《商务英语写作》电子教案

PartOneBusinessEnglish&BusinessEnglishWritingPrinciplesUnit1

What&HowtoLearninBusinessEnglish我们学生学习商务英语，往往不知怎样学，学什么很迷茫。下面，我们就着重谈一谈怎样学习商务英语这一问题。

一、掌握商务英语语汇句型，熟悉商务英语篇章

既然商务英语包括众多的领域，那么，学习者该从哪些方面人手呢?有些商务英语学习者参加了正规院校的商务英语课程或参加过社会力量办学的商务英语短期课程的学习，但仍觉得对商务英语了解甚少。有的学生参加商务英语课程只是为了参加BEC这样的商务英语考试。考试通过获得了合格证书，他们仍然觉得还没有入商务英语的门。这种现象非常普遍。有的学生尽管拿到了BEC考试证书，通过的级别也高，但是，在实际的国际商务活动中仍然感到力不从心，其主要原因就是商务英语基础不牢，国际商务的有关知识贫乏。

所以，学习商务英语首先要从英语语言基础入手，由于商务英语涉及到英语的听、说、读、写、译，商务英语学生必须在这些方面有一定的基础。提高听、说、读、写、译水平最根本的办法就是要掌握尽可能多的商务英语词汇、短语、句型和商务英语习惯表达法。商务英语的学生都有一定的英语基础，但对有关商务的词汇、短语、句型掌握得不多，对商务英语语篇不熟悉，因此，首先应该从商务英语词汇等方面开始。下面，就让我们来看一看商务英语词汇等方面的特点。

1、商务英语词汇

英语词汇多达几十万，并且词语表义较为灵活，对上下文的依赖也较大。如，“board”一词，本义为“木板”，但在不同上下文中，可以表示“车”、“船”、“伙食”、“会议桌”、“委员会”等。而在商务英语中，“board”往往用来表示“董事会”，如，“chairmanorpresidentoftheboard”（董事会主席或董事长）；或者，它经常用在FOB(FreeonBoard，离岸价，船上交货价)价格术语中，意思是“船”。

在商务英语中，有着许多通过引申、转换、添加等手段而获得的有别于普通英语词义的具有“新义”的“旧词”。例如：

literature在普通英语中，它表示“文学”；而在商务英语中，它则表示“printedmatters,includingleaflets,instruction,productcatalogue,pricelist,etc.(文字宣传资料，诸如产品说明书、产品目录、价目表等)”。e.g.

Inordertomarketournewproduct，wehaveprintedfineliterature．(为了推销新产品，我们印了精美的宣传资料。)

claim在普通英语中，它的意思是“要求，认领”；而在商务英语中，它则表示“demandorrequestforathingconsideredone’sdue(索赔)”。e.g.

Weclaimedonthatshippingcompanyforthelossinvolved．（我们向轮船公司就有关损失提出索赔。）

reference在普通英语中，它表示“参考，查阅，提及”；而在商务英语中，它的意思是“personsorfirmsnamedbyacustomeraskingasupplierforcredit,fromwhomthesuppliercangetinformationaboutthebusinessreputationofthecustomer(担保人，证明人)”。e.g.

MyreferencewillprovetoyouthatIamefficientanddependable.(我的担保人将向你证明我的工作是高效的，并且我是可信赖的。)

除了属于英语共核部分(Englishcommoncore)的词汇以外，商务英语还有着其特别的专门词汇。例如：

backlog:orderstosupply,needingtobedealtwithquickly(积欠未交货的订单)e.g.

Wehavealargebacklog.(我们积压的订货甚多。)

in-tray:trayforincomingdocuments(放在办公桌上用来装收到的文件的容器，收文篮；用于盛放将要发出去的文件的容器叫out-tray,发文篮)e.g.

Whenlamaway，pleasehelptocheckmyin-tray.(我不在的时候，请帮我查看我的收文篮。)

overheads：routineadministrativeandmaintenanceexpensesofabusiness(公司的日常开支，如电费、文具费、汽车油费等)e.g.

Wehavesomemoneyindeed，butweareverysorrythatwecannotreturnthemoneynow，aswehavetoconsiderouroverheads.(我们确实有些钱，但是，非常抱歉，我们目前不能还这笔钱，因为我们得考虑我们的日常开销。)

2、商务英语短语

在商务英语背景下，通过搭配而形成了许多专用于商务英语的具有商务特征的短语。例如：

outstandingaccounts：accountsthatareoverdueforpayment(到期未付的帐)e.g.

