律师事务所合同管理操作规范

律师事务所合同管理操作规范律师事务所作为专业法律服务机构，合同管理的规范性直接关系到服务质量、合规运营及客户权益保障。为强化合同全流程管控，防范法律风险，提升管理效能，结合行业实践与法律法规要求，制定本操作规范。第一章总则1.1目的规范合同从订立到履行、终止的全流程管理，防范法律风险，保障律所及客户合法权益，提升合同管理效率与服务质量。1.2适用范围本规范适用于本所及所属业务团队、工作人员签订的各类合同，包括但不限于诉讼代理合同、非诉专项服务合同、常年法律顾问合同、合作协议、劳动合同、物资采购合同等。1.3管理原则合法性原则：合同订立、履行、变更等行为严格遵循法律法规、行业规范及公序良俗，确保合同效力及内容合法合规。审慎性原则：对合同主体、条款内容、履约风险进行全面审查，避免因疏忽导致权益受损。效率性原则：优化合同管理流程，平衡合规要求与业务开展效率，确保服务响应及时。权责清晰原则：明确各部门、岗位在合同管理中的职责，实现“谁经办、谁负责，谁审核、谁担责”。1.4组织架构合同管理小组：由律所主任、风控负责人、资深律师组成，负责制定合同管理制度、审核重大复杂合同、统筹争议纠纷处理、推动制度修订完善。业务部门：各业务团队设合同管理员，负责合同起草、初审、履行跟踪及日常沟通，及时向管理小组反馈问题。风控部门：从法律合规角度审核合同，识别风险点并提出防控建议，参与争议处理方案制定。行政部：负责合同用印管理、档案保管及电子台账维护，配合业务部门完成合同签署与备案。第二章合同订立管理2.1合同起草合同起草以法律法规、行业惯例及客户需求为核心依据，优先使用律所标准模板（如诉讼代理合同模板、常年顾问协议模板）；涉及特殊业务或客户个性化需求的，由主办律师牵头起草，必要时联合风控部门共同研讨。起草内容需满足以下要求：主体信息：明确合同各方的名称、法定代表人（或授权代表）、联系方式、资质证明（如营业执照、执业许可证），确保主体资格合法有效。服务内容：清晰界定服务范围、标准、期限及阶段性成果交付要求，避免模糊表述（如“提供全面法律服务”应细化为具体服务事项）。费用与支付：明确服务费用金额、计算方式、支付节点（如“合同签订后3日内支付50%，服务成果交付后10日内付清余款”），约定发票开具要求及逾期付款的违约责任。权利义务：双方权责需对等清晰，避免单方加重对方责任的条款（如“客户需无条件接受服务成果”应补充“服务成果不符合约定时的修改机制”）。违约责任：结合业务特点约定违约情形（如逾期交付、服务质量不达标、保密义务违反）及责任承担方式（违约金、继续履行、赔偿损失等），确保条款具有可操作性。争议解决：优先约定与律所地域或业务关联的管辖法院，或选择双方认可的仲裁机构，避免约定无效的争议解决条款（如同时约定仲裁和诉讼）。2.2合同审核合同审核实行“初审+风控审核+特殊审议”三级机制：1.业务初审：业务部门负责人对合同的业务需求匹配度、服务方案合理性、费用公平性进行初审，重点核查“服务内容与客户需求是否一致”“费用标准是否符合市场行情”，签署初审意见后提交风控部门。2.风控审核：风控部门从法律合规角度逐项审查：主体资格：核查对方营业执照、资质证书、信用报告（可通过企查查、裁判文书网等工具检索），判断其履约能力及潜在风险（如涉诉、失信被执行人信息）。条款有效性：审查是否存在《民法典》规定的无效情形（如恶意串通、违反强制性规定、违背公序良俗），重点关注格式条款的提示说明义务（如“本合同最终解释权归律所所有”需结合具体条款合理性判断效力）。风险平衡：分析权利义务是否对等（如“客户单方解除合同需支付全额费用”是否合理，可补充“律所过错导致解除的免责条款”），评估违约责任、争议解决条款的可执行性。对复杂合同（如标的额超百万、涉及跨境服务的合同），风控部门应组织管理小组专题研讨，邀请财务、税务人员参与，形成书面审核意见反馈起草人修改。3.特殊审议：标的额较大（如超500万元）、法律关系复杂（如涉及多方主体、混合担保）的合同，需提交管理小组审议，必要时外聘行业专家提供咨询意见。2.3合同签署1.签署权限：律所主任为法定签署人，可书面授权分管合伙人或业务负责人签署合同，授权书需明确签署范围（如“授权签署2024年度常年顾问合同”）及期限。2.用印管理：合同经审核通过后，经办人填写《用印申请表》，附合同文本、审核意见及对方主体证明材料，经部门负责人、风控负责人签字后，至行政部用印。