2025年XX有限公司采购询价管理细则

2025年XX有限公司采购询价管理细则本细则适用于公司及下属全资、控股子公司（以下统称“公司”）范围内，单次采购金额50万元（含）以下的非战略物资、服务及工程类采购项目（以下简称“采购项目”）。战略采购、框架协议采购及法律法规规定需采用招标方式的项目，不适用本细则；50万元以上采购项目参照本细则核心要求执行，具体按公司《招标管理办法》规定实施。一、职责分工（一）采购管理部：负责制定并修订本细则；组织实施询价全流程操作，包括需求对接、市场调研、供应商筛选、询价文件编制、响应接收、评审组织及结果报批；建立并维护供应商信息库；归档保存询价过程文件。（二）需求部门：负责提出明确、合规的采购需求，提供技术参数、服务标准、验收要求等技术文件；参与供应商技术评审，确认最终技术响应符合要求；配合完成合同履约验收。（三）财务管理部：负责审核采购预算合规性，确认资金到位情况；参与商务条款评审，重点审核报价构成、付款方式、税费条款等经济性内容；监督合同付款执行。（四）审计监察部：负责对询价流程合规性进行监督，包括供应商筛选、评审过程、结果公示等关键环节；抽查询价档案，核查是否存在利益输送、围标串标等违规行为；受理相关投诉并开展调查。（五）分管领导：负责审批询价方案、候选供应商名单及最终成交结果；对超权限或特殊采购项目提出决策意见。二、询价准备阶段（一）需求确认需求部门应在采购发起前5个工作日内，通过公司采购管理系统（以下简称“系统”）提交《采购需求申请表》，内容需包含：采购标的名称、规格型号（或服务内容）、数量、技术参数（需注明“实质性要求”与“非实质性要求”）、交货/服务时间、验收标准、预算金额及依据（如历史采购价、市场调研价等）。采购管理部收到申请后3个工作日内完成形式审核，重点核查：需求描述是否清晰（避免“详见技术文件”等模糊表述）、技术参数是否存在排他性（如指定品牌、型号需提供三家以上可满足的供应商证明）、预算是否在部门年度预算额度内。审核不通过的，需一次性列明问题并退回需求部门修改；审核通过的，系统自动推送至财务管理部进行预算确认。（二）市场调研采购管理部需在需求确认后2个工作日内启动市场调研，通过以下方式收集信息：1.系统调取近2年内同类或相似项目的历史采购记录，分析价格波动趋势、供应商履约表现；2.访问行业协会网站、权威价格平台（如国家统计局、中国招标网等）获取公开市场价格数据；3.向3家以上潜在供应商发送《市场价格咨询函》（非最终询价），要求提供不含税单价、交货周期、付款条件等基础信息；市场调研完成后，采购管理部需形成《市场调研报告》，内容包括：同类产品/服务近期市场均价、主流供应商名单（含联系人及联系方式）、潜在风险点（如原材料涨价、供应商产能限制等），经部门负责人签字后作为询价方案制定依据。（三）供应商筛选供应商需从公司合格供应商库中选取；未入库但符合条件的新供应商，需通过资格预审后方可参与。资格预审要求如下：1.基本资质：具有独立法人资格，提供有效期内的营业执照、行业所需的行政许可/资质证书（如特种设备制造许可证、安全生产许可证等）；2.业绩要求：近3年内承担过至少2项同类项目（需提供合同关键页或验收证明）；3.信用记录：通过“国家企业信用信息公示系统”查询无严重违法失信记录，通过“中国执行信息公开网”查询无未履行的法院判决；4.其他要求：供应商与公司员工无亲属关系或关联交易（需签署《关联关系承诺书》），未被列入公司黑名单（近2年内无履约违约、虚假报价等行为）。采购管理部需在系统中发起供应商筛选流程，经需求部门、审计监察部会签后，确定3-5家符合条件的供应商作为询价对象（特殊情况下少于3家的，需提交分管领导审批并说明理由）。（四）询价文件编制采购管理部根据需求文件、市场调研结果及供应商信息，编制《询价文件》，内容包括但不限于：1.询价须知：项目名称、采购内容、报价截止时间（自文件发出之日起不少于5个工作日）、响应文件提交方式（系统上传或纸质密封）；2.技术要求：明确产品规格、服务标准、验收方法（需标注“★”号的实质性条款，供应商未响应则视为无效报价）；3.