DB15-T 3644-2024 国有企业阳光采购规范

ICS03.080.01CCSA0015IDB15/T3644—2024前言 12规范性引用文件 13术语和定义 1 25阳光采购通用流程 36采购方式 67资源库管理 78采购监督 8附录A（规范性）采购方式电子化流程 参考文献 DB15/T3644—2024本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件由内蒙古产权交易中心有限责任公司提出。本文件由内蒙古自治区人民政府国有资产监督管理委员会归口。本文件起草单位：内蒙古产权交易中心有限责任公司。本文件主要起草人：文莉、赵莉芳、杨艳、郭海龙、潘宏波、丁晓珊。DB15/T3644—20241国有企业阳光采购规范法律法规有规定的从其规定。本文件适用于全部或部分使用阳光采购服务平台开展采购活动的各类组织及其管理2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1阳光采购sunshineprocurement本文件规定的国有企业通过所属地国资监管部门推动设立或认可的阳光采购服务平台，实现阳光公开、廉洁高效、全程留痕的全流程电子化采购业务活动。3.1阳光采购服务平台sunshineprocurementserviceplatform本文件规定的可为国有企业实施阳光采购提供全流程电子化采购服务的综合服务平台（以下简称平台）。3.2采购人purchaser提出采购需求、开展采购活动的法人或者非法人组织。3.3采购代理机构procurementagency依法设立、接受采购人委托代为组织采购活动并提供相关服务的社会中介组织。3.4供应商supplierDB15/T3644—20242为采购人提供工程、货物和服务的承包商、供货商和服务商。评审专家reviewexperts在采购活动中对供应商提交的资格预审申请文件或响应文件进行审查或评审的具有一定专业水平供应商库supplierbase采购人组建的满足自身采购需求的供应商信息及其产品资源数据库总称。4阳光采购4,1全流程电子化采购采购人以平台为载体实施全流程电子化采购，实现采购行为全程在线、实时监督、过程留痕、永久追溯，满足采购信息公开、采购监督透明、采购流程高效。4.2阳光采购主体4.2.1采购人采购人宜具备下列条件：a)完善的采购管理制度；b)依据企业实际需要制定的采购目录；c)权责划分明确的采购决策、执行及监督机制；d)完善的供应商管理评价体系，包括供应商信息查询、评级管理、交易管理、质量管理、供应商关系管理等功能全面的供应商库。4.2.2采购代理机构采购代理机构应具备下列条件：a)依法注册，具备独立承担民事责任的能力；b)具备编制采购文件和组织采购活动等能力且具有采购经验和专业知识的专职从业人员；c)熟悉并遵循招投标相关法律法规政策、行业规范和采购人采购管理制度；d)能够完成采购人委托的采购业务；e)承诺严格履行委托代理合同约定，遵守职业服务标准、保密义务、廉洁自律，并接受采购人监4.2.3供应商供应商应具备下列条件：a)具备独立承担民事责任的能力；b)具有履行合同所必须的专业技术或服务能力；DB15/T3644—20243c)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；d)参加采购活动前三年内在经营活动中无重大违法记录；e)法律和行政法规规定的其他条件。4.2.4评审专家评审专家应具备下列条件：a)具有良好的职业道德和较高的业务素质，承诺在评标评审活动中做到客观公正、廉洁自律、遵纪守法、服从管理、接受监督；b)从事相关专业领域工作满足要求年限且具有相关职称资格或者同等专业水平；c)熟悉并遵守相关法律法规、技术规范或标准，熟悉评标评审流程，熟练使用计算机；d)身体健康，能够承担评标评审工作；e)未受过刑事处罚，未曾被开除公职或者未被取消评标评审专家资格。