Wehopetheoutstandingaccountcanbesettledwithinthismonth．Otherwise，ouraccountingdepartmentwillconsiderchangingtheconditionsofpaymentforfutureorders.(我们希望你方本月能将欠帐结清，否则，我方财务部将考虑改变定单支付条件。)

debitnote：anoteinaformsimilartoaninvoicebutusedwhereaninvoicewouldnotberightforthepurpose.Thedebitnoterelatestocharges,suchasfreight,extratoamountsalreadyinvoicedforgoods,andisalsousedtocorrectmistakessuchasanamountunder-chargedinaninvoice.(借项通知单，指卖方通知买方更正错误的文件，即：通知买方，因其错误而要借记(增加)买方应收账款账户，向对方补收钱；与之相对的是creditnote（贷项通知单）。)e.g.

Weshallofcourserefundtoyouthepremiumuponreceiptofyourdebitnoteor,ifyoulike,youmaydrawonusatsightfortheamountrequired.(一收到你们的索款通知单，我们当立即把保险费付还给你们。如果你们愿意的话，也可以开即期汇票向我们收取所需金额。)

unsocialhours：timeforoverwork(与社交活动冲突的时间、加班的时间)e.g.

Weshouldemphasizethelargeextrabonusforworkinginunsocialhours．(我们应当重视对额外加班发高额奖金。)

flexitimesystem：systemofflexibleworkinghours(弹性工作制度：一种根据工作特点灵活确定上下班时间的工作制度。例如，某人每天工作的八个小时内，只有从上午十点钟到下午三点钟是一天中最忙的时间，那么，经商定他可以不在正常的上午八点钟上班，在晚些时候到公司上班；下午也不一定在规定的五点钟下班，可以提前下班。他集中精力的工作时间(如10：00～15：00)叫做coretime，灵活的工作时间叫做flexiband)e.g.

Thefirstitemontheagendaisadiscussionofthemanagement'sproposalsonflexitimesystem．(会议安排表的第一项是讨论资方提出的弹性工作制。)

livingoutofasuitcase:oftengoonbusinesstrips(经常出差在外)e.g.

Myhusbandisasales-manager．Heisamanlivingoutofasuitcase．(我丈夫是销售经理，老是出差在外。)

makefiveclerksredundant：dismissfiveclerks(裁员五名)e.g.

Ourbranchisbadlyoverstaffed．Wehavenowdecidedtomakeeightclerksredundant．(我们分公司严重超员，我们已经决定裁员八名。)

3、商务英语句式结构

由于英语使用许多连接词，所以，句式结构比较灵活多样。但商务英语属于正式文体，因此，它有着典型的书面英语句法特征：句子结构较为复杂，句式规范，文体正式，尤其在商务合同协议中更是如此。请看下例：

If,whetherduringtheexecutionoftheworksoraftertheircompletionandwhetherbeforeoraftertherepudiationorotherterminationofthecontract,betweentheEmployerandtheContractorarisesanydisputeinconnectionwith,orarisingoutof,theContractortheexecutionoftheworks,includinganydisagreementbyeitherpartywithanyaction,inaction,opinion,instruction,determination,certificateorvaluationoftheEngineer,themattershall,inthefirstplace,bereferredtotheDisputesReviewBoard.(无论是在工程执行过程中，还是在工程完成以后，也无论是在放弃合同或其他终止合同之前或者之后，如果业主与承包商之间出现任何与合同或工程执行有关的或因合同或工程执行而引发的争端，包括任何一方对工程师的任何行动、不行动、意见、指示、决定、证书或评价所产生的异议，那么该争端应首先提交争端审核委员会。)

同时，商务英语的句式结构也趋于简短。例如：

Weherebyconfirm．．．/Thisistoconfirm...兹确认……

Ourfirmhadabadyearlastyear．去年我公司年景不佳。

Enclosedpleasefind．．．随函附上……，请查收。

Ican’tshareyourviewonthat．对此本人不敢苟同。

这些句型看似简单，但要做到在从事国际商务活动中对这些常用句型信手拈来、应用自如，也非易事。

4、商务英语篇章结构

商务英语有别于普通英语。商务英语是在买卖商品或服务的商务活动中使用的各种正式与非正式文件，或者说，商务英语主要是商务应用文英语，说明论证性文章占绝大多数，如：商务信函、备忘录、商务报告、广告、合同协议等。因此，商务英语一般采用演绎或归纳等论证方法或因果、对比比较、过程分析、说服、陈列等说明方法来组织构建文章的篇章。