商务条款：付款方式（原则上货到验收后支付不低于70%，质保金不超过10%）、交货周期（需明确具体日期或“合同签订后X日内”）、违约责任（如延迟交货违约金按日0.1%计算）；4.报价要求：需提供分项报价清单（含成本构成、税费、运输费等）、报价有效期（不少于60日）、授权委托书（加盖公章）；5.其他附件：廉政协议（供应商需承诺不向公司员工行贿）、保密协议（针对涉及技术秘密的采购项目）。三、询价实施阶段（一）文件发放与澄清采购管理部通过系统向选定供应商发送《询价文件》，同步以邮件形式确认接收（需留存发送记录）。供应商对文件有疑问的，需在报价截止前3个工作日通过系统提交书面澄清申请；采购管理部需在2个工作日内组织需求部门、财务部进行答疑，形成《澄清纪要》并上传系统，确保所有供应商获取相同信息。（二）响应文件接收与形式审查供应商需在截止时间前将密封的纸质响应文件（一正两副）送达公司指定地点，同时通过系统上传电子版本（需与纸质文件一致）。采购管理部需在接收时登记《响应文件接收记录表》，记录供应商名称、文件密封情况、送达时间；逾期送达或未按要求密封的，视为无效响应，当场退回并记录原因。形式审查内容包括：文件是否加盖公章、授权委托书是否完整、报价是否为固定总价（不得附有条件）、是否响应所有实质性条款。审查结果需在接收后1个工作日内通过系统反馈供应商，未通过审查的需说明具体原因。（三）评审与定标1.评审小组组成：由采购管理部（组长）、需求部门技术代表、财务管理部商务代表、审计监察部监督代表共4-5人组成，成员需签署《评审人员廉洁承诺书》。2.评审流程：（1）技术评审：需求部门代表对照《询价文件》技术要求，对供应商响应文件进行逐项打分（总分100分，实质性条款不满足则技术分0分）；（2）商务评审：财务代表审核报价合理性（偏离市场均价±20%的需供应商书面说明）、付款条款合规性、税费计算准确性，按“低价优先”原则计算商务分（总分100分，报价最低者得满分，其余按比例折算）；（3）综合评分：技术分占比60%、商务分占比40%（服务类项目可调整为技术分70%、商务分30%），总分最高者为第一候选供应商。3.异常情况处理：（1）所有报价均高于预算的，评审小组需分析原因（如需求不合理、市场波动等），提出调整需求或重新调研的建议，报分管领导审批；（2）出现两家以上供应商报价相同且为最低价的，由评审小组对其技术响应、服务承诺进行二次比较，确定优先顺序；（3）供应商报价明显低于成本（低于市场均价50%以上）且无法合理解释的，视为无效报价，取消其候选资格。四、结果确认与执行（一）结果公示与报批评审结束后2个工作日内，采购管理部需在公司内部OA系统公示《询价结果公示》，内容包括：采购项目名称、候选供应商名单（按得分排序）、评审得分、公示期限（3个工作日）。公示期内无异议的，系统自动推送《成交通知书》至第一候选供应商；有异议的，由审计监察部牵头调查，确属违规的重新组织评审，无违规的维持原结果并向异议人书面说明。（二）合同签订与履约供应商收到《成交通知书》后5个工作日内，需与公司签订《采购合同》（需包含询价文件中的实质性条款，不得擅自变更）。合同签订后3个工作日内，采购管理部需将合同关键信息（金额、交货期、验收标准）录入系统，同步推送需求部门、财务部备案。需求部门需在交货/服务完成后10个工作日内组织验收，出具《验收报告》（需经使用人、部门负责人签字）；财务部根据验收报告及合同约定办理付款，超合同金额10%以上的变更需重新履行审批程序。五、风险控制与监督改进（一）信息保密询价过程中涉及的技术参数、供应商报价、评审细节等信息，属于公司商业秘密，相关人员不得向外界泄露。接触敏感信息的员工需签订《保密协议》，违规者按公司《员工奖惩制度》处理，涉及违法的移交司法机关。（二）利益冲突管理参与询价的员工需在项目启动前提交《利益关系申报表》，说明与供应商的关联关系（如亲属任职、投资持股等）；存在关联关系的，需主动申请回避，由采购管理部调整评审小组成员并记录在案。（三）档案管理采购管理部需在项目结束后15个工作日内，将《采购需求申请表》《市场调研报告》《询价文件》《响应文件》《评审记录》《合同》《验收报告》等资料整理归档，保存期限不少于10年（法律另有规定的从其规定）。（四）监督与改进审计监察部每季度抽取10%的询价项目进行