4.2.5监督方执行本文件第8章的规定。4.2.6阳光采购服务平台平台建设及功能基本要求：a)应具备以数据电文形式完成全流程采购活动的基本功能；b)应具备采购行为全程记录、数据保存及追溯功能，满足采购监督需要；c)应满足信息系统安全和保密性的基本要求；d)应具备为市场主体、行政监督部门和社会公众提供信息服务功能；e)应具备完善的平台管理标准化体系；f)应具有固定的办公场所及可以开展开评标工作的配套软硬件设施，包括但不限于开标室、评标室、音视频监控系统等；g)应具有可供平台使用的专业齐全、数量充足、业务过硬的评审专家库，评审专家库宜满足特殊行业、特殊专业评审需求，具备自动抽取、通知功能的专家抽取系统和成熟的评标专家管理机制；h)宜具备电子化远程异地开评标、智能辅助清标、实时监督预警、大数据分析等功能；i)宜提供数据接口服务，可与其他平台实现数据信息交换；j)宜支持采购文件的在线编辑及发布功能，包括但不限于采购公告、变更公告、结果公示等信息；k)宜支持电子合同签订、纸质合同上传及合同存档管理等合同管理系统；l)宜建立专业齐全、数量充足的供应商库，并具备包括供应商入库、管理、评价等全周期管理机制；m)宜运用新兴技术围绕国有企业采购需求，提供增值类综合性服务，提升服务品质。5阳光采购通用流程5.1采购需求5.1.1提交采购需求采购人需求部门应按要求编写提交采购需求申请，采购需求申请应包括以下内容：a)对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等；DB15/T3644—20244b)取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。5.1.2评估采购需求估意见。5.2采购方案5.2.1市场调研采购需求需要进行市场调研或寻源的，宜了解供方市场行情及潜在供应商情况，形成市场调研报告。5.2.2确定组织形式按照实施主体划分，组织形式划分为自行采购和委托采购：a)采购人具有编制采购文件和组织评标评审能力的，可自行办理采购事宜；b)采购人可自行选择采购代理机构，委托其办理采购事宜。按照程序步骤划分，组织形式包括集中采购和分散采购：a)集中采购适用条件，符合下列条件之一：1)采购具有一定规模优势的大宗、批量且标准化程度高的同类货物或服务；2)采购技术相关性较强的工程、货物、服务项目或包含多个“标的”的内部关联项目；3)采购人通过内部采购制度规定的其他情形。b)不适宜集中采购的独立开展的采购项目均为分散采购。采购人内部采购制度规定的其他组织形式。5.2.3确定采购方式采购方式适用条件执行本文件第6章的规定。5.2.4确定评审方法采购人应依据法规、内部采购制度及采购方式特点选择符合实际情况的评审方法。5.2.5编制采购方案根据采购需求及市场调研情况，编制采购方案，方案应包括并不限于采购内容、采购方式、组织形式、资格要求、评审要素、时间安排、专家组成等。5.3采购实施采购人应依据采购需求或采购方案要求通过平台执行采购任务，实现采购全流程电子化，其中主要流程包括：a)编制并发布资格预审公告（如适用）；b)编制并发布采购公告或邀请书；c)编制并发布采购文件；d)编制并发布澄清或修改采购文件（如适用）；e)组织踏勘或召开预备会（如适用）；f)接收响应保证金（如适用)；DB15/T3644—20245g)接收响应文件；h)组建评审或谈判小组；i)开标/开启响应文件；j)组织评审或谈判；k)确定成交供应商；m)发出成交通知书；n)退还响应保证金（如适用）；o)合同订立及履行等信息的公开；p)资料归档。采购具体流程执行本文件附录A内容规定。5.4采购风险管理5.4.1内部风险管理采购人应建立内部多部门协同的采购风险管理机制，明确采购管理制度规定，对采购项目的政策法规、成本、市场等因素进行风险评估及管控。