从整个商务英语语篇的角度来讲，商务英语篇章具有完整（completeness）、简洁（conciseness）、具体（concreteness）、正确（correctness）、清晰（clarity）、礼貌（courtesy）和体谅（consideration）等七个特点（庄学艺、周耀宗，1993）。

1）完整(completeness)

在商务英语使用过程中，我们应力求内容完整。商务英语篇章的完整性特点要求商务英语文书涵盖写信人希望收信人做出积极反应的一切情况及问题，或者回答对方来信提出的全部问题或要求。在订货时，则需要写清所需商品、何时需要、收货人和收货地点及付款方式等。

2）简洁(conciseness)

置身于商务领域的专业人士大都根忙，没有时间阅读过长的商务文书，特别是商务信函，所以，各种商务信函应当在涵盖各种必须陈述的信息的基础上做到言简意赅、文字简洁。完整性和简洁性两个特点相互制约，相辅相成。

3）具体(concreteness)

商务文书应力求具体、明确、形象，力避含糊，空泛、抽象。在给对方做出明确反应的信或答复对方的要求或问题的信中，尤其需要做到表述具体化。如在报盘、还盘、理赔时，需要使用具体的事实和数据。在名词和动词的使用上，多使用意义明确的词。

4）正确(correctness)

商务文书内容(如事实、数据等)必须以准确的语言和商务套语加以表达，不得出半分差错，否则会给自己公司带来重大经济损失。

5）清晰(clarity)

商务文书应主题突出，层次分明，可读性强。其内容应明白易懂，无模棱两可、含糊不清、陈词滥调等现象。为了表达的清晰性，有时需要附上范例、说明、图示等。其语言形式要简单、直接、明了，尽量多地使用熟悉的短词和口语体词。

6）体谅(consideration)

体谅，即多从对方角度出发(you-attitude)，理解并体谅对方的需求、愿望、感情，着重正面、肯定地谈问题，尽量避免从否定角度谈。

7）礼貌(courtesy)

写商务文书应本着真诚体贴、有礼有节、不卑不亢的态度。表达方式应委婉、积极，措词得当。

二、学习培养商务英语的听说读写译能力

在学习掌握了英语基础知识和基本技能的基础上，我们必须学习掌握商务英语的听说读写译能力。这是我们毕业后就业谋职的本领。要学习掌握商务英语的听说读写译能力，我们应熟悉各种商务英语题材和体裁的口语书面文字，就商务英语这种特别英语进行大量的听说读写译的实践训练活动。通过商务英语的学习，我们必须掌握商务英语交流谈判的能力，熟悉并掌握商务英语应用文的写作技能和书面交流、谈判、交易的能力，学习并掌握商务英语口笔译能力。

三、熟悉世界经济贸易组织

学习国际商务英语不能不了解常见的国际贸易、国际经济组织。尤其是当今世界经济趋

于全球化，WTO成员国都遵守同样的国标贸易游戏规则，我们更有必要了解一些著名的国际经济贸易组织及其性质与职能，只知道这些组织的英语名称是不够的。例如，只知道APEC

是AsiaPacificEconomicCooperation的缩略语还不够。有必要了解APEC是一个成员间就

经济贸易问题进行协商的论坛，它不是一个政策谈判机构。又如WTO，大家都知道它是WorldTradeOrganization的缩略。但你知道WTO与GATT(关贸总协定)的关系吗?这样的问题对学习国际商务英语的人来讲都有必要掌握。

