建议使用现有物资”“预估单价高于市场均价，请重新填写”），退回部门。（四）第四步：财务部门审核审核要点：预算合规性：核对申请总金额是否在公司年度办公用品预算范围内，超预算部分是否符合公司“预算外采购管理规定”；价格合理性：结合行政部门提供的比价结果，确认价格是否符合公司采购标准（如是否高于同类物品近期采购价10%以上）；资金来源：确认采购资金是否为部门预算内资金或专项费用（如项目物资需注明对应项目编号）。审核结果：审核通过：在“财务部门审核”栏签字确认，流转至管理层审批；审核不通过：注明理由（如“超出年度预算，未提交预算外申请”“价格异常，需重新比价”），退回行政部门。（五）第五步：管理层审批审批权限划分（根据公司规模及采购金额设定，以下为示例）：采购金额≤1000元：由行政部门负责人审批；1000元＜采购金额≤5000元：由分管行政副总审批；采购金额＞5000元：由总经理审批。审批内容：重点审核采购事项的战略必要性（如大型办公设备采购是否提升办公效率）、预算匹配性及是否符合公司成本控制原则。审批结果：审批通过：在“管理层审批”栏签字确认，审批流程结束，流转至行政部门执行采购；审批不通过：注明理由（如“非必需采购，建议暂缓”“预算优先级较低，延后执行”），退回财务部门。（六）第六步：采购执行与入库登记采购实施：行政部门根据审批通过的申请，向选定供应商下达采购订单（明确物品名称、规格、数量、交付时间、付款方式等），并跟踪物流进度。验收与入库：物资送达后，由申请人所在部门指定人员与行政部门共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查外观及功能是否完好；验收合格后，填写《办公用品入库单》（含物品信息、验收人、入库日期、供应商信息），行政部门更新库存台账；验收不合格的，及时联系供应商退换货。（七）第七步：领用登记与费用归集领用登记：申请人或部门物资管理员凭审批通过的《办公用品采购申请表》到行政部门领用物品，填写《办公用品领用登记表》（领用人、领用日期、物品名称、数量、领用事由）。费用归集：行政部门每月汇总各部门领用物品的实际采购成本（以入库单为准），提交财务部门计入部门费用，保证采购费用与预算执行情况对应。三、流程模板与填写说明（一）办公用品采购申请表基本信息申请人姓名*某某所属部门行政部/销售部/财务部等申请日期2023年月日联系方式内部分机：物资明细序号物品名称1A4复印纸2无线鼠标3文件盒申请总金额人民币：叁佰捌拾捌元整（¥388.00）附件说明□无□报价单（供应商：办公用品公司）□产品参数图□其他：______申请人签字_______________（二）填写说明基本信息栏：“所属部门”需填写公司正式部门全称；“联系方式”填写内部办公分机，避免泄露个人隐私。物资明细栏：“规格型号”需具体（如鼠标需注明品牌、型号，纸张需注明克重、尺寸），避免模糊描述（如“办公用品”“一批”）；“预估单价”参考历史采购数据或市场均价，偏差超过20%需提供说明；“用途”需简明扼要，体现工作相关性（如“部门会议用”“财务凭证装订”）。附件说明栏：单次采购金额超过300元或非常规物品，必须附件（如报价单、产品说明书），否则行政部门不予审核。签字栏：所有审批人需手写签字或OA系统确认电子签章，保证审批流程可追溯。四、关键注意事项与常见问题（一）注意事项申请时效性：常规采购需提前3个工作日提交申请，紧急采购（如办公用品突发短缺影响办公）需在申请时标注“紧急”，并同步电话告知行政部门负责人，审批流程可“加急处理”，但需在事后补全书面说明。库存管理：行政部门每月5日前公布《办公用品库存清单》，各部门可通过OA系统查询库存，避免重复采购或过量采购。预算控制：各部门需严格按照年度预算执行采购，季度预算使用率超过80%时，需在申请中说明原因，财务部门将重点审核。廉洁要求：采购人员不得收受供应商回扣或礼品，供应商选择需遵循“质优价廉、服务优先”原则，违规将按公司纪律处分。（二）常见问题处理Q：申请被驳回后如何重新提交？A：申请人需根据驳回理由修改申请内容（如减少数量、更换规格、补充预算说明），修改后重新提交审批流程，无需重复填写基础信息。Q：紧急采购无法走完审批流程怎么办？A：紧急采购需经部门负责人电话确认后，由行政部门负责人审批先行采购，采购后2个工作日内补填《办公用品采购申请表》，并注明“紧急采购补单”及事由，由各环节审批人补签确认。Q：采购物品与实物不符如何处理？A：领用时应当场核对物品信息，发觉问题立即停止验收，通知行政部门联系供应商退换货；若已领用后发觉质量问题，