DB41-T 2503-2023 承压类特种设备技术档案管理指南

ICSCCS01.140.2041IDB41/T2503—2023前言 12规范性引用文件 13术语和定义 1 25机构、人员任务 26基础设施 27档案管理 3附录A（资料性）承压类特种设备技术资料归档范围及保管期限 6附录B（资料性）档案工作相关样式 DB41/T2503—2023本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由河南省承压类特种设备标准化技术委员会提出并归口。本文件起草单位：河南省锅炉压力容器检验技术科学研究院。本文件主要起草人：谷廷辉、曹丹、闫涛、王登惠、刘彩霞、宋燕、马路、邓梦寒、杨勇、魏巍、郭慧颖、张海楠、何微微、孙玉领、任笑莹。DB41/T2503—20231承压类特种设备技术档案管理指南本文件提供了承压类特种设备技术档案管理的术语和定义，总则，机构、人员任务，基础设施，档案管理等内容。本文件适用于从事承压类特种设备生产（设计、制造、安装、改造、修理）、使用、检验、检测等一项或多项活动的单位（以下称档案管理单位）对特种设备技术档案（以下简称档案）的管理。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T9705文书档案案卷格式GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T18894电子文件归档与管理规范GB/T50328建筑工程文件归档规范DA/T1档案工作基本术语DA/T6档案装具DA/T12全宗卷规范DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则DA/T25档案修裱技术规范DA/T47版式电子文件长期保存格式需求DA/T64(所有部分)纸质档案抢救与修复规范DA/T85政务服务事项电子文件归档规范JGJ25档案馆建筑设计规范TSG08特种设备使用管理规则3术语和定义DA/T1中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1承压类特种设备承压类特种设备是指特种设备目录规定的锅炉、压力容器（含气瓶）、压力管道等特种设备。3.2承压类特种设备技术档案DB41/T2503—20232承压类特种设备社会活动中所形成有价值的各种形式的记录，包含图纸、照片、报表、设计文件、制造资料、施工资料、检验检测资料、评审资料、特种设备安全与节能技术资料、安全节能管理制度、操作规程、特种设备安全风险管控清单、日安全检查记录、周安全排查治理报告、月安全调度会议纪要和应急预案等。3.3承压类特种设备电子档案具有凭证、查考和保存价值并归档保存的由承压类特种设备相关单位社会活动过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。4总则4.1承压类特种设备技术档案管理工作是特种设备相关单位的法定工作，将特种设备技术档案纳入本单位技术档案管理，与各项业务工作同步部署、实施。4.2从事承压类特种设备社会活动相关单位应依法健全档案工作管理制度，集中、统一管理本单位承压类特种设备档案，建立档案工作责任制。4.3档案管理单位落实安全责任制，从人防、技防、物防等方面保证档案实体和信息安全。5机构、人员任务5.1机构人员5.1.1档案管理单位明确档案工作的分管领导，设立或明确与特种设备社会活动过程相适应的档案管理机构，配备满足档案工作需要的档案管理人员。5.1.2档案管理人员应经过档案管理培训考核，具备档案专业知识和技能，掌握一定的特种设备技术管理和相关工程技术专业知识。5.1.3从事特种设备社会活动的相关单位应配备专人负责特种设备档案管理工作，并保持相对稳定，离岗前按照相关法律法规办好交接手续。5.2机构任务5.2.1贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和标准规范，制定、完善技术资料管理和档案管理的制度、规范、程序，并组织协调相关部门实施。5.2.2建立技术资料管理和归档考核机制，对技术资料的形成、收集、整理、移交归档等情况进行考5.2.3将承压类特种设备技术档案信息化纳入本单位信息化发展规划，统一部署，同步实施。5.2.4制定特种设备档案分类方案，编写承压类特种设备档案保管期限表（见附录A）。5.2.5按档案管理部门相关规定，进行档案归档登记，确保承压类特种设备资料整理规范，齐全完整。6基础设施6.1承压类特种设备相关单位宜分别设置档案办公用房，含整理用房、阅览用房和档案库房，不具备条件的可以按办公、整理、阅览等基本功能分区设置。DB41/T2503—202336.2档案库房宜有防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等措施。6.3档案库房设计按JGJ25规定执行。6.4离线电子档案载体的温度、湿度符合GB/T18894保管要求。6.5档案库房中的档案柜、箱等装具，有序排列，统一编号。6.6档案库房设备设施宜定期检查，并做好记录，及时排除隐患。6.7按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化管理、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。7档案管理7.1形成与收集7.1.1档案管理单位应按照相关程序和要求形成归档文件材料，对承压类特种设备技术资料进行收集，归档文件材料应齐全、真实、准确、系统、内容完整。7.1.2承压类特种设备技术资料归档范围见附录A。7.1.3归档文件材料宜满足以下条件：a)归档文件资料应为原件，采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式；b)归档文件资料应书绘工整，且字迹清楚，图样清晰，图表整洁，手续完备；c)需永久、长期保存的文件，不宜用易褪色的书写材料；d)录音、影像文件声像清晰，保证载体的可靠性；e)电子文件建议连同元数据一并收集，确保真实性、完整性、可用性、安全性。