公文管理办法

公文管理办法

1目的和适用范围

1.1目的

为进一步提升XX信息技术股份有限公司（以下简称“XX”“公司”）

公文管理水平，使公文处理规范化、制度化、科学化，结合公司实际，

制定本管理办法。

1.2适用范围

本管理办法适用于公司各部门、各分（子）公司公文管理工作。

2术语和缩略语

公司电子公文、纸质公文包括公司管理文件统称为公文。

公司电子公文、纸质公文是公司行政管理过程中所形成的具有同等法

律效力和规范体式的文书，能被计算机处理、拷贝、存贮和现代数据通信

技术传送的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公司电子公文、

氏质公文处理的工作流程基本相同；电子公文介质的使用、保存，等同于

设质公文的使用、保存。

公文处理是指公文的办理、整理、立卷、归档等一系列相互关联、衔

接有序的工作。

3管理职责分工

发布日期：实施日期：

共14页第1页

综合管理部是公文管理主管部门，主要负责:

(1)制定公文管理办法和其他有关规定等；

(2)公司公文处理、审核、用印、归档和销毁等；

(3)指导、检查公司各级公文处理和考核工作；

(4)组织公文管理相关人员进行公文业务培训、交流以及协调公文

处理中有关问题的解决。

4公司公文标识

公文标识由发文部门和单位全称后加“文件”二字组成(也称公文版

头)是公司公文的标识，包括特定的公文标识。

(1)发文机关标识为“中共xx信息技术股份有限公司委员会、飞马智

科信息技术股份有限公司文件”，代字“XX发”；主要用于党委、行政联合

发文，传达上级文件精神及重要工作部署等。

(2)发文机关标识为“中共xx信息技术股份有限公司委员会文件”，

代字“XX委”；主要用于传达贯彻党的方针、政策和重要工作部署，转发上

级机关文件，批转下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作，发布干部

任免通知C

(3)发文机关标识为“xx信息技术股份有限公司文件”，代字“xx”；

主要用于传达上级机关的方针、政策、指示，部署全局性工作，安排公司生产

经营建设的年度计划及工作意见，发布公司重要规章制度和重要决定，批复请

求事项，发布公司专业管理领导机构和协调机构组成的通知，向上级机关报告、

请示工作，以及其他必须以公司名言办理的重要事项。

(4)发文机关标识为“xx信息技术股份有限公司工会委员会文件”，

代字“XX工”；主要用于传达上级工会组织的方针、政策、指示，部署全局性

工作，以及本单位开展各类劳动竞赛，技术比武和文体活动等。

发布日期：实施日期：

共14页第2页

(5)发文机关标识为“共青团xx信息技术股份有限公司委员会文件”，

代字“xx团”；主要用于传达上级团委的方针、政策、指示，部署全局性工

作，以及本单位开展各类劳动竞赛，技术比武和志愿者活动等。

(6)发文机关标识为“xx信息技术股份有限公司会议纪要”，代字“xx

纪要”。主要用于记载和传达由公司总经理助理以上领导主持召开的专业性

会议情况和议定事项。

(7)发文机关标识为“中共xx信息技术股份有限公司纪律检查委员会文

件”，代字“xx纪”；主要用于传达上级纪委的方针、政策、指示，部署全

局性工作，以及本单位开展纪委相关工作与活动等。

(8)发文机关标识为“中共xx信息技术股份有限公司保密委员会文件”

,代字“XX保密委"；主要用于传达上级保密委的方针、政策、指示，部署

全局性工作，以及本单位开展保密相关工作与活动等。

(9)发文机关标识为“xx信息技术股份有限公司管理文件”，主要用

于发布各类管理文件。

(10)发文机关标识为“xx信息技术股份有限公司+部室+文件”，用于

职能部门部署和推进本部门相关工作。

(11)发文机关标识为“XX信息技术股份有限公司总经理办公会议纪要”

