地产集团公文管理办法

地产集团公文管理办法

为使集团公司的公文管理工作规范化、科学化，特制定本办法。

第一章发文办理

第一条正式发文需填写发文稿纸，发文稿纸上需包括拟稿、核稿、打印、

校对，需注明发文字号、缓急程度、秘密等级、份数、附件、主题词、标题，需

明确主送单位、抄报及抄送单位，签发人同意签发后方可用印、登记及分发。

第二条集团公司发文字号的确定及顺序编号由总裁办文印室负责。

第三条草拟公文应当做到：

（一）符合公司的管理制度规范及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，

标点正确，篇幅力求简短C

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文

关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，引

用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、

第四层为“（I）”。

（七）公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用

语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿

伯数字。

第四条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动

与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍

不能取得•致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门

会签后报请上级领导协调或裁定。

第五条集团所有发文应按照以下流程签发：部门拟稿、校对后报分管的公司领

导签署意见，经总裁办主任审核后报董事局分管领导签发。

第二章收文办理

第六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、

批办、承办、催办等程序，

第七条各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重

要事项要及时报公司领导并提出相关意见。

第八条对于公司领导批办的各类公文，秘书或前台文员要及时下发到相关

部门，并做好催办工作。

第三章公文归档

第九条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当

归档的公文。

第十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立

卷），要保证归档公文的齐全完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管

和利用。

第卜一条归档范围内的公文应当确定保管期限，破照有关规定定期向档案

管理部门移交。

第十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存

档要求。

第四章公文管理

第十三条公文由集团总裁办（地区公司及下属公司为行政人事部）统一收

发、审核、印刷、装订，由监察室或行政人事部负责用印、归档和销毁。

第十四条公文管理必须严格遵守《XX地产集团保密制度》，所有公文不得擅自

翻印，彳彳导私自带出办公区域。

第十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之

日起不产生效力。

第卜六条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司领导批准后方

可销毁。

第十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不

漏销；其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第十八条集团公司机构调整时，全部公文应随之进行合、分管理；需要归

档的公文整理（立卷）后按有关规定移交集团档案管理部门；工作人员调离工作

岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十九条各地区公司及下属公司的公文管理可参照本办法执行。

第二十条本办法由集团总裁办负责解释，并自发布之日起施行。

附件一：公文种类、格式及行文规则

附件二：公文主题词标引规范

附件三：XX地产集团有限公司公文发文标准格式

附件四：会议纪要标准格式及行文要求

附件一

公文种类、格式及行文规则

一、公文种类

XX地产集团常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者

撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于批转下属单位的公文，传达要求下属单位办理、周知或者执行的事项

等。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。

（四）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况或答复上级单位的询问等。

（五）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下属单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（A）函

（十五）公文中各组成部分的标识规则，参照《XX地产集团有限公司公文

格式》标准执行。

（十六）公文川纸一股采用国际标准A4型（210mmX297mm）,左侧装订。

三、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）集团公司各中心（部、室）可以依据本部门的职责向相关业务部门行

文。

（四）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合

行文应当明确主办部门。

（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单

位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。“报告”不得夹带请示事项。

（六）除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义向上级单位负

责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（七）报送“请示”、"意见”和“报告”应按照分管权限逐级上报公司领导

