印刷机械厂备品备件采购储备规章​

印刷机械厂备品备件采购储备规章​

一、总则1.目的：为规范印刷机械厂备品备件的采购与储备管理，确保生产设备的正常运行，降低因设备故障导致的停机时间，提高生产效率，保障产品质量，特制定本规章。2.适用范围：本规章适用于印刷机械厂内所有备品备件的采购、储备及相关管理活动。涉及的部门包括但不限于采购部、仓库管理部、设备维修部、生产部门等。3.管理原则：-科学性原则：依据设备运行状况、故障规律以及生产计划，科学合理地确定备品备件的采购数量和储备定额。-经济性原则：在保证备品备件质量的前提下，通过合理采购、优化库存管理，降低采购成本和储备资金占用。-及时性原则：确保备品备件的采购和供应能够及时满足设备维修和生产的需求，避免因缺件导致设备停机。二、职责分工1.采购部：-负责制定备品备件采购计划，根据各部门需求和库存情况进行采购。-寻找合格的供应商，进行商务谈判，签订采购合同，确保所采购的备品备件质量合格、价格合理、交货及时。-跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。2.仓库管理部：-负责备品备件的验收入库、存储保管、发放和盘点等工作。-建立完善的库存账目，准确记录备品备件的出入库数量、库存余额等信息，确保账物相符。-定期对库存进行清理，及时上报积压和报废的备品备件。3.设备维修部：-负责提出备品备件的需求计划，根据设备的维修情况和运行状态，预测所需的备品备件种类和数量。-对采购回来的备品备件进行质量检验，参与新备件的试用和验收工作。-协助仓库管理部对库存备品备件进行定期盘点和清理，提供技术支持。4.生产部门：-及时向设备维修部反馈设备运行过程中出现的问题，协助设备维修部分析故障原因，确定所需的备品备件。-根据生产计划，合理安排设备维护和检修工作，提前向设备维修部和采购部提供所需备品备件的需求信息。三、备品备件需求预测与计划制定1.历史数据分析：设备维修部应定期收集和分析设备的维修记录，包括故障发生时间、故障类型、更换的备品备件等信息。通过对历史数据的统计分析，找出设备故障的规律和趋势，为备品备件的需求预测提供依据。2.设备运行状态监测：利用设备监测技术，如振动监测、温度监测等，实时掌握设备的运行状态。对于关键设备，应建立设备状态档案，根据监测数据预测设备可能出现的故障，提前制定备品备件需求计划。3.生产计划关联：生产部门根据年度、季度和月度生产计划，提前向设备维修部提供设备的使用时间和维护计划。设备维修部结合生产计划和设备维护需求，制定相应的备品备件需求计划，确保生产的顺利进行。4.需求计划审核与汇总：设备维修部制定的备品备件需求计划应提交给采购部、仓库管理部等相关部门进行审核。各部门根据自身职责和实际情况，对需求计划提出意见和建议。采购部负责将各部门的需求计划进行汇总，形成全厂的备品备件采购计划。四、供应商管理1.供应商筛选：采购部应建立供应商筛选标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。通过市场调研、网络搜索、行业推荐等方式，收集潜在供应商的信息，并进行初步筛选。2.供应商评估：对初步筛选合格的供应商，采购部应组织相关部门进行实地考察或样品测试。评估内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、技术水平、环保措施等。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。3.供应商合作：采购部应与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。在合作过程中，采购部应定期对供应商的表现进行评估，根据评估结果对供应商进行奖惩，如增加或减少采购量、暂停或终止合作等。4.供应商关系维护：采购部应与供应商保持良好的沟通和合作关系，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态。对于供应商提出的合理建议和问题，应积极响应并协助解决，共同促进双方的发展。五、采购流程1.采购申请：根据审批通过的备品备件采购计划，采购部相关人员填写采购申请表，详细列出所需备品备件的名称、规格型号、数量、预计采购金额等信息，并提交采购部负责人审批。2.采购询价：采购部审批通过后，采购人员向合格供应商发出询价函，要求供应商提供报价和交货期等信息。采购人员应至少向三家以上供应商进行询价，以获取合理的价格和服务。3.采购比价与议价：采购人员对供应商的报价进行分析和比较，选择价格合理、信誉良好的供应商进行议价。在议价过程中，采购人员应充分了解市场行情和供应商的成本结构，争取最优惠的采购价格和交货条件。