四、熟悉国际商务英语有关行业的基本术语及其内涵意义

如前文所述，国际商务英语涉及到国际贸易、经济等各个领域。对涉及到的这些领域的基本词汇必须了解，并且对有关的内涵意义也需熟悉。例如，只知道L／C是LetterofCredit(信用证)的缩写仍不够，需要了解信用证的含义、作用甚至它的操作流程。MarketingMix意思是营销组合，那么，营销组合到底指什么呢?我们必须知道MarketingMix指的是4P’s。4P's指四个以P开头的英语单词，即：Product，Price，Promotion,Place。再例如，FOB、CIF分别来自FreeOnBoard，Cost，Insurance，Freight，只知道它们的意思是离岸价格和到岸价格同样不够。要了解它们的不同之处，买方和卖方的基本义务和权利等。

五、学习国际商务常识，略知相关专业知识

国际商务英语学习者需要掌握“一个中心，四个基本点”，即：以国际贸易为中心，以国际经济、国际金融、营销策略、国际商法为基本点。

国际贸易是国际商务的基本形式。学生可以选定一本经典的国际贸易(进出口业务)的中

文版教材，认真学习、仔细研究，搞清国际贸易的一些基本原理，熟悉进出口业务的基本操作流程，然后，学习掌握国际贸易中常见的英语术语。

一个中心：国际贸易知识。

学生需要了解：

(1)买卖合同、买卖确认书、协议等国际贸易常见法律文本。

(2)贸易中货物及与之有关的知识。

(A)商品的质量、数量

(B)商品的包装、检验

(C)有关商品的术语(如13个贸易术语)

(3)货物的交付。

(A)国际贸易运输方式(海洋运输、铁路运输、航空运输、集装箱运输、国际多式联运等)

(B)交货与装运概念

(4)国际货物运输保险。

(5)国际支付。

(A)汇票、本票、支票

(B)托收、汇付

(C)信用证

(6)索赔与仲裁。

(7)国际贸易方式。

(A)经销与代理

(B)拍卖与寄售

(C)招标与投标

(D)对等贸易

(E)对外加工装配业务

(F)期货交易

必须说明，商务英语学习者学习国际贸易并不需要像国际贸易专业的学生那样学透、学

精，只需对国际贸易的基本原理比较熟悉，另外，更重要的是要学会有关的英语表示法。

四个基本点：国际经济、国际金融、营销策略、国际商法。

在掌握了国际贸易的基本知识基础上，商务英语学习者，对“四个基本点”只要求掌握最基本的概念。

(1)国际金融：外汇、国际收支、货币的一般知识。

(2)国际经济：4C规律(Competition，Contradiction，Coordination，Cooperation)等。

(3)营销策略：市场调研、营销组合、目标市场、战略营销等。

(4)国际商法：合同、WTO协定文本(基本常识)、知识产权等。

(5)常用的国际商务单证和图表：国际商务活动中经常涉及到一些单证和图表。

单证方面有：

报价单(Quotation)，定货单(OrderForm)，买卖合同(Contract)，信用证(LetterofCredit，L／C)，提单(BillofLading，B／L)，航空运单(AirWaybill)，装箱单(PackingList)，装船通知书(AdviceofShipment)，保险单(InsurancePolicy)，商业发票(CommercialInvoice)等等。

图方面有：

柱型图(BarChart)，饼型图(PieChart)，流程图(FlowChart)，曲线图(Graph)，组织树

型图(OrganizationChart)，分类树型图(ClassificationChart)，商务地图(MapforBusiness

Purposes)，象形图(Pictograph)，运输标志(ShippingMark)等等。

表方面有：

项目表(Table)，价目表(PriceList)，日程安排表(Agenda)，资产负债表(BalanceSheet)，损益表(StatementofProfitandLoss)，利润表(IncomeStatement)等等。

其中，资产负债表是反映企业在一定日期，如月末、季末、年末各项资产、负债和投资人权益状况的会计报表。通过分析该表，可以了解资产、负债、投资人权益的结构是否合理，是否有充裕的偿债能力，企业的财务实力如何等。损益表指载有企业全部资产和全部负债的明细表，用以及时反映某一特定时期的资产净值。利润表是反映企业在月份、季度、年度内实现的利润或发生的亏损情况的报表。它是一张动态报表，可利用它来评价企业的经营成果。

对单证的掌握程度是：能看懂有关单证，了解单证功能，对其中的一些常见术语需要有进一步的了解，如合同中所涉及的术语：forcemajeure(不可抗力)，inspection(商检)，irrevocable

