企业文件存档及管理制度参考指南

企业文件存档及管理制度参考指南一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业各类文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，为企业运营决策、合规管理、历史查考提供有效支撑。适用情境：适用于企业内部各部门在行政管理、项目管理、财务核算、人力资源、技术研发等活动中产生的各类纸质及电子文件，包括但不限于合同、报告、制度、会议纪要、图纸、数据记录等具有保存价值的资料。二、文件分类与标识标准（一）文件分类依据根据文件性质、来源及用途，将企业文件分为以下类别（可根据企业实际调整）：行政管理类：包括公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划、总结报告、对外函件等；项目管理类：项目立项文件、可行性研究报告、合同协议、进度计划、验收报告、项目总结等；人力资源类：招聘录用文件、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核、薪酬福利相关文件等；财务审计类：财务报表、会计凭证、税务资料、审计报告、费用报销单据等；技术研发类：研发项目计划、技术方案、图纸、专利文件、测试报告、技术标准等；其他类：无法归入上述类别的具有保存价值的文件。（二）文件标识规则编号规则：采用“部门代码-文件类别代码-年份-流水号”格式，示例：行政管理类：“XZ-GL-2023-001”（XZ代表行政部，GL代表管理类，2023为年份，001为流水号）；项目管理类：“XM-GL-2023-101”（XM代表项目部，GL代表管理类，2023为年份，101为流水号）。标签标识：纸质文件在档案盒侧面标注编号、文件名称、起止日期、保管期限；电子文件在文件名及属性中嵌入编号，便于检索。三、文件归档操作步骤（一）文件收集（文件形成后3个工作日内完成）责任主体：各部门文件形成人负责本部门文件的原件或电子版收集，保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）或格式规范（电子文件）。收集范围：包括正式文件、审批稿、附件、相关支撑材料（如会议记录、审批单等），杜绝遗漏关键信息。（二）文件整理（收集后2个工作日内完成）分类排序：按文件分类标准将收集的文件归类，同类文件按形成时间顺序排列；编目登记：填写《文件归档登记表》（见表1），详细记录文件名称、编号、形成部门、形成日期、页数、份数、保管期限、存放位置等信息；检查核对：部门负责人对整理后的文件进行审核，保证编号准确、信息完整、无遗漏。（三）文件移交（整理后1个工作日内完成）移交对象：将整理完毕的纸质文件及电子版提交至企业档案管理部门（或指定专人）；移交手续：填写《文件移交清单》（见表2），由移交人、接收人签字确认，双方各执一份备查；电子文件备份：电子文件需同时刻录光盘或存储至企业指定服务器，保证数据安全。（四）档案入库（接收后1个工作日内完成）入库登记：档案管理部门根据《文件移交清单》核对档案信息，更新《档案总登记表》（见表3）；存放管理：纸质档案按编号顺序存入专用档案柜，标注存放区域；电子档案分类存储至服务器指定文件夹，设置访问权限。四、文件保管与借阅管理（一）保管要求环境管理：纸质档案存放库房需保持通风、干燥、防潮、防火、防盗、防虫，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案存储服务器需定期维护，数据定期备份（至少每季度一次）。期限管理：根据文件价值划分保管期限，分为永久（如公司章程、重要合同）、长期（10-30年，如项目总结、制度文件）、短期（10年以下，如一般报表、临时通知），到期前由档案管理部门组织鉴定。（二）借阅流程申请审批：借阅人填写《文件借阅申请表》（见表4），说明借阅文件名称、用途、借阅期限，经部门负责人审批（涉密文件需报分管领导审批）；借阅登记：审批通过后，借阅人持有效证件到档案管理部门办理登记，借阅期限一般不超过7天（特殊情况可续借，续期不超过3天）；归还检查：借阅人需在到期时归还文件，档案管理部门检查文件完整性（无涂改、损毁、缺页）后，办理归还手续；保密要求：涉密文件严禁复制、外传，借阅过程中需遵守企业保密制度，违者按相关规定处理。五、文件鉴定与销毁流程（一）鉴定组织档案管理部门每三年组织一次档案鉴定工作，由分管领导牵头，档案管理员、各部门负责人组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估。（二）销毁程序鉴定确认：对无保存价值的档案，由鉴定小组出具《档案销毁意见表》（见表5），列明销毁档案清单及理由；审批报备：《档案销毁意见表》报总经理审批后，报上级主管部门（如需）备案；监销执行：由档案管理部门和行政部共同监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁，电子档案进行彻底删除（不可恢复），监销人需在《档案销毁清册》（见表6）上签字确认；记录存档：《档案销毁意见表》《档案销毁清册》需永久保存，以备查考。六、常用管理表单参考表1：文件归档登记表文件编号文件名称形成部门形成日期页数份数保管期限存放位置备注XZ-GL-2023-001年度工作总结行政部2023-12-2515110年A-01-001含附件3份XM-GL-2023-101项目验收报告项目部2023-11-10282长期B-02-005电子版同步存档表2：文件移交清单移交日期移交部门移交人接收人文件编号文件名称页数份数备注2023-12-26行政部*明*华XZ-GL-2023-001年度工作总结151已登记2023-12-26项目部*磊*华XM-GL-2023-101项目验收报告282含电子版表3：档案总登记表档案编号档案名称归档日期存放位置保管期限部门负责人档案管理员备注XZ-GL-2023-001年度工作总结2023-12-26A-01-00110年*明*华已借阅登记XM-GL-2023-101项目验收报告2023-12-26B-02-005长期*磊*华电子版已备份表4：文件借阅申请表借阅人部门联系方式借阅日期归还日期*丽财务部56782024-01-102024-01-17文件编号文件名称借阅用途审批人审批意见———-———-———-——–———-XZ-GL-2023-001年度工作总结部门年度总结参考*明同意借阅XM-GL-2023-101项目验收报告审计资料准备*强同意借阅，注意保密表5：档案销毁意见表鉴定日期鉴定小组档案编号档案名称保管期限销毁理由鉴定意见2024-03-15强、华、*明XZ-TZ-2018-0052018年通知文件10年保管期限已满，无继续保存价值建议销毁2024-03-15强、华、*明CW-FY-2019-1022019年费用报销单短期保管期限已满，仅具临时参考价值建议销毁表6：档案销毁清册销毁日期监销人档案编号档案名称销毁数量销毁方式备注2024-03-20强、华XZ-TZ-2018-0052018年通知文件1盒粉碎已审批备案2024-03-20强、华CW-FY-2019-1022019年费用报销单2盒粉碎已审批备案七、执行要点与风险提示（一）责任分工各部门负责人：对本部门文件的形成、收集、整理负直接责任，保证文件及时归档；档案管理部门：负责档案的接收、保管、借阅、鉴定及销毁工作，定期检查档案安全；全体员工：遵守文件管理规定，严禁私自留存、复制、外传涉密文件，离职时需办理文件交接手续。（二）风险防范及时性风险：文件逾期归档可能导致信息丢失或影响后续工作，需明确各部门归档时限，纳入绩效考核；安全性风险