采购申请与审批单证一体化模板

采购申请与审批单证一体化模板一、适用场景与价值体现二、全流程操作指引（一）需求发起与提报填写申请信息：由采购需求部门发起，登录采购管理系统或填写纸质模板，明确采购事由、物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价及总价，并附上相关技术参数、市场调研报价（如有）或需求说明文件。部门初审：需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，重点核对需求是否符合部门工作计划、预算是否在可控范围内，确认无误后签字提交至采购部门。（二）采购部门专业审核需求合规性核查：采购部门收到申请后，重点审核采购物品/服务的分类（是否属于集中采购目录）、规格参数是否明确、数量是否合理，避免重复采购或超范围采购。市场调研与预算确认：对大额或复杂采购，采购部门需进行不少于3家供应商的比价或市场询价，核实预估价格的公允性；同时对接财务部门，确认采购预算是否充足，超出预算部分需说明原因并启动预算调整流程。出具审核意见：审核通过后，采购部门在模板中“采购部门意见”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回需求部门修改。（三）财务与法务复核（如需）预算与资金复核：财务部门对采购预算的准确性、资金来源的合规性进行复核，重点检查大额采购是否履行了预算审批程序，付款方式是否符合企业财务制度。合同与条款审核：对于涉及服务采购或金额较大的物品采购，法务部门需审核合同条款的合法性、完整性，明确双方权利义务、违约责任及知识产权归属等，保证企业利益不受侵害。（四）分级审批决策根据采购金额与企业授权体系，提交至对应层级领导审批：小额采购（如金额≤5000元）：由采购部门负责人审批；常规采购（如5000元＜金额≤50000元）：由分管副总审批；重大采购（如金额＞50000元）：需提交总经理办公会或决策委员会集体审议，形成会议纪要作为审批依据。审批人在模板“审批意见”栏签署姓名及日期，明确同意、否决或修改意见。（五）采购执行与反馈供应商选择：审批通过后，采购部门根据采购方式（公开招标、询价、单一来源等）确定供应商，签订采购合同或订单，并将合同副本反馈至需求部门。履约跟踪：需求部门配合采购部门跟踪供应商履约进度，到货后组织验收（需验收人签字确认），并将验收结果录入系统或反馈至采购部门。（六）单证归档采购完成后，采购部门负责收集申请单、审批记录、合同、验收单、发票（合规凭证）等资料，按“一采购一档案”原则整理归档，保存期限不少于5年，以备审计或查阅。三、一体化单证模板采购申请与审批单基本信息申请部门申请日期年月日申请人（姓名：）联系方式：（内线：）采购类型□物品采购□服务采购□工程采购□其他（请注明：______）预算归属项目名称（如无，填“部门运营”）采购明细序号物品/服务名称12合计金额（大写）合计金额（小写）￥_________________元附件清单|□技术参数说明书□市场报价单□需求说明函□其他（请注明：______）|审批流程需求部门审核意见：□同意□不同意（请注明原因：_________________________）负责人签字：*日期：年月日采购部门审核意见：□同意□不同意（请注明原因：_________________________）审核人：*日期：年月日财务部门复核意见：□预算合规□需调整预算（说明：_________________________）复核人：*日期：年月日法务部门复核意见：□条款无异议□需修改（说明：_________________________）复核人：*日期：年月日分管领导审批意见：□同意□不同意（请注明原因：_________________________）签字：*日期：年月日总经理审批意见：□同意□不同意（请注明原因：_________________________）签字：*日期：年月日执行与反馈采购执行结果□已签订合同（合同号：______）□已下单（订单号：______）采购负责人：*日期：年月日验收情况□合格□不合格（说明：_________________________）验收人：*日期：年月日四、关键使用规范信息填写要求：采购明细需真实、准确、完整，避免模糊表述（如“一批”“若干”），规格参数应满足采购需求；预估价格需基于市场调研，不得虚高或虚低。审批时效管理：各环节审批人需在2个工作日内完成审核（紧急采购可缩短至1个工作日，需标注“紧急”并说明原因），超期未反馈视为默认通过，但需在备注栏注明原因。预算控制原则：严格执行预算管理，超预算采购需提前提交预算调整申请，经财务部门及分管领导审批后方可发起流程；紧急情况下可“先采购后补批”，但需在3个工作日内补齐手续。附件完整性：涉及特种设备、进口物品或服务的，需提供合规证明文件（如3C认证、进口许可证等）；服务类采购需附服务方案或作业指导书。变更与撤销：采购申请审批通过后，如需变更数量、规格或供应商，需重新提交变更申请并说明原因，原审批