供应商管理制度与流程(行政类)

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采购部生产部/制造部

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文控口口质部

书面档V书面档

电子档V电子档V

财务部技术服务

书面档书面档

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计划部仓储物流部

书面档书面档

人力资源电子档V电子档

后勤总务部

部书面档书面档

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1.目的

XX有限公司制定本《供应商管理制度与流程（行政类）》旨在规范本

总务，人事，财务以及其他生活服务采购之业务的供应商管理流程，以统一的管理制度和

流程，确保供应商管理的合理性、准确性、及时性以及授权审批的有效性。

2.范围

适用于人事、总务、财务类以及生活服务采购之相关部门。

3.供应商分类

3.1按照“定类”决定供应商为我司提供之产品和服务种类，分为5类：生活服务类，

环保安防类，培训顾问类，人资劳务类和其他类别。

3.2按照“定级”决定我司对供应商的管理严格程度，年度采购金额高于30万（含30

万）为A级，年度采购额低于30万高于5万为B级，年度购销额低于5万为C级（含

5万）。

3.3按照“定位”决定我司对供应商的采购策略和重要程度。

♦战略供应商：

与其有着长期、广泛合作或频繁交易的正式供应商，此类供应商为公司提供核心技

术产品或可能是唯一的供应商，对公司的存在和发展极为重要且难以更换，或者更

换的成本很高，其符合以下条件：

（1）与其签订年度框架协议，明确规定有关付款条款、法律条款、采购价格（或不固

定价格）等内容。

（2）当每次采购申请提出后，如框架协议中有确定的采购价格时，则无需再进行询价、

比价工作；反之，仍必须进行询价，比价工作v

（3）向此类供应商采购时，可以直接向供应商发出采购订单，无需再行签订采购合同。

♦优先供应商：

针对某一类产品或服务，与其有着长期合作或频繁交易的正式供应商，此类供应商

所提供的产品和服务在其他供应商处也可获得，但其在价格、质量、交付、提前期、

反应时间等综合绩效中有优势，总体绩效较好，符合以下条件：

（1）与其签订价格备忘录，以确定年度采购价格。

（2）当每次采购申请提出后，若申请采购的产品或服务的价格已包含在价格备忘录

则无需再对其进行询价、比价工作；反之，仍必须进行询价、比价工作。

（3）根据购销合同有关规定确定需要签订购销合同时，需就该笔采购签订单独的购销

合同。

♦普通供应商:

与其有过合作或交易，但未签订任何框架协议或价格备忘录的正式供应商。

需就采购申请进行采购询价、比价，然后根据有关规定签订单独的购销合同。

♦临时供应商：

在现有合格供应商数据库中，不存在采购需求物料的供应商；但是采购紧急，没有时

间开发新的供应商，执行常规的询价比价过程，而采用的供应商。

♦淘汰供应商：

公司根据供应商定期评估结果，确定不再与其进行交易的供应商。同时，在采购系

统中供应商选择时不允许选择。

♦黑名单供应商：

公司根据供应商定期评估结果，发现有欺诈、舞弊或诚信不佳的行为，确定需要提

请采购职能部门注意，不再与其进行交易的淘汰供应商。

4.供应商管理流程

4.1供应商调查：

(1)产品和服务实施采购前，项目负责人应对供应商进行调查工作，填写《供应商

背景资料调查表》目的是了解供应商的各项供应和管理能力，以确定其是否可

以列为合格供应商名列。

(2)在国家企业公示系统或企查查、天眼查等平台上查看供应商的基本信息、处罚

信息、失信记录等。

(3)由人事部/财务部/经办和被服务部门组成供应商调查小组对供应商实施调

查评估，结果填写《供应商现场审核表》。定级为A/B类的供应商必须经过调

查。

(4)评价结果由各部门做出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。

(5)未经过供应商调查认可的厂商，除总裁特准外，不可成为本公司的供应商。

(6)对供应商的调查评估包括价格评估、技术评估、品质评估等，所需考虑因素如

下：

♦价格评估：对于供应商所提供的物料价格，经办部门应评价原料价格、加

工费用、估价方法和开票及付款方式。

♦服务评估：对于供应商的未来服务水平评估，应通过评估设备状况，工艺流

程，作业标准，供应链管理完善程度和以及人资类数据进行预测评估。

（4）人事部将评估结果通过公告栏，公众号，邮件等发布相关部门。

4.3供应商资料的维护和变更：

（1）新增供应商：

处理部门筛选确定新增供应商后，应尽快在进入正式交易谈判之前获取供应商的

如下相关资料：营业执照复印件、最近财年的财务报表（适用于上市公司）、供应

商廉洁奉公函、供应商诚信声明函、法人代表授权书、公司银行账号说明（适用

于法人供应商）、资质证书或质量认证证书等。经办部门员工将上述资料收集完

整后，填写《供应商变更通知单》并提交总经理审核，以建立供应商档案。在与

供应商的业务合作过程中，经办部门及时更新《行政类供应商&合格供应商资料记

录查询系统》。

（2）供应商信息变更情况主要包括：供应商收款方名称、开户行及银行账号变更、供

应商名称变更、供应商地址变更、供应商联系人或联络方式变更、根据供应商定

期审核结果变更。

经办部门员工收集上述资料后，要求供应商填写《供应商变更通知单》和发出《供

应商变更告知函》，以确认供应商资料收集的完整性，然后一并提交采总经理审

核。供应商资料和信息的变更由总经理审批后，经办部门员工更新《行政类供应

商&合格供应商资料记录查询系统》《供应商变更登记表》并予以X盘公司文件下

扫描存档和原档一份存档总经办。

供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不限于：

♦供应商收款方名称、开户行、银行账号变史：加盖其公章的收款公司银行账号说

明（适用于法人供应商）；法人授权书（当文件签字人为法人授权人时）。

I♦供应商名称变更：加盖其公章的供应商名称变更通知函、加盖其公章的营业执

照复印件。

♦供应商地址变更：加盖其公章的供应商地址变更通知函。

♦供应商联系人或联络方式变更：加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通

知函。

♦供应商类/级/位变更或者资质文件等发生变更时，加盖公章的相关文件复印件。

5.附则

本制度由公司总务部制定，经总经理核准签发，自即口起实施执行，修改事宜由行政总

务部负责，未尽事宜以ISO组发文为准。本制度由总经办负责解释。

6.附件

附件1：国家和我司各行业行政许可和资质证书一览表DG-GW-PU-24

附件2：供应商背景情况调查表（供应商填写）DG-GW-PU-25

附件3：供应商现场审核表（我司填写）DG-GW-PU-26

附件4：供应商定期评估表（我司填写）DG-GW-PU-27

附加5：供应商变更通知单（供应商填写）DG-GW-PU-28

附件6：供应商变更告知函（供应商填写）DG-GW-PU-29

附件7：供应商廉洁奉公函（供应商填写）DG-GW-PU