,代字“XX经纪”。主要用于记载和传达总经理办公会议情况和议定事项。

5公司公文审签

公司公文先审核后签发是公文办理的基本原则，也是公文处理应遵循

的规定程序。除紧急重要文件外，各部门和单位要严格执行这一基本原则。

(1)公司公文、公函由董事长、总经理、党委书记、副总经理审签；

发布日期：实施日期：

1-1in~第•♦

(2)公司党委公文由党委书记、副书记审签；

(3)公司党委与公司行政联合发文，由董事长、党委书记、总经理

审签；

(4)公司职能部门的部室文件，由部门领导审签；

(5)公司党委会议纪要由党委书记、党委副书记审签；

(6)公司行政会议纪要，由董事长、总经理、副总经理审签。

6行文规则

行文应注重实效，坚持少而精。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。

公司公文用于对上级机关以及公司各部门、各分子公司的行文。

公司公函用于单位之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题，向无

隶属关系的有关主管部门请求批准事项所用的行文。

公司部室文件是指公司各职能业务部门依据各自职权对公司所属各部

门、分子公司的行文。

公司党委、行政以及部室之间的联合发文，行文应明确主办部门。

各部门之间加强协调，对有关问题和事项要在充分协调的基础上，由

牵头部门行文，并经有关部门会签后上报公司领导。如协商未取得一致意

见，要在请示或报告中如实写明不同意见，报公司领导裁定，但不得各自

向外行文。

除特别紧急的原因外，不得将请示、报告直接报公司领导个人。”请

示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他部门和单位的,

发布日期：实施日期：

共14页第4页

可用报送形式。“请示”和“报告”不能混用，在“报告”中不应夹带请示事

项。

综合管理部对不符合行文规则，又无特殊原因的公文，可作退文处理。

7公文格式

7.1公司智慧平台公文系统由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文部

门标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、

印章、附注、主题词、抄送单位、发单位和印发E期等部分组成。

(1)涉及国家秘密与公司商业秘密、内部事项的公文应标明密级和保

密期限。具体参照公司《商业秘密及内部事项保密管理办法》。

(2)应根据公文紧急程度分别标明“特急”、“紧急”、“急”字样，明

确办理时限。

(3)发文单位标识，主送、抄报及抄送单位名称应当使用全称或规范

简称；联合行文，主办单位排列在前。

(4)发文字号由单位代字、年份、序号组成。联合发文，只标明主办

单位发文字号。

(5)上报公文必须标识签发人姓名，联合发文以主办单位签发人姓

名置于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序从第二行依次顺排。下发

公文不标识签发人姓名。

(6)公司公文文种编号均按大流水号顺编。

(7)电子公文如有附件，应当标注附件的顺序和名称。

(8)“会议纪要”和“电子公文”不加盖印章。公司公文和联合上

报的公文，由主办单位加盖印章；公司公文与联合下发的纸质公文，发文

单位都应加盖印章。

(9)成文日期以主管领导批示的日期为准。

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共14天第5三

(10)公司处理公文流程和统一使用公文处理单(详见附表)。

(11)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整公

文行距和字距的措施予以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(12)公文的文字从左到右横写、横排，标题用宋体二号字体加粗，

正文用三号GB仿宋字体。

(13)页码用4号GB仿宋字体标识，页码左右各放一条4号一字

线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

(14)公文统一使用国际标准A4型纸张(210mmX297mm),纸质文件

左侧装订。

(15)页面设置(页边距)上、下3.3cm,左2.8cm、右2.6cm,页

眉1.5cm、页脚3.2cm。格式中行距的最小值29磅。

7.2公文中各组成部分的标识，参照《国家行政机关公文格式》国家

标准执行。

8公文办理

文件办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、督

办、立卷、归档、清除等；拟稿、审核、签发、登记、校对、发送、立卷、

归档、清除(或销毁)等程序。

收到办理的文件首先应当进行审核是否符合行文规则；涉及其他部门

和单位的事项是否已协商、会签；文中使用、公文的格式是否规范。

公司转请有关部门办理和预处理的文件，应当及时办理，不得延误，

推诿。按照“三天有回音、七天有答复”的办理原则，一般文件应在7

个工作日内办结。需要进行审核和协调后提出处理意见的文件，一般应在

10个工作日之内上报综合管理部。1个月内处理不了的应及时向综合管理

部反馈信息。

发布日期：实施日期：

共14责第6三

文件按照“特事特办、急事急办”原则处理的，不得延误。

转交有关部门处理和呈送公司领导审批的文件，由综合管理部负责催

办，做到紧急文件跟踪催办、重要文件重点催办、一般文件定期催办。有

关单位在接到催办信息后，应及时向综合管理部反馈信息。

凡上报公司的文件，必须通过公文管理系统传送。如附件进不了公文

系统，应该在电子文件标题后标明“以纸质为准”字样。纸质附件应及时

送综合管理部。

文件经公司领导批示后，原件(纸质)除必须转承办单位外，其他相

关单位在智慧工作平台中接收电子文件。

公司发文办理包括拟稿、审核、签发、复核、用印、登记、发送等程

序。

公司职能业部门拟稿的文件，有关联业务的，需经相关部门主管领导

会签，然后经本部门主管领导审核，报公司领导签发。公文由综合管理部

统一制发。

公文拟稿应当做到：

(1)符合国家法律、法规、政策及集团公司的有关规定。

(2)观点明确、条理清晰、表述准确、结构严谨、标点准确、篇幅

力求简短。

(3)文种、格式使用正确。

(4)人名、地名、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号用法符合

国家发布的标准，计量单位的用法符合国家主管部门的规定。

(5)文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用外文名称

或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确中文译名。

(6)文字结构层次的序数应是：第一层为“一”，字体加黑；第二层

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为“（一）"，第三层为“1",第四层为“⑴”。

公文处理要严格执行国家保密法律、法规，加有密级的文件、资料，

其内容一律不得在智慧工作平台和电子邮件系统中传送。

各部门、分子公司主管文件处理的部门，在工作时间必须确保智慧工

作平台和电子邮件系统处于正常工作状态，及时接收文件、会议通知等，

如未及时接收而造成误事，责任自负。

公文系统应配有专人操作处理文件，要妥善保管操作人的密码，确保

智慧工作平台的用户安全。

系统运行维护部门在系统维护、维修期间应保证所存储的信息内容不

被泄露。

9公文归档

根据《中华人民共和国档案法》等要求，文件处理完毕后，应及时整

理（立卷）、归档。

公司制发公文由综合管理部归档。各部门上报公司领导的“请示”、

“报告”等，原稿由上报单位归档。下属单位上报公司领导的“请示”、

“报告”等，原稿由综合管理部归档。

文件材料的归档，应根据其相互联系、特征和保存价值等，进行整理;

