团队协作会议纪要及任务分配表

适用工作场景在团队协作中，无论是项目启动、进度同步、问题解决还是跨部门协调，清晰记录会议内容并明确任务分工是保证高效执行的关键。本工具模板适用于以下场景：项目启动会：明确项目目标、范围、里程碑及成员职责；周/月度例会：同步工作进展、讨论问题、规划下一阶段任务；跨部门协作会：协调资源、对接需求、明确协作方职责；问题复盘会：分析项目风险或执行偏差，制定改进措施并分配落地任务；临时专项会议：针对突发问题或紧急任务快速决策与分工。标准化操作流程一、会前准备：明确目标与基础信息确定会议核心目标：提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉处理流程卡点”），避免议题发散。制定会议议程：列出会议主要议题、每个议题的预计讨论时间，并提前1-2天发送给参会人员，保证大家有准备。确认参会人员与分工：明确主持人（控场）、记录人（负责纪要和任务提取）、核心议题负责人（如技术、产品等），必要时邀请外部协作方（如客户代表、供应商）。准备会议材料：整理相关数据、项目文档、问题清单等，提前共享给参会人员，减少现场重复说明时间。二、会中记录：聚焦关键信息与任务要素记录会议基本信息：实时记录会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人。按议程梳理讨论内容：逐项记录每个议题的讨论要点，包括不同观点、争议焦点及最终共识（如“技术团队提出需延长开发周期2周，经讨论同意，并同步调整上线时间”）。明确决议事项与任务要素：对会议达成的决议，重点记录“做什么、谁负责、何时完成、需要什么支持”，避免模糊表述（如“优化客户投诉流程”需明确为“由负责梳理投诉节点，制定新流程初稿，（客服部）提供历史数据支持，（技术部）评估系统改造可行性，月*日前完成初稿评审”）。实时标注任务优先级：根据任务紧急性和重要性，标注优先级（如P0=紧急且重要，需24小时内启动；P1=重要不紧急，需3天内启动；P2=常规任务，按计划推进）。三、会后整理：形成纪要与任务台账梳理会议纪要初稿：会后2小时内整理初稿，内容包括会议基本信息、议程讨论要点、核心决议、附件（如会议PPT、数据报表），保证语言简洁、逻辑清晰。审核与分发纪要：初稿发送给主持人及核心议题负责人确认，修改无误后1个工作日内分发至所有参会人员及相关协作方，并同步抄送部门存档。建立任务分配表：从会议纪要中提取所有任务，按“任务名称-负责人-协作人-截止时间-优先级-状态-备注”维度汇总成任务分配表，保证每个任务有明确的责任主体和时间节点。四、跟踪执行：闭环管理任务进度定期更新任务状态：负责人需按任务分配表中的截止时间，提前1天同步进度（如“已完成80%，需*协助测试数据支持”）；逾期未完成的任务，需在24小时内说明原因及调整计划。设置进度同步节点：对于周期较长的任务（如P1/P2级任务），每周例会中同步进展，及时发觉并解决执行障碍（如资源不足、需求变更）。任务完成闭环：任务完成后，负责人需提交成果物（如文档、代码、报告），由需求方或项目负责人确认，并在任务分配表中更新状态为“已完成”，同步归档相关资料。通用模板与填写示例一、会议纪要模板会议基本信息内容会议名称项目版本迭代启动会会议时间2023年10月26日14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A（线上：腾讯会议ID56）主持人*（项目经理）记录人*（产品助理）参会人员（产品）、（研发）、（测试）、（设计）、*（运营）缺席人员及原因*（市场部，出差）会议议程1.项目背景与目标说明（15分钟）2.需求优先级排序（30分钟）3.技术方案评审（30分钟）4.任务分工与排期（15分钟）议程讨论要点内容1.项目背景与目标说明*（产品）：本次迭代聚焦“提升用户留存率”，核心功能包括首页改版、个性化推荐、消息中心优化，目标上线时间为12月15日。2.需求优先级排序经讨论，按“用户价值-开发成本”矩阵排序：-P0：首页改版（用户留存提升预估15%）-P1：个性化推荐（用户留存提升预估10%）-P2：消息中心优化（用户留存提升预估5%）3.技术方案评审（研发）：首页改版需重构前端组件，开发周期约2周；个性化推荐需调用算法接口，需（算法）提供模型支持。4.任务分工与排期见下方《任务分配表》核心决议|1.确认迭代目标为“提升用户留存率”，12月15日上线；2.首页改版（P0）优先开发，（研发）10月30日前完成技术方案细化；3.（设计）11月3日前提交首页改版UI稿，*（产品）同步完成需求文档评审。|

附件|《版本需求清单》《首页改版技术方案初稿》|二、任务分配表模板任务编号任务名称任务描述负责人协作人截止时间优先级当前状态备注（如所需支持、风险）T001首页改版技术方案细化明确前端重构组件、接口对接方案，输出详细开发排期*（研发）（前端）、（后端）2023-10-30P0进行中需*（设计）提供UI组件规范T002首页改版UI设计完成首页改版高保真设计稿，包含交互说明*（设计）*（产品）2023-11-03P0未开始需*（产品）11月1日确认需求细节T003个性化推荐模型调优提供推荐算法模型，支持用户行为数据接入*（算法）*（研发）2023-11-10P1未开始需*（运营）11月5日前提供用户行为数据T004消息中心功能开发实现消息推送、已读/未读状态管理功能*（研发）*（测试）2023-11-20P2未开始需*（产品）11月8日确认消息场景关键注意事项与常见问题规避一、保证信息准确完整避免模糊表述：任务描述需具体（如“优化登录页”改为“修复登录页iOS端兼容性问题，调整按钮颜色为品牌蓝”），负责人需明确到具体人（避免“相关负责人”等模糊表述）。区分“讨论”与“决议”：会议纪要中需标注“讨论要点”（如“技术团队提出需增加测试资源”）和“最终决议”（如“同意申请2名测试人员，*负责对接HR流程”），避免混淆。二、任务分配权责对等合理分配优先级：避免将所有任务标注为P0，导致资源紧张；优先级需结合“紧急性”（如客户投诉需24小时响应）和“重要性”（如核心功能开发影响项目成败）综合判断。明确协作边界：复杂任务需标注协作人及职责（如“T001任务中，（前端）负责组件开发，（后端）负责接口联调”），避免推诿扯皮。三、跟进机制闭环避免“只分配不跟踪”：任务分配后，需在下次会议或周报中同步进度，对逾期任务及时预警（如“T002任务因*（产品）需求确认延迟，截止时间调整为11月5日”）。成果物确认：任务完成后，需由需求方或项目负责人签字确认（如“T002任务UI稿经*（产