项目工期催促函写作格式及实例分析

项目工期催促函写作格式及实例分析在项目管理的全周期中，工期进度的把控直接关系到成本控制、资源调配与整体目标的实现。当项目出现工期滞后风险或实际进度偏离计划时，工期催促函作为正式的书面沟通工具，既能明确责任边界、传递紧迫诉求，也能为后续可能的纠纷留存合规证据。本文将结合实务场景，拆解催促函的写作逻辑与格式要点，并通过实例分析强化实操认知。一、工期催促函的应用场景与核心价值工期催促函并非“危机爆发时的最后通牒”，而是进度管理的预防性手段。典型应用场景包括：项目关键节点（如主体封顶、设备安装、验收交付）滞后于计划，且口头沟通效果有限时；合作方资源投入不足（如人员、设备、材料短缺），可能引发连锁延误风险时；需向关联方（如业主、监理、分包商）同步进度压力，厘清责任界面时。其核心价值在于：通过书面形式固化进度偏差事实，明确整改要求与时间节点，推动责任方行动；同时，函件可作为项目档案，在争议仲裁或诉讼中证明己方已履行催告义务。二、写作格式与内容的“黄金结构”一份逻辑清晰、说服力强的工期催促函，需围绕“事实陈述-诉求明确-后果预警-沟通闭环”展开，各部分需兼顾专业性与落地性：1.标题：精准传递核心诉求标题需包含项目名称与催促事由，避免模糊表述。示例：《关于XX产业园一期工程工期加快推进的催促函》《XX商业综合体项目主体结构施工工期履约催促函》标题的作用是让收件方快速识别函件主题，避免与其他文件混淆。2.称谓：明确且得体顶格书写收件方全称（如“XX建设工程有限公司：”），或针对项目负责人（如“XX项目经理张XX先生：”）。若不确定具体对接人，可使用“XX项目管理团队：”，确保称谓与合作主体一致，体现专业性。3.正文：分层递进，有理有据正文是催促函的核心，需以“客观事实”为基础，以“解决问题”为导向，避免情绪化表达。通常分为5个逻辑段落：（1）背景说明：锚定合作基础与工期约定用简洁语言回顾项目合作背景，明确合同工期与节点要求。示例：“我司与贵司于2023年3月签订《XX商业综合体建设工程施工合同》，约定项目总工期18个月，其中主体结构封顶节点应于2024年6月30日前完成。根据合同附件《进度计划表》，截至2024年7月15日，该节点已滞后15天。”（2）工期现状：用数据/事实呈现偏差需具体、可验证，避免笼统描述。可结合进度报表、现场巡查记录等，从“完成比例、资源投入、关键障碍”等维度分析。示例：“根据贵司7月10日提交的《进度周报》，主体结构施工完成85%，较计划滞后15天；现场施工人员仅120人，较合同约定的‘高峰期200人’配置缺口80人；混凝土供应因贵司未及时提交需求计划，导致连续3天停工待料。”（3）催促要求：明确、可量化的行动指令需包含时间节点与具体措施，避免“尽快完成”等模糊表述。示例：“请贵司于2024年7月30日前完成主体结构封顶，并同步落实以下措施：①7月20日前增派施工人员至200人，实行‘两班倒’作业；②7月22日前与混凝土供应商签订‘优先供应协议’，确保每日浇筑量不低于500立方米；③每周五17:00前向我司提交《赶工进度表》，明确每日完成量与资源投入。”（4）后果说明：锚定合同责任与连带影响需引用合同条款或行业惯例，说明延误的法律与经济后果，强化催促力度。示例：“根据合同第8.2条约定，‘工期每延误1日，承包人按合同总价的0.1%支付违约金’；若因工期延误导致我司向业主方承担‘逾期交付违约金’（业主合同约定为每日0.2%），相关损失将由贵司全额承担。”（5）期望回复：闭环沟通，推动行动明确对方反馈的时间与形式，体现“解决问题”的态度而非单纯施压。