2026年橡胶制品公司会计档案管理规范管理制度

2026年橡胶制品公司会计档案管理规范管理制度第一章总则第一条为加强本公司会计档案管理，保障会计档案的真实、完整、安全和可追溯，规范会计档案收集、整理、保管、借阅、移交、销毁等工作流程，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业会计准则》等相关法律法规，结合本公司实际经营管理需要，制定本制度。第二条本制度所称会计档案，是指本公司在会计核算过程中形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，以及存储这些资料的电子载体。第三条本制度适用于本公司所有职能部门、生产车间及各业务单元（以下统称“各部门”）涉及会计档案形成、使用、保管的全部活动，全体员工均需严格遵守本制度相关规定。第四条会计档案管理遵循“统一管理、分级负责、安全保密、方便利用”的原则，财务部门为公司会计档案的归口管理部门，指定专人担任会计档案管理员，负责会计档案的日常管理工作。第五条公司建立会计档案管理责任制，明确财务部门负责人、会计档案管理员、各部门相关人员的职责，确保会计档案管理工作落到实处。第二章会计档案的范围第六条公司会计档案主要包括以下类别：（一）会计凭证类：原始凭证（含外来原始凭证、自制原始凭证）、记账凭证（含收款凭证、付款凭证、转账凭证）、汇总凭证及其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；（三）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注、财务情况说明书等；（四）其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及完税凭证、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、合同协议（含采购合同、销售合同、融资合同等涉及财务收支的文件）、财务审计报告、验资报告及其他具有保存价值的会计资料。第七条电子会计档案纳入会计档案管理范围，包括以电子形式存储的会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料，电子会计档案需满足真实、完整、可用、安全的要求，其保管要求与纸质会计档案一致。第三章会计档案的收集与整理第八条每月结账结束后10个工作日内，财务人员需将本月形成的会计凭证、账簿等资料进行收集、核对，确保资料完整、编号连续、内容真实，核对无误后移交会计档案管理员。第九条会计档案整理需按照“分类统一、装订规范、编号有序”的要求执行：（一）会计凭证整理：按凭证编号顺序整理，去除金属物，加装凭证封面和封底，装订成册并填写封面信息（含单位名称、凭证所属期间、凭证册数、起止编号、装订人、保管人等）；（二）会计账簿整理：年度结账后，将各类账簿整理齐全，加具封面，注明账簿名称、所属年度、册数等信息，订本式账簿保持原有装订形式，活页式账簿按账户顺序装订成册并编页码；（三）财务会计报告整理：按年度、季度、月度分类整理，装订成册并标注报告名称、所属期间、编制单位等；（四）其他会计资料整理：按类别、形成时间排序，装订成册并编制目录。第十条电子会计档案需在形成时进行备份，存储至公司指定的安全存储介质，同时建立电子会计档案目录，记录文件名、形成时间、存储位置、责任人等信息，确保电子档案可追溯。第十一条会计档案整理完成后，会计档案管理员需及时立卷，编制会计档案案卷目录，明确档案编号、类别、名称、形成时间、保管期限、存放位置等信息，做到一案一卷、目录清晰。第四章会计档案的保管第十二条会计档案保管场所需符合安全、防潮、防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变的要求，配备必要的消防器材、除湿设备、防盗设施，定期检查存储环境，确保档案保存条件达标。第十三条会计档案保管期限严格按照国家规定执行：（一）永久保管的会计档案：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案移交清册、涉及重大经济事项的合同协议及相关会计资料；（二）保管期限为30年的会计档案：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册；（三）保管期限为10年的会计档案：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表及完税凭证。第十四条会计档案管理员需对保管的会计档案进行定期检查，每季度抽查一次，每年全面盘点一次，发现档案破损、丢失、霉变等情况需立即上报财务部门负责人，并采取补救措施，检查及盘点情况需形成书面记录留存。第十五条电子会计档案需定期进行有效性检测，每年至少一次，确保存储介质无损坏、档案可正常读取，同时每半年进行一次异地备份，防止电子档案丢失或损坏。第十六条会计档案管理员岗位变动时，需办理会计档案移交手续，编制移交清册，列明移交档案的种类、数量、编号、保管期限等，由移交人、接收人、监交人签字确认，移交清册作为会计档案留存。第五章会计档案的借阅与移交第十七条公司内部人员因工作需要借阅会计档案的，需填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限，经所在部门负责人及财务部门负责人审批同意后，方可到会计档案管理员处办理借阅手续。第十八条外部单位（如税务机关、审计机构、司法机关等）需借阅或查阅会计档案的，需出具单位正式介绍信及经办人有效身份证件，经公司财务负责人审批同意后，在会计档案管理员陪同下查阅，必要时需经公司总经理审批。第十九条会计档案借阅期间，借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、拆封、抽取档案资料，不得将档案转借他人，借阅期限原则上不超过5个工作日，确需延长的需重新办理审批手续。第二十条会计档案归还时，会计档案管理员需仔细核对档案完整性，确认无误后在借阅申请表上标注归还日期，如有档案损坏、缺失等情况，需立即上报财务部门负责人并追究借阅人责任。第二十一条公司因合并、分立、注销等原因需移交会计档案的，需编制移交清册，经交接双方及监交人签字确认，移交清册需留存副本，移交的会计档案需保持原卷册的封装，电子会计档案需一并移交存储介质及备份文件。第六章会计档案的销毁第二十二条会计档案达到保管期限且无保存价值的，可按规定程序申请销毁。未达到保管期限的会计档案，不得擅自销毁；涉及未了事项的会计档案，即使达到保管期限，也需延续保管至事项完结。第二十三条会计档案销毁程序：（一）申请：财务部门对达到保管期限的会计档案进行清理，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁档案的编号、名称、形成时间、保管期限、销毁原因等，报财务部门负责人审核；（二）审批：《会计档案销毁清册》经财务部门负责人审核后，报公司总经理审批，重大会计档案销毁需经公司决策层审议；（三）实施：销毁会计档案时，需由财务部门指定两名以上监销人现场监销，监销人需核对销毁档案与销毁清册是否一致，确认无误后方可销毁；（四）记录：销毁完成后，监销人需在《会计档案销毁清册》上签字确认，注明销毁时间、地点、监销人等信息，销毁清册永久留存。第二十四条电子会计档案销毁前，需确保所有备份介质中的档案均已销毁，销毁过程需有记录，防止电子档案被非法恢复。第七章责任追究第二十五条对违反本制度规定的行为，公司将追究相关责任人责任：（一）未按规定收集、整理会计档案，导致档案不完整的，给予责任人警告处分，责令限期整改；（二）擅自借阅、涂改、勾画、拆封会计档案的，给予责任人记过处分，造成档案损坏的，需承担赔偿责任；（三）丢失、损毁重要会计档案的，给予责任人记大过及以上处分，情节严重的追究经济赔偿责任；（四）擅自销毁会计档案的，给予责任人降职