采购人应明确采购过程中各方权责划分，加强对采购专业技术人员的职业道德规范管理，包括但不限于严格遵守国家相关法律法规和政策、提升采购职业素质、廉洁自律等。5.4.2外部风险管理采购人宜完善外部风险管理机制，对采购行为、采购质量、供应商风险等方面实施信息搜集汇总、分析论证、监控预警等措施。采购人应对采购过程中采购代理机构、供应商及评审专家的行为进行监督。采购人宜建立采购质量体系，按相关标准对供应商提供的工程、货物、服务等质量进行检测，形成供应商考核管理机制。5.5采购合同管理5.5.1合同签订合同签订内容应与成交结果及采购文件确定事项保持一致，一般情况下不应变更；如发生变更，应按项目审批流程审批后备案。采购人和成交供应商应按照成交通知书规定的期限签订合同。5.5.2合同履行合同生效后，合同各方应按要求执行合同条款，履行各方职责。合同执行过程中，出现合同条款未列明事项的，宜由合同各方协商解决，未能协商解决的，应按合同约定的处理方式（争议解决方式）处理。5.5.3合同验收及支付采购人应依据合同约定的技术、服务、安全标准对供应商履约情况进行验收，必要时可出具验收报告，验收工作应遵循分离制衡原则，验收结果应由多方共同确认。采购人应按照采购合同约定和成交供应商的履约情况，向成交供应商支付合同款项。采购人应按合同约定对供应商违反合同约定的行为或尚未完成验收标准的部分进行处理。DB15/T3644—202465.5.4资料收集和归档采购人应建立完善的采购档案管理制度。采购人宜采用电子文档形式对文件资料存档。采购人应妥善保存每项采购活动的文件资料，不应伪造、变造、隐匿或者销毁。采购档案应包括采购文件、响应文件、评估意见（如有）、开评标过程资料、成交通知书、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。6采购方式6.1.1依法必须招标的项目，应当按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标实施条例》及相关规定执行。依法必须招标以外的采购项目采用公开（邀请）招标流程见本文件见附录A中表A.1。6.1.2依法必须招标以外的采购项目，采用公开招标应同时满足下列条件：a)采购需求明确；b)竞争条件充分；c)采购时间允许；d)交易成本合理。依法必须招标以外的采购项目，采用邀请招标应符合下列条件之一：a)因其技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的；b)采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大；c)市场竞争充分，但不同档次产品价格差异较大，需要按档次进行采购的；d)采购人建立了完善的供应商库及供应商管理评价体系，依据考核评价结果在供应商库内选择e)法律、法规规定或经采购人研究决定的其他情形。6.2询比采购询比采购流程见附录A中表A.2。询比采购应符合下列条件之一：a)采购人可准确提出采购需求，市场竞争比较充分的依法必须招标以外的项目，不以价格为决定性因素，需要综合考虑商务、技术、服务等因素的项目；b)招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的。6.3竞价采购竞价采购流程见附录A中表A.3。竞价采购适用于采购需求和验收标准明确可量化的货物、服务或简易工程采购。6.4谈判采购6.4.1合作谈判采购流程见附录A中表A.4。合作谈判应符合下列条件之一：a)只能通过谈判的方式同供应商签订工程、货物或服务合同并建立战略合作伙伴关系；b)采用招标或其他采购方式不可能满足需求，需要长期、安全、稳定供应的采购。6.4.2竞争谈判采购流程见附录A中表A.4。竞争谈判应符合下列条件之一：DB15/T3644—20247a)采购项目技术复杂或性质特殊，无法确定详细规格或具体要求的，采购需求、技术要求、合同条件等需要供应商补充、细化、完善的采购项目；b)时间紧迫采用招标或其他采购程序难以满足采购人需要的采购。