示例：“请贵司于收到本函后3个工作日内，书面回复《工期赶工方案》（含人员增派计划、材料供应保障措施、进度节点承诺），我司将安排专人（李XX，电话：XXX-XXXXXXX）对接后续事宜。”4.结尾：礼貌收尾，留有余地用简洁的礼貌性结语收尾，如“望贵司高度重视，积极推进，共保项目顺利交付。”避免生硬的“特此函告”，可根据合作关系调整语气（如长期合作方可用“盼贵司鼎力配合，携手化解进度风险”）。5.落款：规范且完整需包含发函单位全称（加盖公章/部门章）、日期，若有必要，附上联系人及联系方式（电话、邮箱）。注意日期需与函件实际发出时间一致，公章需清晰可辨。三、实例分析：XX商业综合体项目工期催促函以下为一份真实场景改编的催促函，结合前文格式要点拆解其设计逻辑：（函件正文）关于XX商业综合体项目主体结构施工工期催促函XX建设工程有限公司：我司与贵司于2023年3月签订《XX商业综合体建设工程施工合同》（合同编号：HT-____），约定项目总工期18个月，其中主体结构封顶节点应于2024年6月30日前完成。根据合同附件《进度计划表》，截至2024年7月15日，该节点已滞后15天。一、工期现状1.进度偏差：根据贵司7月10日提交的《进度周报》，主体结构施工完成85%，较计划滞后15天；2.资源缺口：现场施工人员仅120人，较合同约定的“高峰期200人”配置缺口80人；3.关键障碍：混凝土供应因贵司未及时提交需求计划，导致2024年7月5日-7日连续3天停工待料。二、催促要求请贵司于2024年7月30日前完成主体结构封顶，并同步落实以下措施：1.人员保障：7月20日前增派施工人员至200人，实行“两班倒”作业（早班8:00-18:00，晚班18:00-次日6:00）；2.材料保障：7月22日前与XX混凝土有限公司签订“优先供应协议”，确保每日混凝土浇筑量不低于500立方米；3.进度管控：每周五17:00前向我司提交《赶工进度表》，明确当日完成量、次日计划及资源投入。三、后果说明根据合同第8.2条约定，“工期每延误1日，承包人按合同总价的0.1%支付违约金”；若因工期延误导致我司向业主方（XX商业投资集团）承担“逾期交付违约金”（业主合同约定为每日0.2%），相关损失将由贵司全额承担。四、期望回复望贵司高度重视，积极推进，共保项目顺利交付。XX置业有限公司（公章）2024年7月16日实例拆解：背景与现状：用“合同条款+进度数据+现场问题”三层事实，让对方无法推诿；催促要求：时间节点（7月30日封顶）与措施（人员增派、材料协议、进度表）均“可量化、可验证”，避免空泛要求；后果说明：直接引用合同条款，并关联“业主方违约金”，放大延误成本，倒逼对方行动；回复要求：3个工作日+书面方案+联系人信息，形成“发函-反馈-跟进”的闭环，而非单向施压。四、写作与发送的“避坑指南”1.语气把控：刚柔并济避免使用“必须”“否则后果自负”等对抗性措辞，改为“望贵司积极落实”“请贵司予以重视并妥善解决”。长期合作项目可适当体现“共担风险”的态度，如“若贵司在人力/材料方面存在困难，我司可协调资源予以支持”。2.事实准确性：三重核对发函前需核对：①合同条款（工期约定、违约责任）；②进度数据（计划VS实际，需与对方确认的报表一致）；③沟通记录（此前是否口头提出过催促，避免“突然发函”引发抵触）。3.措施建议：务实可行催促的同时，可结合项目实际给出“建设性方案”，而非只提要求。例如：“建议贵司调整排班制度，实行两班倒作业；我司可协调供应商优先供应贵司所需建材，助力工期追赶。”4.沟通前置与跟进发函前尽量先电话沟通，说明“发函是为了正式确认进度诉求，便于双方留痕”，减少对方抵触；发函后24小时内电