某市政府办文件销毁处置细则

某市政府办文件销毁处置细则

一、总则（一）目的为加强某市政府办文件销毁处置工作的规范化、科学化管理，确保国家秘密安全，防止文件信息泄露，保障市政府办工作的正常开展，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于某市政府办所有需进行销毁处置的文件，包括纸质文件、电子文件以及存储在各类介质上的文件信息。（三）基本原则1.确保安全原则：严格按照国家法律法规和保密要求，采取有效措施，确保文件在销毁过程中不发生失泄密事件。2.规范操作原则：明确文件销毁处置的流程和标准，确保各项工作有序进行。3.全程监督原则：对文件销毁处置的全过程进行监督，保证销毁工作真实、彻底、有效。二、文件销毁范围界定（一）纸质文件1.已过保管期限且无保存价值的文件：包括一般性的会议记录、工作简报、通知等，在规定的保管期限届满后，经鉴定无继续保存必要的。2.涉及秘密但已解密且无保存价值的文件：按照解密程序确定已解密，且根据工作实际不需要再留存的涉密文件。3.错误印发或重复印发的文件：因排版错误、内容有误或已被新文件替代等原因，不再具有使用价值的文件。（二）电子文件1.存储在办公电脑、服务器等设备上的过期数据文件：如过时的工作计划、总结报告等，且已完成相应备份或后续不再需要参考的数据文件。2.已被更新版本替代的电子文档：新的电子文件已产生并正式使用，原旧版本无保留意义的。3.因系统升级、软件更换等原因无法兼容且无价值的电子文件：经评估无法在现有或未来系统环境中正常使用，且对工作无实际帮助的文件。（三）存储介质文件1.存有过期或无用数据的光盘、U盘等存储介质：数据内容已过期、与当前工作无关或已被删除重要数据的存储介质。2.损坏无法正常使用且无修复价值的存储介质：经专业检测，无法恢复数据且对工作无影响的存储介质。三、文件销毁流程（一）文件收集1.定期收集：各科室指定专人负责，定期（每月或每季度）对本科室需销毁的文件进行收集整理。收集过程中，要确保文件的完整性，不得遗漏重要文件。2.临时收集：对于因特殊原因产生的紧急需销毁文件，如突发的错误文件印发等情况，应及时进行收集。收集人员要做好记录，注明文件来源、数量、收集时间等信息。（二）文件登记1.建立登记表：收集完成后，由收集人员填写《某市政府办文件销毁登记表》，内容包括文件名称、文号、数量、密级、来源科室、收集时间等详细信息。2.审核签字：登记表填写完毕后，先由科室负责人进行审核，确认登记表内容真实、准确无误后签字。然后报市政府办分管领导审批签字。（三）文件运送1.安全包装：对登记后的文件，要进行妥善包装，防止在运送过程中文件散落、丢失。对于涉密文件，要使用专门的保密文件袋进行包装，并粘贴密封条。2.专人运送：安排专人负责将文件运送至指定的销毁地点。运送过程中，要确保文件始终处于运送人员的监管之下，严禁中途将文件交予他人或擅自改变运送路线。（四）文件销毁1.纸质文件销毁-粉碎销毁：对于一般性纸质文件，采用粉碎设备进行粉碎处理。粉碎后的纸屑应装入专用垃圾袋，交由专业的垃圾处理部门进行后续处理。-焚烧销毁：对于涉密纸质文件，应采用焚烧方式进行销毁。焚烧工作要在符合环保要求的专业焚烧场地进行，确保文件彻底焚毁。2.电子文件销毁-数据擦除：对于存储在电子设备上的文件，使用专业的数据擦除软件进行多次擦除操作，确保数据无法恢复。擦除过程要进行记录，包括擦除时间、擦除设备、擦除文件清单等信息。-物理破坏：对于重要的电子存储设备，在数据擦除后，可采取物理破坏的方式，如对硬盘进行拆解、钻孔等操作，防止数据被恢复。3.存储介质销毁-消磁处理：对于磁性存储介质，如磁带等，采用专业的消磁设备进行消磁处理，确保存储介质上的数据无法读取。-物理销毁：对无法消磁或消磁后仍有安全隐患的存储介质，进行物理破坏，如粉碎、焚烧等处理方式。（五）销毁记录与存档1.现场记录：在文件销毁现场，安排专人负责记录销毁过程，包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等信息。对于销毁过程要进行拍照或录像留存，作为销毁工作的有效证明。2.记录存档：将销毁登记表、销毁现场记录（照片、录像等）等资料进行整理归档，保存期限不少于[X]年。存档资料要妥善保管，以备后续查阅和审计。四、销毁监督与检查（一）内部监督1.成立监督小组：市政府办成立文件销毁监督小组，由办公室纪检人员、保密人员等组成。监督小组负责对文件销毁工作的全过程进行监督检查。2.定期检查：监督小组定期（每半年或每年）对文件销毁工作进行检查，重点检查文件收集、登记、运送、销毁等环节是否符合本细则要求，销毁记录是否完整、准确。（二）外部监督1.接受保密部门检查：积极接受上级保密部门的监督检查，按照要求提供文件销毁工作的相关资料和情况汇报。对保密部门提出的问题和建议，要及时整改落实。2.社会监督：鼓励广大干部群众对市政府办文件销毁工作进行监督，如发现有违反本细则规定的行为，可通过电话、信件等方式向市政府办或相关部门举报。（三）问题处理1.及时整改：对于在监督检查中发现的问题，市政府办要及时制定整改措施，明确整改责任人，限期进行整改。整改完成后，要将整改情况书面报告监督部门。2.责任追究：对于在文件销毁工作中违反规定，造成失泄密事件或其他不良后果的单位和个人，将依据有关法律法规和市政府办相关规定，严肃追究责任。五、人员培训与管理（一）培训内容1.法律法规培训：组织参与文件销毁工作的人员学习国家有关保密法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》等，明确文件销毁工作中的法律责任和义务。2.业务技能培训：开展文件收集、登记、运送、销毁等环节的业务技能培训，使工作人员熟练掌握文件销毁的操作流程和技术方法。3.职业道德培训：加强职业道德教育，培养工作人员的保密意识、责任意识和敬业精神，确保文件销毁工作的安全、规范进行。（二）培训方式1.定期集中培训：定期组织文件销毁工作人员参加集中培训，邀请专家学者或保密部门专业人员进行授课，系统学习相关知识和技能。2.现场实操培训：在实际工作中，安排经验丰富的工作人员对新入职或业务不熟练的人员进行现场实操培训，通过实际操作，提高其业务水平。（三）人员管理1.资格审查：参与文件销毁工作的人员要具备良好的政治素质、保密意识和业务能力。在任用前，要进行严格的资格审查，确保其能够胜任工作。2.签订保密协议：与参与文件销毁工作的人员签订保密协议，明确其在工作中的保密义务和违约责任，加强对工作人员的约束和管理。六、附则本细则自发布