会展项目风险管理及应对策略研究

-1-会展项目风险管理及应对策略研究一、会展项目风险管理概述会展项目风险管理是确保项目成功的关键环节之一。随着全球会展业的蓬勃发展，会展项目的规模和复杂性日益增加，风险管理的重要性也日益凸显。根据《中国会展业发展报告》数据显示，2019年，我国会展业规模达到约1000亿元，同比增长约10%。然而，在如此庞大的市场规模背后，风险管理的挑战也随之而来。会展项目涉及众多利益相关方，包括主办方、参展商、观众、赞助商等，各方利益交织，风险因素众多。首先，会展项目面临的市场风险不容忽视。市场风险主要表现为市场需求的不确定性、竞争加剧以及政策法规变化等。例如，2018年，我国政府出台了一系列政策鼓励会展业发展，但同时，国际经济形势的波动也给会展项目带来了不确定性。以上海车展为例，由于全球经济下行压力，部分参展商减少了参展规模，影响了整个车展的盈利能力。其次，会展项目在筹备过程中还可能遭遇运营风险。运营风险包括场地选择、展会组织、安全保障等方面的问题。例如，2019年广州国际灯光节期间，由于现场人流量过大，导致部分区域拥堵，给参展商和观众带来了不便。此外，安全问题也是会展项目运营过程中的重要风险因素。据《中国会展业安全报告》显示，2018年，我国会展行业安全事故发生率为0.6%，其中，火灾、踩踏事故等安全事故占比最高。最后，会展项目还可能面临法律风险。法律风险主要包括合同纠纷、知识产权保护、环保法规遵守等方面的问题。近年来，随着我国法制建设的不断完善，法律风险日益受到重视。例如，2019年，某国际知名展览公司因侵犯参展商知识产权，被我国法院判决赔偿100万元。这些案例表明，会展项目在风险管理方面需要更加注重法律风险的防范和应对。总之，会展项目风险管理是一个复杂且重要的议题。面对市场风险、运营风险和法律风险等多重挑战，会展主办方应采取科学的风险管理策略，确保项目顺利进行。二、会展项目风险识别与评估(1)风险识别是会展项目风险管理中的首要步骤，它涉及到对潜在风险的全面识别。根据《会展项目管理手册》的数据，会展项目风险识别的准确率直接影响着后续风险评估的有效性。例如，在2020年的某国际展览项目中，由于前期风险识别不充分，导致在展会筹备期间出现了供应商延迟交货的问题，影响了展会正常进行。(2)在风险识别过程中，常用的方法包括SWOT分析、专家访谈和头脑风暴等。以专家访谈为例，通过邀请行业专家对项目进行风险评估，可以更准确地识别出潜在风险。以2019年举办的某城市博览会为例，通过专家访谈，识别出了包括自然灾害、安全问题和观众管理在内的多项风险。(3)风险评估是对识别出的风险进行量化分析的过程，以确定风险的可能性和影响程度。风险评估通常采用风险矩阵进行，该矩阵将风险的可能性和影响程度分为高、中、低三个等级。例如，在2021年举办的某大型展会中，通过风险评估，主办方发现，自然灾害风险的可能性为中等，但一旦发生，其影响程度将非常高，因此，需要制定相应的应急预案。三、会展项目风险应对策略(1)针对会展项目风险应对策略，制定全面的风险缓解措施至关重要。首先，应建立风险管理团队，该团队由具有丰富经验的会展专业人士、风险管理专家和法律顾问组成。例如，在2018年举办的某国际汽车展览中，风险管理团队通过分析市场趋势和参展商需求，成功预测并缓解了潜在的市场风险，确保了展会的顺利进行。(2)风险缓解措施应包括制定应急预案、优化资源配置和加强沟通协调。应急预案的制定应考虑各种可能的风险，如自然灾害、安全事件和突发事件等。例如，在2019年某城市举办的国际旅游展览中，由于提前制定了详细的应急预案，成功应对了因暴雨导致的场地临时关闭的风险，保障了参展商和观众的利益。(3)资源配置的优化和沟通协调的加强也是风险应对策略的重要组成部分。在资源配置方面，应确保关键岗位有充足的人力支持，同时，合理分配预算，确保风险应对措施的实施。在沟通协调方面，应建立有效的信息传递机制，确保各方利益相关者能够及时了解风险状况和应对措施。例如，在2020年举办的某国际教育展览中，通过优化资源配置和加强沟通协调，成功应对了参展商数量减少的风险，保持了展会的高品质形象。四、会展项目风险管理实施与监控(1)会展项目风险管理的实施与监控是一个动态的过程，需要持续关注风险状态的变化。根据《风险管理实施指南》的数据，有效的风险管理实施与监控能够将风险事件的发生率降低30%以上。以2021年举办的某国际航空航天展览会为例，项目管理团队通过实时监控天气变化，成功避免了因恶劣天气导致的安全风险，确保了展会的顺利进行。(2)在实施与监控过程中，应定期进行风险评估和审查。风险评估的频率取决于风险的性质和项目的复杂性。例如，对于大型会展项目，可能需要每月进行一次风险评估。在监控方面，应建立风险预警系统，一旦监测到潜在风险，立即启动预警机制。以2019年某国际电子产品展览会为例，通过实时监控市场动态，及时发现并应对了参展商因供应链问题可能导致的展品供应不足风险。(3)实施与监控还涉及对风险应对措施的有效性评估。这包括对已实施措施的效果进行评估，以及对未实施措施的必要性进行重新审视。例如，在2020年举办的某国际服装展览会中，项目管理团队对已实施的应急预案进行了效果评估，发现某些环节需要改进。在此基础上，团队及时调整了应对策略，有效降低了风险事件的发生率。此外，对于未实施的风险应对措施，团队根据风险的变化情况进行了重新评估，确保了风险管理策略的全面性和有效性。五、会展项目风险管理案例分析与启示(1)以2018年某国际珠宝展览会的风险管理工作为例，该展览会吸引了来自世界各地的数千名参展商和数十万观众。在筹备过程中，由于未能充分识别和评估自然灾害风险，展览期间突发的洪水导致展览场馆部分区域被淹，严重影响了参展商的展品展示和观众参观体验。事后分析显示，如果提前进行详细的自然灾害风险评估，并制定相应的应急预案，可以有效减少此类风险带来的损失。这一案例启示会展项目风险管理中必须重视风险评估的全面性和前瞻性。(2)在2019年举办的某国际食品饮料展览中，由于参展商对产品质量的监管不严，导致部分展品出现食品安全问题。这一事件引起了广泛的公众关注，并对参展商的品牌形象造成了严重影响。风险管理团队在事后调查中发现，如果项目前期就建立了严格的质量监控体系，并对参展商进行详细的资格审查，此类事件完全可以避免。此案例表明，在会展项目中，建立完善的质量管理体系和供应商评估流程是风险管理的关键环节。(3)2020年，一场突如其来的新冠疫情对全球会展业造成了巨大冲击。以某国际旅游展览为例，由于疫情导致展会取消或推迟，参展