行政物品收纳管理办法

行政物品收纳管理办法一、总则（一）目的为了加强公司行政物品的管理，规范行政物品的收纳流程，提高行政物品的使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有行政物品的收纳管理，包括但不限于办公用品、办公设备、低值易耗品、礼品等。（三）基本原则1.分类管理原则：根据行政物品的类别、用途、性质等进行分类，实施针对性管理。2.节约高效原则：合理配置行政物品，避免浪费，提高物品的使用效率。3.责任明确原则：明确各部门及相关人员在行政物品收纳管理中的职责，确保管理工作落到实处。二、行政物品分类及管理职责（一）办公用品1.定义：用于日常办公的各类文具、纸张、文件夹、笔记本等。2.管理职责行政部门负责办公用品的统一采购、验收、入库、发放及库存管理。各部门根据实际需求，定期向行政部门提交办公用品领用申请。行政部门应建立办公用品领用台账，记录领用部门、领用人、领用时间、领用物品及数量等信息。（二）办公设备1.定义：包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等用于办公的设备。2.管理职责行政部门负责办公设备的选型、采购、安装调试及维护保养计划的制定。使用部门负责办公设备的日常使用及保管，发现问题及时通知行政部门维修。行政部门应建立办公设备档案，记录设备的型号、配置、购买时间、维修记录等信息。（三）低值易耗品1.定义：价值较低、使用期限较短的各类物品，如扫帚、拖把、垃圾袋、电池等。2.管理职责行政部门负责低值易耗品的采购、验收、入库及发放管理。各部门根据实际需求领用低值易耗品，并做好使用记录。行政部门定期对低值易耗品的库存进行盘点，及时补充短缺物品。（四）礼品1.定义：用于公司对外交往、商务活动、员工福利等的各类礼品。2.管理职责行政部门负责礼品的选型、采购、保管及发放管理。礼品的发放应遵循公司相关规定，明确发放对象、发放事由及发放标准。行政部门应建立礼品发放台账，记录礼品的发放情况。三、行政物品采购管理（一）采购计划1.各部门应根据工作需要，提前制定行政物品采购计划，详细列出所需物品的名称、规格、数量、预算等信息，并提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况，制定公司整体行政物品采购计划。（二）采购流程1.供应商选择行政部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。对于新的采购项目，行政部门应通过招标、询价、谈判等方式，选择合适的供应商。2.采购实施行政部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等要求。供应商应按照采购订单要求及时供货，行政部门负责对采购物品进行验收。3.验收标准办公用品、低值易耗品等应按照合同约定的规格、数量、质量标准进行验收。办公设备应按照产品说明书及相关标准进行验收，包括外观检查、性能测试等。验收合格的物品，行政部门应办理入库手续；验收不合格的物品，应及时与供应商沟通退换货事宜。（三）采购审批1.行政物品采购金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。3.采购金额超过[X]元的，需经总经理审批。四、行政物品入库管理（一）入库流程1.采购物品到货后，采购人员应及时通知行政部门仓库管理人员进行验收。2.仓库管理人员根据采购订单及验收标准，对采购物品进行逐一核对、清点。3.验收合格的物品，仓库管理人员应填写入库单，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息，并签字确认。4.入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交采购人员作为付款凭证，一联交财务部门入账。（二）入库登记1.仓库管理人员应建立行政物品入库台账，详细记录入库物品的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。2.入库台账应定期更新，确保账物相符。（三）库存管理1.行政物品应分类存放，摆放整齐，便于查找和取用。2.仓库应保持通风、干燥、清洁，防止物品受潮、损坏、变质。3.仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，每月至少盘点一次，确保账物相符。4.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘点报告，报行政部门负责人及财务部门审批处理。五、行政物品发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：各部门及员工应根据实际工作需要领用行政物品，不得超量领用。2.定额管理原则：对于部分办公用品，如笔、笔记本等，实行定额发放制度，每人每月发放数量不得超过规定标准。3.审批制度原则：行政物品的发放应严格履行审批手续，未经审批不得发放。（二）发放流程1.各部门及员工如需领用行政物品，应填写领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量、领用事由等信息，并经部门负责人签字审批。2.领用申请表提交至行政部门仓库管理人员，仓库管理人员根据库存情况及审批意见，办理物品发放手续。3.发放物品时，仓库管理人员应在领用申请表上签字确认，并注明发放时间、发放人等信息。4.领用人员应在领用申请表上签字确认，领取物品后妥善保管。（三）特殊情况处理1.对于紧急需要的行政物品，领用部门可先口头申请，经行政部门负责人同意后先行领用，但事后应及时补办领用手续。2.对于因工作调动、离职等原因不再在本部门工作的员工，所在部门应及时通知行政部门，办理行政物品的交接手续，不得继续领用。六、行政物品使用与保管（一）使用要求1.各部门及员工应按照行政物品的使用说明正确使用，不得随意拆卸、改装、损坏。2.办公设备的使用应严格遵守操作规程，定期进行维护保养，确保设备正常运行。3.对于贵重物品及易损物品，应指定专人负责使用和保管。（二）保管责任1.各部门及员工对领用的行政物品负有保管责任，应妥善保管，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。2.对于因保管不善造成行政物品丢失、损坏的，应照价赔偿。（三）借用管理1.因工作需要，部门之间或员工之间如需借用行政物品，应填写借用申请表，注明借用物品名称、规格、数量、借用时间、借用事由等信息，并经双方部门负责人签字审批。2.借用申请表提交至行政部门仓库管理人员，仓库管理人员根据库存情况及审批意见，办理物品借用手续。3.借用人员应在借用申请表上签字确认，按时归还借用物品。如因特殊原因需要延长借用时间的，应提前办理续借手续。4.借用期间，借用人员应妥善保管借用物品，不得转借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成借用物品丢失、损坏的，应照价赔偿。七、行政物品盘点与清查（一）盘点计划1.行政部门应制定行政物品盘点计划，明确盘点时间、范围、人员分工等事项。2.盘点计划应提前通知各部门及相关人员，确保盘点工作顺利进行。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对行政物品进行逐一清点、核对，记录实际数量、规格、状态等信息。2.盘点过程中，如发现账物不符的情况，应及时查明原因，并记录详细情况。（三）盘点报告1.盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，包括盘点时间、范围、人员、实际盘点数量、账存数量、差异情况及原因分析等内容。2.盘点报告经行政部门负责人审核后，报财务部门备案。对于盘点中发现的问题，应及时采取措施进行处理。（四）清查处理1.行政部门应定期对行政物品进行清查，对于长期闲置、损坏无法使用的物品，应及时进行清理、报废处理。2.报废物品的处理应按照公司相关规定执行，填写报废申请表，经审批后进行报废处理，并做好记录。八、行政物品报废管理（一）报废条件1.行政物品已超过使用年限，且无法正常使用的。2.因损坏、故障等原因，经维修后仍无法正常使用的。3.因技术更新、业务调整等原因，已不再适用的。（二）报废流程1.使用部门或保管人员发现行政物品符合报废条件的，应填写报废申请表，注明物品名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对报废申请表进行审核，核实情况属实后，报分管领导审批。3.经审批同意报废的物品，行政部门应组织相关人员进行清理，并做好记录。4.对于有残值的报废物品，应按照公司相关规定进行处理，如变卖、捐赠等，所得款项应及时上缴财务部门。（三）报废监督1.财务部门应定期对行政物品报废情况进行监督检查，确保报废