L／C(不可撤消信用证)等。

对图表的掌握程度是：能看懂图表，制作图表，能将文字和图相互转换。

六、密切了解国际商务最新动态

国际贸易、经济、金融等一切国际商务活动在不断的变化。国际商务英语学习者必须密切注意这一切变化，包括国际和国内的商务动态。可以通过因特网、电视、广播的经济及金融节目、报刊杂志获取有关信息，了解新词汇。

此外，经常阅读英语经贸文章，除了了解经贸动态，还可以学习有关英语表示法。“China

Daily”，“BeijingReview”等中国出版的报刊可以学到中国改革开放中一些新的英语翻译。

如：quickenthemodernizationdrive加快现代化步伐，anti-dumpingcode反倾销守则，等等。Unit2

BusinessEnglishCharacteristicsViewedfromtheViewpointofFunctionalLinguistics语场(Register)是语体（Variety）使用的领域或范围，它与语言的概念功能（ideationalfunction）相关联；语式是交际中语体使用的方式或渠道，它与语言的语篇功能（textualfunction）相关联；语旨有两层含义，一是语言使用者的地位和相互间的关系，二是语言使用者使用某一语体的意图。Halliday&Hasan指出：“语域是由多种情景特征——特别是指语场/话语范围(fieldofdiscourse)、语式/话语方式(modeofdiscourse)和语旨/话语基调(tenorofdiscourse)的意义——相联系的语言特征构成的”。下面，我们着重探讨商务英语语域的三个参数：语场/话语范围、语式/话语方式和语旨/话语基调，并分析其语言特点。

商务英语的语场是商务，它涵盖商务活动的全过程，包括商务业务关系的建立巩固、询盘、报盘、还盘、确认、签约、包装、装运、议付货款等等。商务业务活动牵涉面广，信函等商务英语应用文写作往来伴随着每一宗业务的启动、开展和结束。商务英语既有其他语体也有的共核（commoncore）部分，还有其独特的语式。十几年前还十分流行的电报电传，因编码解码过程繁琐、信息传递性能低下和麻烦耗时等缺陷，已逐渐被淘汰；取而代之的是用明语表达的方便快捷的电子邮件和电子传真。但其内核仍是传统的商务信函。从体裁和传播渠道来看，商务英语所使用的语篇结构均不繁复冗长，而是简洁扼要。撰写商务英语应用文旨在解决商务开展过程中的具体事务，其中牵涉到信息咨询和答复、业务磋商、建立业务关系、索赔理赔等语用功能。其最终目的是使商贸业务运作顺利进行并进而赢利。由于商务工作者深谙“商海行舟，不进则退”和“时间就是金钱”的道理，又有成为业内佼佼者的目标，同时还懂得在经商时“需要有国际上接受的行事方式以使来自不同文化、说不同母语的人们能很快地、更自如地相处”(Ellis&Johnson1995)，因而他们大都积极进取、惜时如金并注重贸易往来中的社交礼仪。这种意识、心态和行为准则在商务英语中留下了相应的文体标记(stylemarker)。具体地说，他们使用的商务英语目的性强，选词恰当、精确，用语礼貌，意思清晰，行文简约。这就是商务应用文英语的语言变体，就是在商务这一特定社会情境中形成的所谓商务英语语域。

1、商务英语应用文话语范围及其语言特点

话语范围，简单地讲，是指发生了什么事，表示发生的一系列事件和事件的参与者，和事件发生的环境因素，如时间、地点、原因、伴随者等。韩礼德认为，话语范围指一些有目的的活动，包括题材。正因为话语范围是一些有目的的活动，它有着很强的“可预见性”，它能告诉我们进行的是什么活动。商务英语书面谈判是具体社会活动，它的话语范围是社会承认的谈判活动，其语言选择围绕着如何维护一方利益，要求另一方接受某些要求，最终达成一致意见或协议。

商务英语书面谈判中的话语范围常常是约定俗成的，比如，询盘回函开头通常表示一番谢意，使用较正式的感谢之辞：Wehavethepleasureofinformingyouthat...或Wehavethepleasureofacknowledgingreceiptofyourletterdated...然后再谈及正事，诸如报盘：Asrequested,weareofferingthefollowingsubjecttoourfinalconfirmation.