6.5直接采购直接采购流程见附录A中表A.5。直接采购应符合下列条件之一：a)因不可替代的专利技术及特殊要求等因素，不存在其他合理选择或替代物，只能从某一特定供应商处获得的；b)发生不可预见的紧急情况或突发状况，不能从其他供应商处采购的；c)应保证原有采购项目一致性或者功能配套的要求，需要继续向原供应商采购货物或服务的，或者与在建工程密不可分需要由特定供应商同步施工的；d)公开发布采购公告只有一家供应商响应且重新采购未能成立的；e)与采购人存在控股关系的全资国有企业可以自行提供符合采购要求标准的工程、货物或服务标的的；f)向某供应商采购符合保护国家基本安全利益或采购人核心利益，或者有利于实现国家社会经济政策的。6.6电子商城采购电子商城采购流程见附录A中表A.6。电子商城采购适用于采购需求技术规格简单、通用，市场竞争充分、价格透明，可以直接比较和判断选择的采购项目。6.7框架协议采购框架协议采购流程见附录A中表A.7。框架协议采购应在第一阶段根据预计采购需求确定入围供应商并订立一段时间内的采购框架协议，第二阶段根据实际采购需求和协议规定确定成交供应商并签订采购合同。框架协议宜与具有竞争性的采购方式结合使用并参照执行相应采购流程。框架协议采购应符合下列条件之一：a)对采购“标的”的需求预计将在某一特定时期内不定期（指初期未能明确需要的程度、时间和数量，及采购频次）出现或重复出现；b)标准明确、统一，需要定期或重复采购但数量不定的采购。7资源库管理7.1.1供应商库组建采购人宜通过公开采购的程序，依据实际采购需求及应用场景选定供应商，自行组建供应商库。供应商应满足实际采购需求，并具备承担采购项目的能力。采购人宜根据实际采购需求，设置对拟准入供应商的条件，并对其经营资质、履约能力等方面进行考察和评估。采购人宜依据采购类型及采购需求或供应商专业等因素对准入供应商进行分类管理。7.1.2供应商库评价管理采购人宜建立供应商动态评估体系，明确供应商评估的周期和标准。DB15/T3644—2024采购人宜根据合作情况对供应商履约过程进行即时或阶段性动态评估，评估内容应包括产品质量、交货能力、价格水平、服务表现、合作状态等方面。采购人应加强对供应商信用信息的查询和管理，可通过信用信息公示平台等渠道对入库供应商进行信用信息查询核实。采购人应制定供应商不良行为清单，宜涵盖采购及履约全过程，明确不良行为认定流程及标准，按照供应商不良行为的影响程度设置相应的处罚机制。采购人宜建立供应商风险监测机制，对供应商生产经营状态、财务资金状况、法律合同纠纷、安全服务质量及其他可能对合作产生重大影响的事项进行跟踪监测。采购人宜明确风险处置机制，采购执行部门应协同相关部门对供应商发生的重大变化进行分析、评估、预警和处置，对于重大且复杂的采购项目，宜制订风险处置预案。7.2评审专家管理7.2.1专家库组建平台应依托现有资源使用或自行组建评审专家库，评审专家库专家应满足采购需求专业分类要求，并具备为国有企业提供采购咨询、采购评审及采购验收等能力。采购人宜使用平台组建评审专家库，也可根据实际业务需求，按照专家标准自行组建企业评审专家库。平台应制定评审专家入库资格标准，明确评审专家入库程序，通过多种渠道征集评审专家资源，对评审专家提供的基本信息、健康状况、学历职称、专业能力等相关资料进行审核。符合相关标准的采购人内部员工可纳入企业评审专家库，参与采购人内部专业化程度较高的评审项目。7.2.2专家评价管理平台应建立专家管理评价体系，对专家参与评审项目过程中的专业水平、评审质量、配合程度等方面进行评价，评价结果应纳入专家考核管理记录。平台及有关采购主体应对评审专家的不良行为进行监督，应制定评审专家不良行为清单，明确不良行为认定流程及标准，按照专家不良行为的影响程度设置相应的考核机制。平台应建立评审专家退出机制，评审专家可根据自身情况主动申请退出，平台可根据考核评价制度及不良行为处理等情形暂停或终止专家评审资格。