文件材料要齐全、完整，以便于保管和利用。

归档的公文，由归档单位确定保管期限。

存贮涉密文件信息的介质（含磁盘、磁带和光盘），按保密文件进行

管理，造册、登记后归档。

由于机构的调整变化，部门在合并时，文件也应随之合并管埋。部门

撤销时，应归档的文件在整理后按规定移交档案管理部门。

不具备归档和存查价值的文件、资料，经过鉴别并经单位主管领导批

发布日期：实施日期：

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唯，予以销毁。

保密文件、资料销毁，应登记、造册，并经主管部门领导和公司保密

办批准后方可销毁。销毁时应按规定到指定地点，并由二人以上监销。

10报告和记录格式

401A公文审签稿

402A收件处理单（行政呈批文）

403A收件处理单（外来文）

404A公司公文清单及发文字号

11文件修改变更记录

xx（管理）文件修改变更记录

文件编号：4修订部门：综合管理部

序更改原因修改后修改人修改日期主要更改内容

号版本号

1

2

拟稿：日期:

审核：日期:

发布日期:实施日期：

共14页第9页

401A

密级:缓急程度:

XX信息技术股份有限公司公文审签稿

［行政代拟文］号：打印份数：收文日期：

文件类型会签：

发文号

拟稿单位：拟稿人：电话：

拟稿单位负责人审核：

审批:

布题：附件：

主送:

沙报:

沙送:

是否信息平台发布------文件办结存档----------文件阅办后是否退回办公室

备注:

发布日期:实施日期：

共14页第10页

402A

密级：缓级程度：

批件

XX信息技术股份有限公司收件处理单

［行政文件外来文］收文日期：

来文号文件名称

来文单位

拟办和批办：

领导批示:

文///

件主送•

流///

向复送///

是否信息平台发布文件办结存先文件阅办后是否退还回办公室

发布日期:实施日期:

共14页第11页

403A

密级：缓级程度：

批件

XX信息技术股份有限公司收件处理单

［行政呈批文］收文H期：

来文号文件名称

来文单位

拟办和批办：

领导批示:

文///

件主送•

流///

向复送///

是否信息平台发布文件办结存先文件阅办后是否退还回办公室

发布日期:实施日期:

共14页第12页

404A公司公文清单及发文字号

序

模板文件名"红头”文字发文字号样例使用部门说明

号

中共XX信息技术股份中R!公司委公主要用干党委、行政联台发文,传达上

门党委文件XX公综合件理部

1n发(20XX)X号

司文件会.xx信£1技术股价布|4觉一工作却级攵件精即及41爱工作州黑等

公司文件

中共XX信总技术股材有限公司委克群职能部门拉照校校依文.然合皆理

XX竟妄文件xx$(20XX)X号公司竟妥.

2员会文件部审核

3xxfifft3ttrXX信息技术股份有联公司文flxx(20XX)X号芬职能业务部门代损文件各部门按照或板拟文.综合管理祁审核

中共XX仿息技术段份布仪公司纪

XX纪安文件n纪(20XX)X号公司纪委

4慎检查委员会文件纪委按照模版旭文.综合忏理汨审核

XX信◎技术股份有米公司工幺文

「工会文件xx工(20XX)X号公司工会工会按膜模版撩文,党群r作部中移

5件

共？ftflxx估患技术股份行网公司

X*团委文件xxffl(20XX)X号公司团委团委按照模版拟文.兑杆工作麻审核

6委员会文件

中共XX佑息技术般伊方维公司委

xx|R密委员会文件xx保密委(20XX)X灯保定办公左(嫁合管理部)

7员会保密委员会文件

发布日期.文住日期：

共14页第13页

用于发布公F线会议纪要（会议本身应

在办公空备案）根据需要，可增加列席

KxfS则技术股份有BI公河会议纪人员及瓢门、记录人等信g.

XX0蓼(20H)Y号「IR修、"一部门

8票纪要文件命名：飞马招科纪要

（20XX）X号根据需耍.由综合处理部

根据纪要发布柑关抄告

。信息技术股份布架公司衍理文

XX管理文件科技创新濯

9件

办公室：包括保蔻办警）Rte联能部门使用谦文件头发布通知及推进

xxfS息技术股份布瞅公司部空文