行政部需核对合同内容与申请信息一致，登记《用印台账》（含合同名称、签署方、用印时间、经办人），留存一份合同原件归档。3.签署备案：签署后的合同原件由行政部存档，业务部门留存复印件，电子版同步上传律所合同管理系统（设置访问权限，仅限授权人员查阅）。第三章合同履行管理3.1履行跟踪业务部门指定专人负责合同履行跟踪，建立《合同履行台账》，记录以下内容：合同编号、服务期限、关键履约节点（如“2024年6月15日前提交法律意见书”）；己方履约情况（如服务成果交付时间、对方签收记录）；对方履约情况（如付款时间、材料提供是否及时）；异常事项（如对方逾期付款、提出服务变更需求）。台账需每月末更新，部门负责人定期检查，对逾期未履约事项（如“对方拖欠第三期服务费超10日”）及时预警，协调风控部门制定应对方案。3.2变更与解除1.合同变更：因政策调整、客户需求变化等需变更合同的，经办人需提交《合同变更申请》，说明变更原因、内容及对权利义务的影响，经业务部门、风控部门审核后，与对方协商签署《补充协议》，流程同原合同签署。2.合同解除：符合法定（如对方根本违约）或约定解除条件的，经办人起草《解除通知》，经风控部门审核后送达对方（优先采用EMS邮寄并留存回执，或通过邮件、短信送达并保留记录）。解除后需：清理未履行事项（如退还预付款、交接未完成的工作成果）；结算已履行部分的费用，签署《结算协议》；妥善保管解除相关的证据（如通知送达凭证、结算协议）。3.3沟通与证据留存履行过程中与对方的沟通（如协商付款延期、服务内容调整）优先采用书面形式（邮件、函件需注明“合同履行沟通”字样），并留存原始记录；口头沟通需在24小时内整理成《沟通记录》，由参与人签字确认。涉及合同履行的证据（如服务成果文件、付款凭证、对方签收单、沟通记录），由经办人定期移交行政部归档，确保证据链完整（如“2024年5月10日提交的法律意见书”需附对方签收的快递单、邮件发送记录）。第四章合同档案管理4.1档案分类合同档案按类型+部门+时间分类：类型：诉讼代理、非诉服务、顾问、劳动、采购等；部门：民事业务部、刑事业务部、商事业务部等；时间：按签署年度、季度归档。4.2保管要求原件保管：合同原件由行政部统一存放于专用档案柜，防潮、防火、防盗，定期检查档案完整性。电子保管：电子版合同存储于律所加密服务器，设置访问权限（如业务部门仅可查阅本部门合同，风控部门可查阅全部合同），定期备份防止数据丢失。4.3保管期限诉讼代理合同：保管至案件终结后5年；常年顾问合同：保管至服务期届满后3年；劳动合同、采购合同：保管至履行完毕后3年；涉及重大权益或纠纷的合同：长期保管（不少于10年）。4.4借阅与复制内部借阅：律所人员借阅合同档案，需填写《借阅单》，经部门负责人批准，借阅期限不超过7日，逾期需续借。外部借阅：司法机关、客户等外部单位需借阅或复制的，需律所负责人批准，登记用途、时间，必要时要求对方出具《保密承诺》。第五章风险防控与争议处理5.1风险识别与预警日常排查：业务部门与风控部门每季度联合开展合同风险排查，重点识别以下风险点：主体风险：对方经营异常（如停业、注销）、涉诉被执行；条款风险：合同条款歧义（如“服务完成后付款”未明确“完成”标准）、违约责任约定过轻；履行风险：对方逾期付款、己方服务成果不符合约定。排查后形成《风险报告》，提出防控建议（如“要求对方提供履约担保”“修订合同模板中的付款条款”），报管理小组审批后实施。预警机制：对高风险合同（如对方被列入失信名单、多次逾期履约），启动预警程序：暂停新服务内容的开展，与对方协商风险应对方案（如调整付款方式、增加担保措施），必要时采取保全措施（如诉前财产保全）。5.2争议处理合同履行发生争议时，按以下流程处理：1.内部评估：业务部门会同风控部门评估争议性质（如合同违约、侵权）、责任归属（己方是否存在过错）、证据充分性（如是否留存对方违约的书面证据），制定《争议处理方案》（协商、调解、仲裁或诉讼）。2.协商与调解：优先通过协商解决，由经办人牵头，风控部门提供法律支持，拟定《协商方案》（明确谈判底线，如“对方需支付违约金并继续履行合同”）。协商不成的，可申请行业调解（如律协调解委员会）或第三方调解（如商事调解中心），留存调解记录（如调解协议、会议纪要）。3.仲裁与诉讼：需通过仲裁或诉讼解决的，由风控部门指定律师代理，整理证据材料（如合同、履约记录、沟通函件），制定诉讼策略（如“主张解除合