8采购监督8.1.1常规监督监督主体采购人应依据内部制度明确对采购活动实施监督管理的责任主体，对采购活动的制度、决策、执行及结果等环节履行监督职责。监督措施采购人应采用下列监督措施：a)采购制度审查，包括审查和优化企业采购制度及相应管理机制；b)采购计划监督，包括采购需求计划及预算的合理性，采购制度的执行情况；c)采购过程监督，包括采购计划的执行情况，采购程序、采购组织方式及流程的合规性；DB15/T3644—20249d)采购结果反馈，采购结果的公平性、合同签订及履约情况、采购满意度调查、投诉及异议处理8.1.2审计监督监督主体采购人应通过内部审计部门对开展的采购活动进行内部审计，如有需要，可聘请外部审计单位进行监督措施采购人应采用下列监督措施：a)审查采购活动的真实性及合规性；b)审查采购项目的预算成本及结算金额。8.1.3纪律检查与监察监督主体采购人内部纪律检查部门或上级组织或主管部门。监督措施监督采购人内部采购活动参与主体的采购行为、廉洁纪律。8.2外部监督8.2.1供应商监督参与采购活动的供应商对采购活动合规性有疑问的，可在规定期限内一次性向采购人或采购代理机构实名提出质疑（质疑内容须提供相应的佐证材料）并请求答复。采购人或采购代理机构应在收到质疑后七个工作日内作出答复，并通知质疑供应商和其他有关供应商。需要评审专家协助答疑的，评审专家应配合采购人或采购代理机构答复质疑。采购人或采购代理机构未在规定期限作答复，或质疑供应商对已作出答复不满意的，可以在答复期满或收到答复后三日内向采购人监督部门投诉。采购人监督部门应在收到投诉后三个工作日内作出是否受理答复，监督部门受理投诉的，应在决定受理后三个工作日内发出受理通知书，并在八个工作日内对投诉事项作出处理答复；监督部门拒绝受理的，应出具相应情况说明。8.2.2社会监督除应保密或依照有关规定可不公开的采购项目之外，采购人应主动通过平台对采购项目信息进行公示，接受社会监督。采购人应通过平台公布接受社会公共监督与质疑的渠道。采购人应建立社会监督处理机制，明确公共质疑的处理流程，规定答复期限，公共监督质疑内容应纳入采购项目资料存档。DB15/T3644—2024采购方式电子化流程A.1公开（邀请）招标见表A.1。表A.1公开（邀请）招标流1招标人或招标代理机构应依照资格预审文件规定的标格预审的申请人发出投标邀请书；向未通过资格预审2投标邀请书邀请招标的，招标人或招标代理机构应通过平台向3家（招标公告（或投标邀请函）的内容应包括招标人的名标项目的性质、数量、实施地点和时间、投标人资格时间地点及方式、投标文件提交时间地点及方式、注34招标人或招标代理机构对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改的可能影响投标文件编制的，招标人或招标代理机构应在提交投标文件截通过平台公布；不足15日的，招标人或招标代理机构应顺延提交投标56会招标人或招标代理机构应负责组建评标委员会，评标专家宜从平台专家库中随机抽取，抽取时间应在开目可适当提前抽取评标专家。招标人可自行决定参加评7投标人应在招标公告（或投标邀请书）载明投标人应按招标公告中的规定获取招标文件文件，在提交投标文件截止时间前提交加密的（如适用DB15/T3644—2024A.1公开（邀请）招标流程（续）8招标人或招标代理机构在提交投标文件截止时间前文件后，宜向投标人发出回执通知；提交投标文件截投标截止时间前提交投标文件的投标人不足3家的重新招标截止时间前递交投标文件的投标人不足3家或9评标委员会应依照法律法规和招标文件规定的评标办评标委员会应按招标文件要求向招标人推荐合格的中招标人应按照招标文件的规定确定中标人，也可以招标人应自收到评标报告之日起3日内由招标人招标人或招标代理机构应在中标公告发布后向中标A.2询比采购见表A.2。