审批。

附件二

公文主题词标引规范

一、选择主题词的原则：

（一）实用性原则：所选择的主题词应能够满足标引文献和检索文献的要求。

（二）准确性原则：所选择的主题词应能够准确地表达概念的含义。

（三）通用性原则：应选择通用的为人们普遍接受的词语作为主题词。

二、公文主题词标引的规范：

（一）中题词标引由类别词、类属词、文种词和归属词组成。

体现公文分类和内容归属的词称作类别词。

直接体现公文种类的词称作文种词。文种词是事先界定好的，如“通知、指

示、决定、批复、请示、报告、通报、意见、会议纪要”等均可作为文种词使用。

说明公文的制发机关，体现公文归属的词称作归属词。归属词一般由部门名

称或地区名称构成。

一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文

件的抄送栏之上，顶格写，

（二）公文主题词应按照类别词、类属词、文种词和归属词依次标注。在标

类属词时，光标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。例如：《关于国

庆节放假有关事宜的通知》，先标类别词''行政"，再标类属词〃假期”，最后标文

种词〃通知〃。

但在一篇公文的主题词标引中，类别词、类属词、文种词、归属词未必同时

使用。有的主题词既能反映公文的内容分类，又能反映公文的主题特征，类别词

和类属词就可以合用一个；平行文和下行文的归属词还可以省略；信息、简报等

文献资料没有文种词。但也有一些公文要用两个以上的类属词去标识其内容归属

和主题特征。通常情况下，每一公文主题词标引的数量通常在5个以内，最多不

超过6个。

转发公文时，主题词标引应当重.点反映被转发公文的内容，被转发公文的文

种可不作为主题词标引，但如果被转发的公文属于准则、条例、规定、章程、制

度、办法、细则等法规、制度，其名称应当作为主题词标引。

（三）进行主题词标引的关键是选准类别词和类属词。公文的主题及内容归

属一般体现在标题和事由当中。如果从中揭示不出公文的主题及内容，则需要对

公文全文进行阅读、分析，从中提炼转换出相应的主题词。一份文件如有两个以

上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。

三、公文主题分析步骤：

1、审读文件，了解主题，审读文件的重点。

2、分析主题类型，确定主题概念。

主题类型分为单主题和多主题两种。单主题是指一份公文所研究和论述

的只有一个对象或问题。多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个,

而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。

3、分析主题结构，确定主题因索。主题因素分为主体因素、通用因素、

位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。

主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，

其他主题因素都附属于这个主体因素;

通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。通

用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；

位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置

和对象。位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；

时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范

围之内。时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；

文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号。

附件三

XX地产集团有限公司公文发文标准格式

一、范围

本标准规定了XX地产集团有限公司公文通用的纸张要求、印刷要求、公文

中各要素排列顺序和标识规则。

本标准适用于规范XX地产集团有限公司及属下各单位制发的公文格式。

二、引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

三、定义

本标准采用下列定义C

（一）字（word）

标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

（二）行（line）

标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以四号仿宋体字固定值25磅的距

离为一基准行。

四、公文用纸幅面及版面尺寸

（-）公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用标准的A4型纸，其幅面尺寸为：210inmX297mnio

（二）公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：27mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：26mm±1mm

版心尺寸为：146nlmX235mm（不含页码）

（三）公文中图文的颜色

未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

五、排版规格与装订要求

（-）排版规格

正文用四号仿宋体，文中如有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字，一般

每面排26行,每行排30个字。

（二）印制要求

双面印制，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着黑实、均匀；字面

不花、不白、无断划。

（三）装订要求

公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4nun。订位为两钉钉锯

外订眼书芯上下各1/4处，允许误差±4mni。平订钉锯与书脊间的距离为8mm-

10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

六、公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首

页红色反线（宽度157nlm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下

至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

1、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处

距上白边7mm）,两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用四号

黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm）,秘密等级和保密

期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度

如需标识紧急程度，用四号黑体字，顶格标识在右上角第1行（在页眉处

距上白边7mm）,两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等

级顶格标识在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm）,紧急程度顶格标识在右

上角第2行。

3、发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称加“文件”组成。发文矶关标识使用小标宋体，

用红色标识。

4、发文字号

发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文机关标识下空4行，用

13号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用

六角括号“1）”括入；发文字号与版心等宽的红色反线距5mm。

5、签发人

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用13号仿宋体

字，签发人后标全角冒号，冒号后用13号仿宋体字标识签发人姓名。

（二）主体

1、公文标题

红色反线下空1行，用20号宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行

时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用四号仿宋体字标识，主送单位名称后标全角冒

号。

3、公文正文

主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回

行。

4、附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字标识“附件”，后

标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数码（如“附件：1.XXXXX

XXXXX"）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附

件的序号左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名

称前后标识应一致。

5、成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写成“O”；成文日期的标识位见6。

6、公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文单位印章或签署人

姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单发文机关如何标识公文生效标识，

另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

（1）单一发文印章

单一发文时，在落款处须署发文单位名称，单位名称右空2字，下一行标

识成文日期。成文日期须与发文单位居中对齐；加盖印章应居正文之下，端正、

居中下压成文时间，印章用红色。

（2）联合行文印章

联合行文需加盖两个印章时，两个发文单位应平行排列，中间相距6个字：

成文日期在下行，在两个发文单位内居中拉开；主办单位印章在前；两个印章均

压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两个印章间互不相交或相切，相距不超过15mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单