有时，为了提出某项要求，可以谈到以前的业务往来和良好合作、国际市场形式、客户的反映等等，为道出要求做铺垫或前期服务，这是一种交际策略。商务英语书面谈判总是围绕“一件事情”进行，一般是双方不同意、有争议的事情，如：价格、保险、交货时间、付款方式等，如信函内容应包含我方主张、要求及提议等。很显然，话语范围的选择决定于所谈的内容、商务信函写作者的经验与水平等。同时，商务英语书面谈判的每一环节也决定着它的话语范围，如使对方随我方的步调、提出要求、适时反击、打破僵局、结束等等。例如：Itisnaturalthatallparentswishtoseetheirsonsanddaughtersgrowuptobestrongandhealthypersons;however,manycasesfailtheirexpectations....doctorsdiagnosethesymptomaslackofnutrition....Nowanewkindofnutritionalsupplementforchildrenhasbeenproduced...（使对方随我方的步调）；...Ifyouhavechildren,domakeapointtobuyabottleforthem(提出要求)；Theevidenceyouhaveprovidedisinadequate,therefore,wecannotconsideryourclaimasrequested(适时反击)；...weshallmeetyouhalfwaybyreducingourpriceto...(打破僵局)，等等。

商务英语书面谈判的每一步必须通过语言的交际加以实现，而实现同一目标的语言在用词和结构上有其共性。这就是商务英语语言变体。

2、商务英语应用文话语方式及其语言特点

“话语方式指语言在实现社会行为中起的作用。”(Martin，1992)话语方式与符号现实相关。商务英语信函等应用文是经过慎密计划的比较特别的书面语，因此，它在谴词造句、语篇建构等方面均有其语体特征。

在谴词造句方面，商务英语信函等应用文使用较多的商务英语术语或缩略语，如：L/C,FOB,W.P.A.,Blading等。适当使用商务英语术语，特别是言简意赅的缩略语，可避免冗长的解释，简化交易过程，提高工作效率。另外，商务英语信函等应用文这一比较正式语体要求措辞庄重、典雅、严谨、正式。在词汇方面，商务英语信函等应用文常用learnedwords替代popularwords，如：用forward替代send,用beinapositionto替代beableto；商务英语信函等应用文使用较长较正式的词块（lexicalphrases），如：像“havemadethenecessaryarrangementsto...”这样的verbalgroups和像“L/Ctobeestablishedinourfavor”这样含有较长后置限定语的nominalgroups。在句法结构上，结构庄重的“Asweareinthemarketforyour...,weshouldbepleasedifyouwouldsendusyourbestquotations.”比口语化的“Pleaseofferusyourbestpricesbecausewearereadytobuyyour...”更符合商务英语应用文规范。

在语篇建构方面，商务英语应用文除了其特定格式之外，它有着实现其特定语篇功能的建构方法，如陈列法(Datademonstration)。陈列法可提高信息传达的效率。商务业务离不开询盘、报盘、下单、开证和装运单证等与数据、交易条款密切相关的程序。此类信函的最佳语篇建构方法是将相关数据列表制单。例如，报盘按品名、数量、货号、单价、包装、付款方式等项列表或分述，如：

Thankyouforyourletterof15thMay.Wearegladtoofferyouthefollowing:

a.Commodity:Soybeans,Heilongjiangorigin,2002crop

b.Quantity:300metrictons

c.Price:US$600permetrictonFOBDalian

d.Packing:Inordinarysecond-handgunnybags

e.Shipment:InOctober,2002

f.Payment:Byconfirmed,irrevocableL/Cpayablebydraftatsight.

3、商务英语应用文话语基调及其语言特点

话语基调是指参与者的角色关系，包括长期的社会角色关系，即‘第一级社会角色’(thefirstordersocialrole)关系和暂时性的、动态的交流角色关系，即‘第二级社会角色’(thesecondordersocialrole)关系(Halliday，1978)。我们可以分别用社会基调(socialtenor)和交流基调(interactionaltenor)来表示两者(张德禄，1998)。

从较稳定的、静态的角度讲，话语基调指交际者在文化语境中的角色关系，它不是指独立的个体所代表的绝对特征，而是总是在与其他交际者相比较而表现出来的相对特征，是错综复杂的社会关系网络中的一个节点。在商务英语应用文中，有写信人与收信人(writerandaddressee)、买方与卖方(buyerandseller)、报盘方与受盘方(offererandofferee)、投保人与保险人(theinsuredandtheinsurer)等之间的交际关系。社会基调有三个次范畴：地位、参与程度和情感。地位可以有同等地位和不同等地位之分。地位所涉及的交互性受其他因素的影响，如情感、熟悉程度等。因此，合乎自身地位的言语才是与身份相称的，与语境和谐的言语。