表A.2询比采购流程1告格条件及资格审查方式、询比文件获取时间地点及方式、响2询比文件应包括但不限于以下内容：询比公告、供应3询比文件(采购人或采购代理机构对已发出的询比文件进行必要的澄清或修改的内容可能影响响应文件编制的，应合理DB15/T3644—2024A.2询比采购流程（续）45组评审专家宜从平台专家库中随机抽取，抽取时间应在开启响应文件当天或评审前一天，异地评审项目可适当提前抽取评审专家。采购人可自行决定参加评审小组的指派代表人选和6件供应商应在询比公告载明的平台注册登记，如实提供供应商应按询比公告中的规定获取询比文件，按询比文件，在提交响应文件截止时间前提交加密的（如适用7件采购人或采购代理机构在提交响应文件截止时间前接收件后，宜向供应商发出回执通知；提交响应文件截止时。提交响应文件截止时间前提交响应文件的供应商满足2家只有1家供应商的，应重新组织采购活动；如经采购人同1家供应商的情形，可继续组织评审活动，满足询比文件8件供应商均应准时在线参加开标，并按询比文件规定方9评审小组应依照询比文件规定的评审办法进行评审，评审活评审小组应按询比文件要求向采购人推荐合格的成交候采购人应按照询比文件的规定确定成交供应商，也可在DB15/T3644—2024A.3竞价采购见表A.3。表A.3竞价采购流程1竞价公告内容应包括采购人的名称和地址、项目价时长等）、竞价开始时间、注明是否接受联合体、发布2采购人或采购代理机构对已发出的竞价公告进行必要的澄清或修改的，或修改的内容可能影响供应商报价的，应合理顺延提34)供应商应按竞价公告的要求，在报价截止时间前提交供应供应商应按照竞价公告确定的时间和竞价方式进行报价，5采购人应依照竞价公告规定，对供应商提交的审查资料及报价进行审查合竞价公告要求的前提下，按照低价优先、报价时间优先原则确定成全部一致，采购人有权确定成交供应商；如只有1家供应商参与报价，符合竞价公告要求，且6采购人认为供应商出价可能低于成本的,可要求供应商澄清并说清或澄清未能说明其报价合理性的,采购人可确定次价低为成交DB15/T3644—2024A.3竞价采购流程（续）7A.4谈判采购见表A.4。表A.4谈判采购流程1件及资格审查方式、谈判文件获取时间地点及方式、响应文2件3采购人或采购代理机构对已发出的谈判文件进行必要的澄清或修或修改的内容可能影响响应文件编制的，应合理顺延45谈判专家宜从平台专家库中随机抽取，抽取时间宜为开启响6供应商应在谈判公告载明的平台注册登记，如实提供有关供应商应按谈判公告中的规定获取谈判文件，按谈判文件,在提交响应文件截止时间前提交加密的（如适7采购人或采购代理机构在提交响应文件截止时间前接收到供,宜向供应商发出回执通知；提交响应文件截止时间后提交的响应文件，应不予接收。提交响应文件截止时间前提交响应文件的供应商满足2家的有1家供应商的，应重新组织采购活动；如经采购人同意，并在谈判公DB15/T3644—2024A.4谈判采购流程（续）8供应商均应准时在线参加，并按谈判文件规定方式按时解9谈判小组应依照谈判文件规定的评审办法进行谈判及评审，初次响应文件评审。谈判小组成员应按谈判文件规定的评审谈判小组应分别与通过初步评审的供应商进行谈判，谈判小质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款谈判结束后，供应商应按修改后的谈判文件及谈判要求，在谈判小组对供应商提交的最终报价或最终方案进行评审，按采购人应按照谈判文件的规定确定成交供应商，也可以在谈A.5直接采购见表A.5。表A.5直接采购采购流程1采购人应根据采购需求进行充分市场调研或寻源，了解供方2采购人或采购代理机构应通过平台发布拟采用直接采购的公采购公告内容应包括：采购人名称和地址、采购项目范围和3购文件直接采购文件应包括采购邀请书、供应商须知、采购需DB15/T3644—2024A.5直接采购采购流程（续）4适用）谈判小组专家宜从平台专家库中随机抽取，抽取时间为开启5及评审(谈判小组