市政府办办公耗材管理办法

市政府办办公耗材管理办法

一、总则1.目的为加强市政府办办公耗材管理，规范办公耗材的采购、使用和存储等环节，降低办公成本，提高资源利用效率，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于市政府办各科室及下属单位办公耗材的管理。办公耗材是指在日常办公过程中消耗使用的各类物资，包括但不限于纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本、笔类等。3.管理原则遵循“统筹规划、按需采购、合理使用、节约高效”的原则，确保办公耗材的供应能够满足工作需要，同时避免浪费和过度消耗。二、管理职责1.综合管理部门职责综合管理部门作为办公耗材管理的牵头部门，负责制定办公耗材采购计划，审核各科室的采购申请；选择合适的供应商，签订采购合同；对采购的办公耗材进行验收、入库和发放；定期盘点库存，掌握办公耗材的使用情况，向各科室提供使用情况报告；负责办公耗材的报废处理等工作。2.各科室职责各科室应根据工作实际需求，合理提出办公耗材采购申请；指定专人负责本科室办公耗材的领取、发放和使用管理；教育本科室工作人员养成节约使用办公耗材的习惯，杜绝浪费；定期配合综合管理部门进行库存盘点工作。3.财务部门职责财务部门负责办公耗材采购资金的预算编制和审核；对办公耗材采购费用进行核算和报销；监督办公耗材采购资金的使用情况，确保资金使用合规。三、采购管理1.采购计划编制综合管理部门应根据各科室的年度工作计划和上一年度办公耗材的使用情况，结合当年工作重点和实际需求，于每年年初编制年度办公耗材采购计划。采购计划应明确办公耗材的种类、规格、数量、预算金额等内容，并报市政府办领导审批。在执行过程中，如因工作需要临时增加采购需求，各科室应提前填写《办公耗材采购申请表》，注明采购原因、品种、数量等信息，经科室负责人签字后报综合管理部门审核，再按规定程序审批。2.供应商选择与管理综合管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对选定的供应商应建立供应商档案，记录其基本信息、供货情况、服务质量等内容。定期对供应商进行评估，根据供货质量、交货期、价格、售后服务等方面的表现，对供应商进行综合评分。对于表现不佳的供应商，应及时与其沟通整改，如仍不符合要求，应终止合作关系。3.采购流程综合管理部门根据审批后的采购计划或采购申请，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确办公耗材的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。供应商按照采购订单要求按时供货，综合管理部门负责对所采购的办公耗材进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面，如发现问题应及时与供应商沟通解决。验收合格后，办理入库手续。四、库存管理1.入库管理办公耗材到货后，综合管理部门仓库管理人员应依据采购订单和送货清单，对办公耗材的数量、规格、型号等进行核对，并进行质量检验。核对无误且检验合格后，填写《办公耗材入库单》，办理入库手续。《办公耗材入库单》应详细记录办公耗材的名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息。办公耗材应按照类别、规格等进行分类存放，便于管理和查找。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作。2.出库管理各科室根据工作需要领取办公耗材时，应填写《办公耗材领用单》，注明领用科室、领用日期、办公耗材名称、规格、数量等信息，经科室负责人签字后到仓库领取。仓库管理人员按照《办公耗材领用单》进行发放，并做好出库记录。对于贵重或限量使用的办公耗材，应实行限额领用制度。综合管理部门可根据实际情况，制定具体的限额标准，并在《办公耗材领用单》上进行标注。3.盘点与清查综合管理部门应定期对办公耗材库存进行盘点，一般每月或每季度进行一次。盘点时，仓库管理人员应实地清点库存办公耗材的数量，并与库存账目进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。在年度终了前，应对办公耗材库存进行全面清查，确保库存数据的准确性。同时，根据盘点和清查结果，分析办公耗材的使用情况和库存管理中存在的问题，提出改进措施和建议。五、使用管理1.节约使用要求市政府办全体工作人员应树立节约意识，养成节约使用办公耗材的良好习惯。在日常工作中，应尽量双面打印、复印文件，减少纸张浪费；合理使用笔类、笔记本等办公用品，延长其使用寿命；对于可重复使用的办公耗材，如墨盒、硒鼓等，应在确保质量的前提下进行多次充装使用。各科室负责人应加强对本科室工作人员办公耗材使用情况的监督和管理，定期对本科室办公耗材的使用情况进行统计分析，发现浪费现象及时纠正。2.使用规范工作人员在使用办公耗材时，应严格按照操作规程进行，避免因操作不当造成办公耗材的损坏和浪费。对于一些特殊的办公耗材，如打印机墨盒、复印机硒鼓等，应按照产品说明书的要求进行安装和更换。如发现办公耗材存在质量问题或使用过程中出现故障，应及时向综合管理部门报告，由综合管理部门联系供应商进行处理或安排维修人员进行维修。未经许可，工作人员不得擅自对办公耗材进行维修或处理。六、报废管理1.报废标准办公耗材符合以下条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限且无法继续使用的；因损坏无法修复或修复成本过高的；因技术更新换代已淘汰的；其他经鉴定已无使用价值的。2.报废流程各科室如有办公耗材需要报废，应填写《办公耗材报废申请表》，注明办公耗材名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，经科室负责人签字后报综合管理部门审核。综合管理部门对各科室提交的《办公耗材报废申请表》进行审核，对于符合报废条件的办公耗材，组织相关人员进行鉴定确认。经鉴定确需报废的，报市政府办领导审批。经审批同意报废的办公耗材，综合管理部门应按照相关规定进行处理，可选择回收利用、变卖等方式，确保资产处置合理合规。同时，做好报废办公耗材的账目核销工作，保证账实相符。七、监督与考核1.监督检查市政府办成立办公耗材管理监督小组，由综合管理部门、财务部门和纪检部门人员组成。监督小组定期对办公耗材的采购、使用、库存等情况进行检查，重点检查采购流程是否规范、使用是否合理、库存管理是否到位等方面。对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，责令相关科室或人员限期整改。对于违规行为，应按照市政府办相关规定进行严肃处理。2.考核评价建立办公耗材管理考核评价制度，将办公耗材管理工作纳入各科室年度绩效考核内容。考核指标包括办公耗材采购成本控制、节约使用情况、库存管理水平等方面。根据考核评价结果，对在办公耗材管理工作中表现突出的科室和个人进行表彰和奖励；对管理不善、浪费严重的科室和个人进行通报批评，并扣减相应的绩效考核分数。八、附则1.本办法自发布之日起施行，如有未尽事宜，由市政府办综合管理部门负责解释和修订。2.各科室及下属单