行政公文写作模板规范文件格式

行政公文写作模板规范文件格式一、适用范围与常见应用场景本规范适用于各级机关、企事业单位、社会团体在处理公务时，需以正式文件形式制发的各类行政公文，包括但不限于：通知（用于发布规章、转发文件、部署工作）、报告（用于向上级汇报工作、反映情况、答复询问）、请示（用于向上级请求指示、批准）、函（用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题）、纪要（用于记载会议主要情况和议定事项）等。常见应用场景包括：年度工作部署、专项工作推进、跨部门协调、政策传达与执行、重要事项请示批复、会议成果固化等。规范旨在统一公文格式，提升公文严肃性、规范性和执行效率，保证政令畅通、信息准确传递。二、公文拟制全流程操作指引（一）拟制前准备阶段明确发文目的与依据确定公文需解决的核心问题（如部署某项工作、请求某项资源、通报某项情况等），梳理政策依据（如上级文件、会议精神、相关法律法规等），保证发文事由合法合规、有理有据。示例：为落实《省人民关于进一步加强安全生产工作的通知》（X政发〔2023〕号）要求，结合本单位实际，需制发《单位关于开展安全生产专项检查的通知》。确定文种与主送机关根据行文关系（上行、下行、平行）和内容性质选择恰当文种：上行文：请示、报告（“请示”需一事一请，不得夹带报告内容；“报告”不得夹带请示事项）；下行文：通知、通报、批复等；平行文：函（商洽工作用“函”，答复问题用“复函”）。明确主送机关（接收公文的机关或单位），单一机关主送应写全称，多个机关主送应按性质、级别排序。收集与核实材料收集与发文内容相关的数据、案例、政策文件等支撑材料，保证信息真实、准确、最新。涉及跨部门事项需提前征求相关部门意见，形成共识；涉及敏感信息或重大事项需经单位分管领导*同志审核确认。（二）公文内容撰写阶段标题拟定公文标题由“发文机关名称+事由+文种”三要素构成，应简洁明了、准确概括公文核心内容，避免使用模糊或口语化表述。示例：《办公室关于2024年春节放假安排的通知》（发文机关：办公室；事由：2024年春节放假安排；文种：通知）。结构安排开头：说明发文依据、目的或背景，常用“根据……”“为……特作如下通知”等表述。主体：阐述具体事项、工作要求、措施办法等，逻辑清晰、层次分明，可分条列项（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号标注，最多不超过四级）。结尾：提出执行要求、希望或号召，下行文常用“请认真贯彻执行”，上行文常用“妥否，请批示”，平行文常用“专此函达，盼复”。语言规范要求使用正式、规范的书面语，避免口语化、网络用语或生僻词；表述准确，无歧义（如“原则上”“特殊情况”等需明确界定范围）。数据、时间、计量单位等需规范统一（如日期用“2024年3月1日”，金额用“人民币壹万元整”）。（三）公文格式排版阶段眉首要素规范发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“市人民文件”），居中排布，字体为小标宋体字，红色套印。发文字号：由“发文机关代字〔年份〕序号号”组成，如“X政发〔2024〕5号”（“X政发”为代字，“2024”为年份，“5”为序号），年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，居中排布。签发人：上行文需标注签发人姓名，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名、职务组成，如“签发人：（局长）”，右空一字编排在发文字号右侧。主体要素规范主送机关：标题下空一行，顶格编排，后加全角冒号；回行时顶格，最后一个机关名称后标句号。首行缩进2字符，自然段左空2字符，回行顶格；文中结构层次序号按“一、”“（一）”“1.”“（1）”顺序使用，可越级使用但不得逆向。附件说明：如有附件，在下空一行左空2字符编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称，如“附件：1.工作方案”，附件名称后不加标点。发文机关署名：应使用机关全称或规范化简称，加盖印章时，印章用红色，不得出现空白印章。成文日期：会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时最后签发机关领导人的签发日期；用阿拉伯数字将年、月、日标全，如“2024年3月1日”。版记要素规范抄送机关：印发机关和印发日期之上，主题词之下（如无主题词，在成文日期之下），标注“抄送：”二字，后加全角冒号，抄送机关间用逗号分隔，最后用句号。印发机关和印发日期：印发机关一般为单位办公室，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标注。（四）审核与印发阶段初审：由拟稿部门负责人审核，重点检查内容是否符合政策、数据是否准确、事由是否清晰。复审：由单位办公室（综合部门）审核，重点检查格式是否规范、文种是否恰当、流程是否合规。终审：由单位分管领导*同志或主要领导签发，涉及重大事项需经集体审议。排版校对：终审通过后，由文印部门按规范格式排版，核对无误后印制，正式文件需加盖红色印章。三、公文格式要素规范模板表要素类别要素名称格式规范要求示例眉首发文机关标志居中，小标宋体字，红色套印；联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于各发文机关名称右侧。市人民文件；市教育局财政局联合发文发文字号发文机关代字〔年份〕序号号，年份标全称，六角括号；居中编排。X政发〔2024〕10号签发人上行文标注，右空一字编排，“签发人：”三字后加签发人姓名、职务。签发人：（常务副市长）主体标题发文机关+事由+文种，居中编排，二号小标宋体字。市人民关于开展2024年春季植树造林活动的通知主送机关顶格编排，后加冒号；回行顶格，最后一个机关名称后标句号。各县（市、区）人民，市各部门、各直属机构：首行缩进2字符，自然段左空2字符；层次序号用“一、”“（一）”“1.”“（1）”。一、工作目标（一）任务分解1.具体措施附件说明下空一行，左空2字符编排“附件：”+附件名称，附件后不加标点。附件：市2024年春季植树造林活动实施方案发文机关署名使用机关全称或规范化简称，印章顶端上距2mm～4mm。市人民成文日期阿拉伯数字标全，右空四字编排。2024年3月1日版记抄送机关“抄送：”+机关名称，间用逗号分隔，句号结尾。抄送：市委办公室，市人大常委会办公室，市政协办公室。印发机关和印发日期印发机关为单位办公室，印发日期以付印日期为准，右空一字编排。市人民办公室2024年3月2日印发四、关键注意事项与风险规避内容准确性涉及数据、政策、时间等关键信息必须反复核对，保证与原始材料一致；引用上级文件需注明文号和标题，避免“根据上级精神”等模糊表述。联合行文时，需提前与所有会签单位沟通内容，达成一致后再报审，避免后续修改延误。格式规范性严格按照模板表要求设置眉首、主体、版记要素，避免漏项（如上行文漏签发人、下行文漏主送机关）；字体、字号、行距等排版细节需统一（一般用三号仿宋GB2312字，行距28磅）。印章需清晰、端正，骑年盖月（即印章上弧压在成文日期上，下弧压在发文机关署名下方）。语言简洁性避免冗余表述，公文应“开门见山”，直接说明事项；不使用夸张、比喻等修辞手法，保证语言庄重、客观。流程合规性严格执行“拟稿—初审—复审—终审”流程，涉密公文需按保密管理规定标注密级和保密期限，通过涉密渠道传递；公文印发后，需及时归档，电子版与纸质版同步保