位名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。主

办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个

或两印章，均居中排布；两个印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空

2字标识成文时间。

（3）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的

措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识”此页无正文”的方法

解决。

7、附注

公文如有附注，用四号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期卜

1行。

（三）版记

1、主题词

“主题词”用四号仿宋体字加粗，居左顶标识，后标全角冒号；词目用四号

仿宋体字；词目之间空一字（不得加插标点符号）。

2、抄报

在主题词的下1行，列清抄报人或抄报范围，左右各空1字，用四号仿宋

体字加粗标识“抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顷号隔开，回行时与冒号

后的抄报人对齐；在最后一个抄报人后标句号。

3、抄送

公文如有抄送单位，在主题词下2行，左右各空1字，用四号仿宋体字标

识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，问行时与冒号后的抄送机

关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

4、印发机关和印发日期

位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行位置；用四号仿宋体

字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,

用阿拉伯数码标识。

5、公文份数序号

公文份数序号是同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。如需标识公

文份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心右下角最后1行，用小括号“（）”注明。

6、版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

7、版记的位置

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

七、页码

用小五号仿宋体阿伯数码标识，页码居中置于页脚第一行。

八、公文中的表格

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码在页脚居中。

附例

XX地产集团有限公司文件

【密级】机密

X地司X字［20XX］第义号签发人：XXX

（发文字号用13号仿宋体）（“签发人”、“签发人姓名”用13

号仿宋体字）

文件标题（宋体20号加黑）

XXXXX：（主送单位和公文正文用四号仿宋体字）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo

附件一：《XXXXXXXXXXXXXXX》

附件二：《XXXXXXXXXXXXXXX》

（附件说明用四号仿宋体字）

发文单位

二00X年X月X日

（成文日期用汉字书写，加盖发文

单位的印章，采用下套方式）

主题词：“主题词”用四号仿宋体加粗，词目用四号仿宋体

抄报：抄报机关用四号仿宋体，抄报两字与主题词法字对齐并加粗

抄送：抄送机关用四号仿宋体

（印发单位）印发单位用四号仿宋体，印发口期用阿拉伯数字标识（印发口期）200

X年义月XX日印发

（共印X份）

注：上、下页边距为2.54cm左、右页边距为3.17cm全文行间距为固定值25

磅

附件四

会议纪要标准格式及行文要求

一、部门的会议纪要必须在会议结束后24小时内完成。大型的综合性会议

的会议纪要要在会议结束后48小时内完成。

二、董事局领导主持召开的会议，其会议纪要的撰写由总裁办从与会部门的

会议记录人员中指定。

三、会议纪要格式：

(-)会议纪要面页采用套红“XX地产集团有限公司”题头的便笺纸，后

页为复印纸A4规格纸。

(二)会议纪要文字形式、格式、内容格式要求：

1、会议纪要文头

(1)题目：统一为“会议纪要”，采用宋体20号字体，排放在文件纵线正

中；横向上距纸边1/6左右位置。

(2)编号：会议纪要须编号，编号采用“X地司+职能部门简称+纪字+［年

号］+第***号”，如办公室：X地司办纪字［2009］第***号，字号为13号仿宋

字体，排放在题目下方正中。

(3)密级：会议内容绝密或机密在编号右下角文边，采用［绝密］或［机

密］加黑四号仿宋字体注明，不保密的无须字样。

(4)统称：文头里设“XX地产集团有限公司”全称，在密级行下方，文头

底线左上方，采用仿宋四号字体。

(5)日期：在文头底线右上方，如有密级字样，在密级字样下方采用****

年*月*日阿拉伯数字，比如：“2009年3月9日”的四号仿宋字体。

(6)“统称”和“日期”行，如没有密级字样，与编号行之间空一行。

(7)文头底线，采用在“统称”和“口期”下方划一细黑实线。

2、会议纪要内文

(1)首先编写基本情况，形式采用按顺序分别分行排列，与文头底线之间

不空行，起头不空格，如：

会议时间：

会议地点：

参加人员：

会议主持：

会议记录：

会议内容：

1）上述排列的字体加黑。

2）会议时间的具体内容表述采用****年*月*日+钟时，比如：“2009年3月

9013：00~17：30”的阿拉伯字体。

3）参加人员的具体人员分类和会议议程的各项议程序数。采用阿拉伯数字，

数字与文字次行均齐头。

（2）正文文字形式

1）正文内容无论标题和行文第一行起头均空2格，未完的语句次行不空格。

2）正文结构层次序数：一般依次为“一”、“（一"‘、'”"（口、“口”、“①”。

3）每一议程标题采用黑体四号字体，每一议程标题与上文段之间空一行。

4）每一议程标题下面如小标题多，第一顺序小标题采用加黑。

5）标题末尾一般无须冒号飞

6）所有内文文字字体，除标题是宋体字加粗以外，其余均采用仿宋四号字体。

文件左右留白边分别为3.17cm；下方留白边为2.54cm。

（3）正文行文模式和内容要求

会议内容是正文的主干和重点，侧重介绍会议的重要发言和决议。

1）会议纪要如实地反映会议内容，不能离开会议实际搞再创作，不能搞人

为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的

要求。

2）凡涉及重大复杂、制度性及政策性较强的议题，须综合归