采购部门供应商信息管理模板

适用工作场景操作流程详解一、供应商信息收集需求发起：采购专员根据采购需求（如新品开发、项目招标、现有供应商补充等），填写《供应商信息收集表》，明确所需供应商的行业类型、资质要求、合作条件（如供货能力、价格区间、付款方式等）。资料提交：潜在供应商需提供以下资料（加盖公章）：企业基本信息：营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一的营业执照）；资质证明：行业许可证（如食品行业需生产许可证）、质量体系认证（如ISO9001）、相关产品检测报告；合作信息：法定代表人及联系人证件号码明、主要产品/服务清单、近三年合作案例（如有）、企业简介及生产能力说明。资料初审：采购专员对提交资料的完整性、有效性进行初步核对，剔除不符合基本要求的供应商（如资质过期、信息不全）。二、资质审核与分级多部门联合审核：采购部门负责人牵头，联合法务、质量、技术等部门对初审通过的供应商进行综合审核：法务部门审核资质证书的合法性、合同条款的合规性；质量部门审核产品质量控制体系、检测报告的权威性；技术部门评估产品/技术参数是否符合采购需求。供应商分级：根据审核结果，将供应商划分为战略级（长期核心合作）、优先级（常规合作备选）、普通级（临时或小额合作）三级，明确不同级别的合作权限与管理要求。三、信息录入与建档系统录入：采购专员将审核通过的供应商信息录入采购管理系统，字段需包括：基本信息：供应商全称、简称、统一社会信用代码、成立日期、注册资本、法定代表人、联系人（经理）、联系方式（）、邮箱（*）、企业地址、所属行业、企业性质（国企/民企/外企等）；资质信息：资质证书名称、编号、有效期、发证机构、资质等级；合作信息：合作项目名称、合作期限、起始日期、付款方式（如账期30天）、合作状态（待合作/合作中/暂停/终止）、主要产品/服务及规格型号；评估信息：首次评估日期、评估部门、评估结果（优秀/良好/合格/不合格）、评估说明（如优势、不足）、改进建议（如有）。档案归档：将供应商书面资料（复印件）扫描存档，纸质资料按“供应商名称+年度”分类存放，保证档案可追溯。四、信息动态维护定期更新：采购专员每季度对供应商信息进行核对，重点更新以下内容：资质证书：临近到期前1个月提醒供应商续期，更新后重新扫描存档；联系方式：联系人变更、电话/邮箱调整等信息需在5个工作日内更新；合作状态：根据实际合作情况（如新增项目、终止合作）及时修改“合作状态”及“合作期限”。临时变更：供应商发生重大变更（如股权重组、经营范围调整、法定代表人变更）时，需在收到通知后3个工作日内收集变更证明资料，完成信息更新与审核。五、合作评估与优化年度评估：每年12月，采购部门组织对合作中的供应商进行年度评估，评估指标包括：供货及时性（逾期订单占比）、产品质量合格率（退货率）、价格竞争力（与市场均价对比）、服务响应速度（问题解决时效）；评估结果分为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）。结果应用：优秀供应商：优先分配订单，延长合作期限，纳入战略合作伙伴名单；良好供应商：维持常规合作，针对不足提出改进要求；合格供应商：限期整改，整改后复评仍不合格的降级为普通级；不合格供应商：终止合作，6个月内不得再次引入。供应商信息管理表结构设计信息类别字段名称填写说明示例基本信息供应商全称与营业执照一致科技有限公司统一社会信用代码18位统一社会信用代码91110000法定代表人需与营业执照一致*总联系人负责对接采购业务的人员*经理联系方式供应商常用办公电话（用*代替）*企业地址详细注册地址北京市区路号资质信息资质证书名称如“ISO9001质量管理体系认证”“食品生产许可证”等ISO9001质量管理体系认证证书编号资质证书上的唯一编号–有效期至证书到期日期2025-12-31合作信息合作项目名称当前合作的具体项目或产品项目零部件供应合作期限起始日期至终止日期2024-01-01至2025-12-31付款方式如“月结30天”“现款现货”等月结30天合作状态待合作/合作中/暂停/终止合作中评估信息最近评估日期最近一次评估的年月日2023-12-15评估结果优秀/良好/合格/不合格良好评估说明优势总结（如“供货及时率98%”）及不足（如“包装需改进”）优势：价格稳定；不足：交货周期波动关键注意事项信息准确性：所有录入信息需与供应商提供的原始资料一致，禁止虚构或篡改；联系人、电话等关键信息变更时，必须要求供应商提供书面证明，避免因信息错误导致合作风险。资质时效性：资质证书到期前1个月需启动续期提醒，未及时续期的供应商立即暂停合作，待资质更新后方可恢复；对长期未合作的供应商（超过1年），需重新审核资质。保密管理：供应商信息（尤其是联系方式、合作价格等）属商业机密，仅限采购部门及相关业务人员查阅，严禁泄露给无关第三方；电子档案需加密存储，纸质档案存放于带锁文件柜。合规性要求：引入供应商前需通过“信用中国”等官方渠道查询企业信用记录，有严重