7.2整理7.2.1特种设备技术资料可以按照特种设备的种类类别或从事活动的内容进行整理分类。7.2.2技术资料宜采用专用档案装具，如需装订时应使用对纸张无损的装订工具及耗材。7.3组卷及编制档号7.3.1经收集整理的技术资料宜及时组卷，视情况既可按年度组卷，也可由相互联系的若干文件材料等组合成卷。技术资料以办结日期确定形成时间。7.3.2案卷内材料按照案卷封面、卷内目录、技术资料、卷内备考表的顺序依次排列。7.3.3案卷内技术资料依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。7.3.4建议档案管理单位根据特种设备的种类类别或从事活动的内容，并结合实际工作情况编制档号。7.4归档7.4.1电子文件按GB/T18894及DA/T85执行归档。7.4.2档案资料宜按设备类型分类、排列、编目、上架存放。7.4.3办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档：a)按年形成的文件,第二年上半年归档；b)有法律效用的文件材料，生效即归档；c)涉密文件，随时形成，随时归档；d)特种设备检验检测类活动事项结束的当月归档。DB41/T2503—202347.5档案服务7.5.1严格档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得擅自进入档案室。7.5.2档案管理单位应建立档案借阅、使用登记制度，借阅者应履行批准、登记、签收手续；借阅涉密文件时，按管理规定经相关负责人批准后办理借阅手续，做好借阅登记，并在借阅场所内阅读，按规定的期限收回。有关借阅登记表格样式见附录B中表B.1。7.5.3档案管理单位宜实行档案电子化管理，充分发挥档案和资料的作用。7.5.4档案管理单位应根据档案利用情况，定期分析档案利用效果，为管理决策或其他业务工作提供信息参考。7.6档案保管与保护7.6.1基本内容根据档案载体的不同要求，选择符合要求的装具对档案进行存储和保管，确保实体安全和信息安全。档案管理单位定期对档案资料进行审查、清点、鉴定。及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复宜保持档案内容完整，维持档案原貌。档案修复前应复制备份，做出修复说明，做好登记和检查工作。档案管理单位对可能发生的突发事件和自然灾害制定应急预案并进行演练。7.6.2纸质、电子档案档案宜定期检查，对破损褪变的档案进行修裱、复制和其它技术处理。纸质档案破损登记符合DA/T64.1的要求；纸质档案保存现状的调查符合DA/T64.2的要求；纸质档案修复质量要求符合DA/T64.3的要求；纸质档案修复操作符合DA/T64.4的要求。电子档案的保存及备份：a)归档载体作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；b)单片载体装盒，竖立存放，且避免挤压；c)存放时远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；d)定期对电子档案的保管情况、读取状况进行检查，发现问题及时处理，并建立台账；e)超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，其删除和销毁宜符合GB/T18894的要求；f)为加强电子档案的管理，相关单位宜建立电子档案管理系统。g)结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策略，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。7.7移交（接收）、鉴定与销毁7.7.1移交（接收）档案时，由交接双方对照移交清册清点核对案卷数量，查验案卷质量、内容和检索工具，确保档案真实完整、账物相符。档案移交（接收）登记簿样式见附录B中表B.2。7.7.2档案管理单位宜定期对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定，鉴定工作应由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案负责人、分管档案负责人签字批准后销毁。销毁档案时，建议指定至少两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销人需在销毁清册上签字。销毁清册建议永久保存。文件销毁单、文件销DB41/T2503—20235毁清单、档案销毁申请表和档案销毁清册样式见附录B中表B.3～B.6。DB41/T2503—20236承压类特种设备技术资料归档范围及保管期限A.1锅炉技术资料归档范围及保管期限表见表A.1。表A.1锅炉技术资料归档范围及保管期限表进度计划、工艺文件、安装改造修理许可证（复印件）、锅炉质量证明书等出厂资料、锅炉安装和使用说明书、制造监督DB41/T2503—20237A.2固定式压力容器技术资料归档范围及保管期限表见表A.2。表A.2固定式压力容器技术资料归档范围及保管期限表DB41/T2503—20238A.3移动式压力容器、气瓶技术资料归档范围及保管期限表见表A.3。表A.3移动式压力容器、气瓶技术资料归档范围及保管期限表DB41/T2503—20239A.4压力管道技术资料归档范围及保管期限表见表A.4。表A.4压力管道技术资料归档范围及保管期限表A.5特种设备售出后，特种设备销售单位应确保其设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维护保养说明、监督检验证明等相关技术资料和文件齐全并移交使用单位。A.6特种设备在出租期间的技术档案应由特种设备出租单位保管，法律另有规定或者当事人另有约定DB41/T2503—2023档案工作相关样式B.1借阅档案、资料登记簿样式见表B.1。表B.1借阅档案、资料登记簿字批准人B.2档案移交（接收）登记薄样式见表B.2。表B.2档案移