从暂时性的、动态的情景语境角度讲，话语基调是指交际者在情景语境中的角色关系。根据韩礼德的功能语法(1985c/1994)，角色可以概括为两类：给予和求取，从而形成两对交流角色关系：给予者／接受者，求取者／提供者；交流物也可分为两类：信息(information)与物品和服务(goods&services)。所交流的信息与物品和服务都有合意(desirable)与不合意(undesirable)和受益(beneficial)与不受益(unbeneficial)之分。合意性(desirability)和受益性(beneficiality)密切相关，是主观反应(合意性)和客观结果(受益性)的关系，都能直接影响交流进程和交流所用的语言(张德禄1989)。例如，在外贸信函中，为了求取或接受信息与物品和服务，一方常使用劝说法(Persuasion)来说服另一方给予或提供该信息与物品和服务。由于外贸信函的主要功能之一是对对方的态度和行为施加影响，因此，劝说法广泛应用于这类信函。劝说法通过摆事实、讲道理说服对方相信我方产品或服务质优价廉，相信我方要求或申诉合情合理，相信与我方的合作有利可图……。根据环境、对象、内容选用最恰当的言语体式，以造成和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。

DearSir,

Youoftenspeakofagoodfriendastrustworthy,thoughtful,anxioustoplease,honorable,andworthyofyourfriendship.

Astorecanhavethesamequalities.Itcanbehuman,courteous,considerateofitscustomers,andthoroughlyreliable.

That’sthekindofstorethisis.Itisexactlythekindofstoreyou’drunyourselfifyouwereintheclothingbusiness.

Weareanticipatingthepleasureofshowingyouourlateststylessoon,whetheryouareinthebuyingmoodornot.

Sincerelyyours,

此信采用了恰当的商务书信格式、比较正规的商务书信语体。在信中，写信者针对潜在客户，为了说服他们变成真正客户，使用了一系列的表达真诚、友好、善意（Goodwill）词汇，如：trustworthy,thoughtful,anxioustoplease,honorable,worthyofyourfriendship,human,courteous,considerateofitscustomers,thoroughlyreliable,pleasure,latest,etc.这些词汇有助于构成亲昵的语气，使潜在客户爽心悦目，较易接受，从而就达到了写信目的。Unit3

TactMaximUsedinBusinessWriting得体性修辞原则(TactMaxim)，就是适合语言环境，用语恰如其分。张志公认为，“所谓得体，就是在这样的场合，同这样有关系的一些人说一件事，怎样说最恰当，合乎这种场合的要求，合乎听话人和说话人相互关系的要求。”其中，最为重要的就是一个“合”字。这个“合”，即合境、合位、合礼、合俗、合式。王希杰（1996）认为，得体性是评价话语好坏最重要的标准，也是决定话语表达效果最重要的因素。他还进一步解释说，得体性指的是语言材料对语言环境的适应程度。得体性，这个礼貌原则中最基本的一条原则，必须在商务英语写作中得以不折不扣地遵守。

1、“合境”准则在商务英语写作中的应用

合境，就是适合语境、合乎时宜。语境应该是宏观的社会环境和微观的言语环境的统一。宏观的社会环境，也就是通常说的时代背景，包括社会制度、政治气候、时代思潮、人文状况等。微观的言语环境，即特定场合中特定的话题制约下的交际环境。时代背景和交际环境总是处于运动变化的状态，既互相联系又互相区别。相对于某一时间某一空间的环境才构成具体的语境。语境不同，说的话自然不同，话的说法也会不同。只有适合于具体语境的言语才能在交际对象的文化心理上产生呼应和沟通，收到预期的交际效果。商务英语写作不无例外地要遵守“合境”这一准则。“合境”这一准则在商务英语写作中的应用表现在下述两个方面。一方面，商务英语写作所使用的语言必须符合当时的文风和书信等商务英语应用文用语的潮流。例如，二十世纪五六十年代，商务英语书信写作倾向于使用烦琐、冷僻难懂的行话，而在今天，商务英语书信写作所使用的语言则趋于直截了当、言简意赅、比较随便的日常用语。尤其甚者，美国人认为，在商务英语书信写作中使用口语体语言可以制造更加友好和谐的气氛。试比较：