4.采购合同签订：议价达成一致后，采购人员起草采购合同，经采购部负责人审核、法务部门审查后，与供应商签订正式合同。合同应明确双方的权利和义务，以及产品质量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。5.采购订单下达：采购合同签订后，采购人员根据合同内容下达采购订单，并将采购订单发送给供应商。同时，采购人员应将采购订单副本分发给仓库管理部、设备维修部等相关部门，以便做好收货和验收准备工作。6.采购跟踪与催货：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度和发货安排。对于临近交货期仍未发货的供应商，采购人员应及时进行催货，确保备品备件按时到货。7.到货验收：备品备件到货后，仓库管理部应及时通知设备维修部和采购部进行验收。验收内容包括数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。验收合格的备品备件办理入库手续，验收不合格的备品备件应及时与供应商沟通，协商解决办法，如退货、换货、补货等。六、储备管理1.储备定额制定：根据设备的重要性、故障发生率、维修周期以及采购周期等因素，设备维修部和仓库管理部共同制定备品备件的储备定额。储备定额应包括最高储备量、最低储备量和安全储备量等指标，确保既能满足设备维修需求，又不会造成库存积压。2.库存分类管理：按照备品备件的价值、使用频率、重要程度等因素，对库存进行分类管理。一般可分为A、B、C三类，A类为高价值、低使用频率的备品备件，B类为中价值、中使用频率的备品备件，C类为低价值、高使用频率的备品备件。针对不同类别的备品备件，采取不同的库存管理策略。3.库存存储保管：仓库管理部应根据备品备件的特性和要求，合理规划仓库存储空间，设置专门的存放区域和货架。对有特殊存储要求的备品备件，如防潮、防尘、防震、防火等，应采取相应的防护措施。同时，要定期对库存备品备件进行清洁、保养和检查，确保其质量完好。4.库存盘点与清理：仓库管理部应定期对库存备品备件进行盘点，一般每月或每季度进行一次小盘点，每年进行一次全面盘点。通过盘点，核实库存数量和账目是否相符，及时发现库存管理中存在的问题。对于积压、损坏、过期的备品备件，应及时进行清理和处理，减少库存资金占用。5.库存信息化管理：建立完善的库存管理信息系统，对备品备件的出入库、库存余额、储备定额等信息进行实时记录和更新。通过信息化管理，实现库存信息的共享和查询，提高库存管理的效率和准确性。七、发放与使用管理1.发放流程：设备维修部根据设备维修需求填写备品备件领用申请表，注明所需备品备件的名称、规格型号、数量、领用原因等信息，并经部门负责人审批后，到仓库管理部领取备品备件。仓库管理部根据领用申请表进行发放，并在库存账目上记录发放情况。2.使用反馈：设备维修人员在使用备品备件后，应及时向设备维修部反馈使用效果。对于新采购的备品备件，如在使用过程中发现质量问题或与设备不匹配等情况，应立即停止使用，并通知采购部和供应商进行处理。3.旧件回收：对于更换下来的旧备品备件，设备维修部应根据实际情况进行评估。对于有修复价值的旧件，应安排维修人员进行修复，经检验合格后重新入库备用；对于无修复价值的旧件，应按照公司的相关规定进行报废处理。八、成本控制与绩效评估1.成本控制措施：-通过优化采购流程、加强供应商管理、批量采购等方式，降低采购成本。-合理制定储备定额，减少库存积压，降低库存资金占用和仓储成本。-加强对备品备件使用过程的管理，提高其使用寿命，减少浪费和损耗。2.绩效评估指标：-采购成本降低率：衡量采购部在降低备品备件采购成本方面的工作成效。计算公式为：（上期采购成本-本期采购成本）/上期采购成本×100%。-库存周转率：反映库存备品备件的周转速度。计算公式为：销售成本/平均库存余额。-设备停机时间减少率：评估备品备件采购和储备管理对设备正常运行的保障程度。计算公式为：（上期设备停机时间-本期设备停机时间）/上期设备停机时间×100%。-供应商满意度：通过对供应商的调查和评价，了解供应商对公司采购管理工作的满意度。3.绩效评估与奖惩：定期对采购部、仓库管理部、设备维修部等相关部门在备品备件采购储备管理工作中的绩效进行评估。根据评估结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人提出改进意见和要求。对于因工作失误导致严重后果的，应追究相关人员的责任。九、附则1.本规章自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政主管部门负责解释和修订。2.各部门应严格遵守本