EHS管理体系记录管理程序

XX制药有限公司

文件编号：EHSP-003

文件名称EHS管理体系记录管理程序文件版号：01

总页数：4

起草部门E1IS管理部文件类型二级文件

生效日期2015年3月150替换文件

文件编制:

编制人编制日期

常征

文件审核:

审核部门审核人审核日期审核部门审核人审核日期

E11S管理部一车间

设备动力部二车间

生产技术部三车间

质量控制部总工程师

研究发展部质量总监

仓库生产总监

文件批准:

批准人批准日期

文件分发:

颁发部门EHS管理部

分发部门公司各部门、各车间、各工段、仓库

1.目的:

对记录进行有效控制和管理，使记录符合规范化管理的要求，客观、真实、准确的

反映安全、职业健康和环境管理体系的有效运行，为活动的可追溯性以及采取改进、纠

正和预防措施提供依据。

2.范围：

本程序适用于记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限以及记录处置所需的控制和管

理。

3.术语及定义

无

4.职责：

4.1EHS管理部：

4.1.1负责编制、修订、解释本程序。

4.1.2负责对各部门编写的记录文件进行审核、批准。

4.1.3对各部门的记录的填写和运行维护等活动进行监督，指导实施。

4.1.4负责总要记录的保管或存档工作。

4.2各部门：

4.2.1各部门负责编制本部门运行所需的各种记录。

4.2.2负责本部门所需文件的更新，确保本部门文件适用、适宜性。

4.2.3负责填写本部门所需的各种记录，并确保记录真实可靠。

5.内容：

5.1记录的策划及审核

5.1.1记录的表式由各使用部门根据相关程序文件和作业指导书的内容要求进行编

制，由EHS管理部统一审核标识、编号和备案

5.1.2记录的标记和编号必须统一，记录的标识应于记录的右上方，标识方法详见

《EHS体系文件控制程序》(EHSP-001)中的5.4.4,编号按程序文件中的规定执行。

5.1.3经备案的记录表式不得随意更改，如需更改，应由使用部门按照《EHS体系文

件控制程序》(EHSP-001)中的《5.7文件的修订及废除》的相关规定执行。

5.1.4各部门需使用和印制表单时，需经EHS管理部确认记录为最新版次后方可印制J,

避免误用作废记录。

5.1.5记录设计的格式应与公司产品实际和体系运行实际相结合。

5.1.6记录的样式及格式应具有可操作性和适应性，并便于填写。

5.1.7记录归属部门提出记录样稿，EHS管理部审核记录内容的设计是否能反应实际

情况，参与审核人员应包括记录填写部门负责人。

5.1.7记录的审核、批准、复印、发放应按照《EHS体系文件控制程序》(EHSP-001)

中的相关规定执行。

5.2记录的使用

5.2.1使用部门把现行的记录复印或印刷后，由使用人到部门负责人处领取。根据

记录内容选择合适的页数，加盖页码，打印《EHS管理体系记录封皮》

(EHSP-003-RC-01)装订成册。

5.2.2己装订成册的记录不得缺页，应按照页码是顺序按时填写。

5.3记录的填写

5.3.1内容真实，数据完整，记录及时，不得提前或迟后填写。

5.3.2字迹清晰，易于识别和检索，不得用铅笔填写。

5.3.3记录不得撕毁或随意更改，如确需更正，更正错误内容必须保证原文字或数据清晰

可辨，不得任意涂改或使用涂改液。

5.3.4记录如需重新誉写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誉写记录的附件保存。

5.3.5记录按记录项目填写齐全，不得留有空格，如无填写内容则按以下方法填写：

5.3.5.1记录中的某些空格(包括备注)如果无填写内容，应填写“一”。

5.3.5.2记录中的某一页如果无填写内容，可以采用划一条对角线的方式，表示无填写

内容。

5.3.6填写日期一律横写，并不得简写，如2009年7月1日不得写成“09”、“1/7”或

“7/1”形式。

5.4记录的保存

5.4.1岗位在用的记录应放于规定地点。

5.4.2电子记录需转换成适当的形式保存，保证在记录的保存期内清晰、有效，易于查找。

5.4.3公司使用的EHS相关记录未经EHS管理部批准，不得擅自流转到公司外。

5.5记录的保管

551记录由归口管理部门收集、整理、编目、归档。保管方式应便于检索、查阅或存取。

5.5.2对于有永久性保存价值和重要、关键的记录，由各部门在每月上旬整理后交档案

室保存，档案室应进行编目管理。

5.5.3记录的保管部门应提供合适的贮存场所，使记录在适宜的环境中贮存，以防丢失、

损坏和变质。

5.5.4EHS管理部根据记录的重要程度确定保存期限；

5.5.4.1有长久保存价值的记录，如：管理体系审核报告、管理评审记录、产品鉴定报

告、培训考核档案、统计年报等整理后，交档案室，保存期为五年。

5.5.4.2重要的记录，如：检测报告、检验记录、工艺更改记录、纠正和预防措施记录

等有保存价值的记录，整理归档，保存三年。

5.5.4.3一般的记录，如：过程记录、定期检查记录等，由使用部门整理保管，保存期

限为二年。

5.5.4.4合同有要求时，记录的保存期应征得顾客的同意或由顾客确定。

5.6记录的作废和销毁

记录超过了规定保存期限，即为“作废记录”，除有特殊原因或继续有保存价值需延长保

存期外，“作废记录”一般由EHS管理部部统一回收后销毁，销毁前填写《EHS管理体系

记录销毁申请表》(EHSP-003-RC-()2),经EHS管理部部长确认后进行销毁处理。销毁方

式为撕毁。

6相关文件：

《EHS管理体系文件控制程序》(EHSP-001)

7相关记录：

《EH