a)Iwouldliketotakethisopportunitytoinformyouthat,onandafterthisdate,ourbusinesswillbecarriedonunderthestyleofBrown&Co.就此机会，我们从此以后将以布朗公司的名义营业，特此奉告。（繁冗老套，但是，这种文风在二十世纪五六十年代十分盛行。）

b)IinformyouthatourbusinesswillbecarriedoninthenameofBrown&Co.onandafterthisdate.我们通知你们，我们从此以后将以布朗公司的名义营业。（简洁易懂，这种文风在当代商务英语书信写作中非常流行。）

另一方面，商务英语应用文写作所使用的语言必须符合特定的语境，这就是所谓“看菜吃饭”、“量体裁衣”的道理。例如，商务英语书信的结束语（Complimentaryclose）必须与称呼（Salutation）相适应相匹配。换言之，写信人要根据不同的称呼选用恰当的结束语。一般来说，关系亲密的程度越高，选用的商务英语书信结束语和称呼就越随便(lessformal)；关系亲密的程度越低，选用的商务英语书信结束语和称呼就越正规(formal)。

2、“合位”准则在商务英语写作中的应用

合位，就是适合位置。人是在社会群体中生活的．各有不同的岗位、职业。“合位”的言语才是与身份相称的，与语境和谐的言语。比方说，致信的对象是一位老友，我们写信就可以采用比较随意轻松的腔调语气。但是，如果致信的对象是一位地位职位高于自己的人，那么，我们写信时就要挑选合适的语言文字表示出敬意。在商务英语书信等应用文写作中，用语的语气腔调是否“合位”是衡量书信语言是否得体的一个重要方面。可以说，讲什么话是“合位”问题，讲话内容的深浅和技艺的高低是修养问题，适合身份，就是既要“合位”，又要显得有修养。请比较分析下面三句商务英语书信用语：

a)WeaskyoutoenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf．我们要求你方代表我方查询米兰一家公司的财务和信用状况。因为此句用了“ask”一词，听起来有一点命令的口气，因此，此句的语气腔调就显得不合说话人的身份。所以，这句话应改成：b)WewouldlikeyoutoenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf．我们希望你方代表我方查询米兰一家公司的财务和信用状况。或：c)Weshouldbegrateful(obliged)ifyouenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf．你方若代表我方调查米兰一家公司的财务和信用状况，我们当十分感激。

后两句分别使用了“wouldlike”和“shouldbegrateful(obliged)”，因此，就显得比第一句更适合自己的身份，因为这是你在求别人为你办事。

3、“合礼”准则在商务英语写作中的应用

合礼，就是符合礼貌。礼貌是人际和谐的一种粘合剂。有礼貌是有修养的表现。美国语言学家布朗提出言语交际的“礼貌原则”，美国哲学家格赖提出言语交际的“合作原则”，都是一个意思。杰弗里?利奇在《语用学原理》中将得体作为礼貌原则的六条标准之一。足见礼貌与言语得体有不可分割的关系。在言语交际中，礼貌是得体性的一项重要内容。要做到合礼，我们在商务英语书信交往中，首先要注意礼貌用语的使用。例如：Manythanksforyourfavorofyesterdaywithacheck,value$600,000,whichwehavepassedtoyourcredit.谢谢您昨日来函。同函附寄的面额为600，000元的一张支票，我们已记入贵方贷方帐户。其次，即使我们在信中谈的是诸如索赔理赔之类的不愉快的事情，我们也要不失礼貌。甚至在回复不那么客气礼貌的书信时，我们也得注意保持风度，做到有礼有节。试比较：

a)YourletterinreplytooursofMay18camethismorning,andnowwedonotunderstandanymoreclearlyyourcomplaintthanwedidbefore.你方给我方五月十八日的去信的回信已经收到。你方的抱怨，我方一直搞不明白。

b)ThankyouforyourletterofMay20.Inorderthatwemaybeofthegreatestpossiblehelptoyou,willyoupleasetellusjustwhatyouwishustodoaboutthematters.贵方五月二十日的回信已收悉，特此致谢。为了尽