财务印章使用管理办法

财务印章使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务印章的管理，规范财务印章的使用，防范财务风险，确保公司资金安全和财务工作的正常运转，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司涉及财务印章的使用管理。（三）财务印章种类1.财务专用章：用于公司办理各类款项收付、资金结算、开具发票等财务业务。2.法定代表人印章：用于公司重要财务文件、票据、合同等的签署，代表公司行使法定代表人的职权。3.发票专用章：用于公司开具发票时加盖，确认发票的真实性和有效性。4.其他财务印章：根据公司财务管理需要，经批准刻制的其他财务印章，如财务结算章、现金收讫章、现金付讫章等，用于特定财务业务的标识和确认。（四）管理原则1.专人保管原则：财务印章必须由专人负责保管，明确保管人员的职责和权限。2.审批使用原则：严格执行财务印章使用审批制度，未经审批，任何人员不得擅自使用财务印章。3.分岗制约原则：财务印章的保管、使用、审批等岗位应相互分离，形成有效的制约机制，防止舞弊行为的发生。4.安全保密原则：加强财务印章的安全保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、遗失或损坏。同时，严格保密财务印章的使用情况，不得泄露相关信息。二、财务印章的刻制与启用（一）刻制1.财务印章的刻制由公司财务管理部门根据工作需要提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，由指定的印章刻制单位负责刻制。2.申请刻制财务印章时，应填写《财务印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途、数量等信息，并附相关证明文件。3.印章刻制单位应具备合法的经营资质，刻制的财务印章应符合国家法律法规和行业标准的要求，印章材质、字体、尺寸等应符合公司规定。（二）启用1.财务印章刻制完成后，由财务管理部门负责验收。验收内容包括印章的规格、材质、字体、图案、印模等是否与申请要求一致，印章是否清晰、完整、无瑕疵。2.验收合格的财务印章，由财务管理部门填写《财务印章启用申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，方可启用。3.财务印章启用时，应在公司内部进行公告，明确印章的名称、用途、保管人员等信息，同时在公司财务档案中留存印章印模。三、财务印章的保管（一）保管人员职责1.财务专用章由财务管理部门负责人指定专人保管，法定代表人印章由法定代表人或其授权人保管，发票专用章由负责发票开具的人员保管，其他财务印章由相关业务岗位人员保管。2.保管人员应妥善保管财务印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、遗失或损坏。如发现印章异常情况，应及时报告财务管理部门负责人，并采取相应的措施。3.保管人员不得擅自将财务印章交予他人使用，如有特殊情况需要委托他人使用印章的，必须经财务管理部门负责人批准，并办理相关委托手续。4.保管人员应定期对财务印章进行检查，确保印章清晰、完整、无损坏。如发现印章磨损或损坏，应及时申请更换。（二）保管方式1.财务印章应存放在专门的保险柜或保管箱中，并设置密码或钥匙进行保管。保险柜或保管箱应放置在安全可靠的地点，确保印章存放安全。2.财务印章保管人员应严格遵守保险柜或保管箱的使用规定，不得随意泄露密码或钥匙信息。如因工作需要更换密码或钥匙的，应及时通知相关人员，并做好记录。（三）印章交接1.财务印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。交接手续应在公司财务管理部门负责人的监督下进行，确保印章交接清楚、准确。2.印章交接时，交接双方应填写《财务印章交接清单》，详细注明印章名称、规格、数量、交接时间、交接人员等信息，并签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，公司财务管理部门留存一份。3.印章交接完成后，原保管人员应将印章的使用情况、保管要求等向新保管人员进行详细说明，确保新保管人员熟悉印章的使用和保管规定。四、财务印章的使用（一）使用范围1.财务专用章用于公司办理各类款项收付、资金结算、开具发票等财务业务。具体包括但不限于：支票、汇票、本票、电汇凭证、托收承付凭证、发票等的加盖。2.法定代表人印章用于公司重要财务文件、票据、合同等的签署，代表公司行使法定代表人的职权。具体包括但不限于：财务报表、预算报告、重大投资决策文件、借款合同、担保合同等的签署。3.发票专用章用于公司开具发票时加盖，确认发票的真实性和有效性。4.其他财务印章根据其用途，用于特定财务业务的标识和确认。如财务结算章用于银行结算凭证的加盖，现金收讫章用于现金收款凭证的加盖，现金付讫章用于现金付款凭证的加盖等。（二）使用流程1.申请：使用财务印章时，应填写《财务印章使用申请表》，详细注明印章名称、使用日期、使用事项、金额、收款单位等信息，并附相关证明文件。2.审批：《财务印章使用申请表》经相关部门负责人审核签字后，报公司财务管理部门负责人审批。审批通过后，方可使用财务印章。3.盖章：财务印章保管人员应按照审批意见，在规定的文件或票据上加盖相应的财务印章，并确保印章加盖清晰、端正、无遗漏。4.登记：财务印章使用完毕后，保管人员应及时在《财务印章使用登记簿》上进行登记，详细记录印章使用日期、使用事项、金额、收款单位、审批人等信息。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用财务印章，但无法及时办理审批手续的，使用人员应电话请示公司财务管理部门负责人，并在事后及时补办审批手续。2.因业务需要，需在空白纸张、空白支票、空白发票等上预先加盖财务印章的，必须经公司法定代表人或其授权人批准，并严格控制预先加盖印章的数量和使用范围。使用完毕后，应及时收回剩余的空白纸张、支票、发票等，并进行妥善保管。五、财务印章的停用与销毁（一）停用1.财务印章因磨损、损坏、变更名称、机构调整等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.财务印章保管人员应填写《财务印章停用申请表》，经公司财务管理部门负责人审核签字后，报公司法定代表人或其授权人批准。3.财务印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，不得随意丢弃或销毁。（二）销毁1.财务印章需要销毁时，由财务管理部门负责人提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，由指定的人员负责销毁。2.销毁财务印章时，应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。如采用切割、粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由监销人员进行现场监督，确保销毁过程符合规定要求。3.销毁完成后，监销人员应在《财务印章销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档保管。六、监督与检查（一）内部监督1.公司财务管理部门应定期对财务印章的使用管理情况进行检查，检查内容包括印章的保管、使用、审批、登记等环节是否符合规定要求。2.公司内部审计部门应不定期对财务印章的使用管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.公司应接受财政、税务、审计等相关部门的监督检查，如实提供财务印章使用管理的相关资料和信息。2.对于相关部门提出的监督检查意见，公司应认真落实整改措施，及时纠正存在的问题，并将整改情况报告相关部门。七、责任追究（一）违规责任1.违反本办法规定，擅自使用财务印章或未按规定程序使用财务印章的，给予相关责任人警告、罚款等处罚；情节严重的，给予降职、撤职等处分；给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。2.因保管不善，导致财务印章被盗用、遗失或损坏的，给予相关责任人警告、罚款等处罚；情节严重的，给予降职、撤职等处分；给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。3.泄露财务印章使用情况或其他相关信息的，给予相关责任人警告、罚款等处罚；情节严重的，给予降职、撤职等处分；给公司造成不良影响或经济损失的，应依法承担赔偿责任。