会议纪要撰写与审核标准化指南

会议纪要撰写与审核标准化指南一、指南概述本指南旨在规范企业内部各类会议纪要的撰写与审核流程，保证会议信息记录准确、完整，决议事项可追溯、可执行，提升会议管理效率与跨部门协作质量。通过标准化模板与操作流程，避免信息遗漏、职责不清等问题，为企业决策与项目推进提供可靠依据。二、适用范围与使用场景本指南适用于企业各类正式会议，包括但不限于：项目推进会：跟踪项目进度、协调资源解决瓶颈问题；部门例会：同步工作进展、明确阶段性目标；跨部门协调会：对接业务需求、明确协作分工；决策评审会：对重大方案、预算等进行审议与确认；专题研讨会：针对特定问题深入讨论并形成初步共识。三、会议纪要标准化撰写流程（一）会前准备：明确框架与分工会议信息前置确认会议组织者需提前明确会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员及缺席人员（注明原因），并同步会议议程与核心议题。示例：会议名称“2024年Q3产品迭代项目推进会”，议程包括“当前进度汇报”“技术难点讨论”“下阶段计划确认”三项。准备会议资料与记录工具提前分发会议背景材料（如项目计划书、数据报表），保证参会人员提前熟悉议题；记录人需准备会议记录模板（可参考本指南第四部分）、录音设备（需提前征得主持人同意）或速记工具，重点标注“决议事项”“行动项”“责任人”“截止时间”等关键信息。（二）会中记录：聚焦核心与关键信息区分“讨论过程”与“决议结论”讨论要点：客观记录各方观点（如“*技术部提出当前数据库功能瓶颈需优化架构”），避免主观评价；决议事项：明确最终结论（如“决议：优先采用分库分表方案，由*技术部牵头负责”）；行动项：必须包含“任务描述、负责人、配合部门（如有）、完成时限”四要素（示例：“任务：完成数据库架构设计方案；负责人：工程师；配合部门：运维部；完成时限：2024年8月15日”）。特殊信息标注对争议较大的问题，记录“多数意见”与“少数意见”；涉及保密信息或敏感数据，需标注“内部保密”，按企业保密制度管理。（三）会后整理：完善内容与格式规范初稿撰写会议结束后24小时内完成纪要初稿，按“会议基本信息-会议议程-主要内容-决议事项-行动项-附件清单”结构整理，保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表达。内容核对与补充与主持人核对决议事项与行动项，保证无遗漏或偏差；向参会人员确认存疑信息（如专业术语、数据来源），补充完整“会议主要内容”中的关键细节。（四）审核确认：分级把关与责任明确审核流程一级审核：由会议记录人提交初稿至主持人，重点审核决议准确性、行动项完整性；二级审核（如需）：涉及跨部门协作的会议，需由相关部门负责人审核职责分工与时间节点的合理性；最终确认：主持人签字确认后，按“分发范围”（参会人员、抄送部门、存档部门）进行分发。版本管理纪要需标注版本号（如“V1.0”）与修订日期，每次修改后更新版本，避免使用旧版本导致执行偏差。四、会议纪要模板会议纪要会议基本信息会议名称会议时间年月日时分至时分会议地点（会议室名称/线上会议）主持人记录人参会人员（姓名/部门，多人分行列举）缺席人员及原因会议议程1.2.3.会议主要内容议题一：[议程1名称]•讨论要点：-部门A提出：[具体观点]；-部门B提出：[具体观点]；•分歧与共识：-共识：[最终结论]；-分歧：[待解决问题]。议题二：[议程2名称]•讨论要点：-*[人员姓名]汇报：[数据/进展]；•关键信息：[核心数据、风险点等]。决议事项1.[决议1内容]（如：决议批准《项目预算方案》，交由*财务部备案。）2.[决议2内容]（如：决议同意调整项目交付时间，延期至X月X日。）行动项清单序号任务描述12附件清单1.[附件名称]（如：《项目进度表》）2.[附件名称]（如：《会议讨论稿V2.0》）下一步计划•[后续关键动作]（如：下周三前完成行动项进度同步。）分发范围参会人员：[姓名列表]抄送：[部门/人员]存档：[档案管理部门]主持人签字：______________记录人签字：______________确认日期：年月日五、撰写与审核关键注意事项（一）撰写注意事项客观性原则：严禁记录个人主观臆断，仅记录事实性内容（如“市场部建议增加推广预算”而非“市场部乱花钱”）。突出重点：优先记录“决议事项”与“行动项”，避免冗长描述讨论过程（如“技术难点讨论”可简化为“需解决数据库功能问题，方案待定”）。术语规范：统一使用企业内部标准术语（如“SKU”而非“商品编码”），避免歧义。及时性要求：初稿需在会后24小时内完成，保证信息新鲜度；审核反馈需在48小时内完成，避免延误后续工作。（二）审核注意事项责任到人：逐条核对行动项的“负责人”与“完成时限”，避免出现“待确认”“尽快完成”等模糊表述。逻辑闭环：检查决议事项与行动项的对应关系（如决议“优化用户体验”，行动项需包含具体优化内容、负责人及时限）。合规性检查：涉及预算、资源调配等决