企业行政文书档案归档管理模板

企业行政文书档案归档管理模板适用场景操作流程第一步：文件收集与初步筛选目标：保证需归档文件的完整性、有效性，剔除重复、无效文件。明确收集范围：根据企业档案管理制度，列出需归档的文件类型（如年度会议纪要、季度工作总结、部门制度文件等），由各部门指定专人（如部门行政助理）负责本部门文件收集。初步筛选：检查文件是否为最终版本（如修订稿需标注最新版次，避免归档草稿）；剔除内容不完整、字迹模糊、与业务无关的文件；电子文件需确认格式兼容性（如PDF、Word、Excel等常用格式，避免使用加密或过期格式）。登记台账：使用《文件收集登记表》（见模板1）记录文件名称、形成部门、提交人、提交日期、文件状态（如“待归档”“需补充”），由行政档案管理员签字确认。第二步：文件分类与编号目标：通过科学分类和唯一编号，实现档案有序化、快速检索。分类标准：按部门：如行政部、人力资源部、财务部、市场部等；按文件类型：如综合管理类（通知、会议纪要）、人事管理类（制度、培训记录）、业务管理类（合同、项目资料）、外来文件类（函件、合作单位来函）；按年度：以自然年为单位，如“2024年度行政部文件”。编号规则：采用“部门代码-文件类型代码-年度-流水号”格式，例如：行政部综合类2024年第1份文件：“XZ-ZH-2024-001”；人力资源部人事类2024年第5份文件：“RL-RS-2024-005”。（部门代码、文件类型代码需企业统一制定，如“XZ=行政部”“RL=人力资源部”“ZH=综合类”“RS=人事类”）标签标注：纸质文件需在封面右上角标注分类编号，电子文件需在文件名中加入编号（如“XZ-ZH-2024-001_2024年度行政工作计划”）。第三步：文件整理与装订目标：保证文件物理形态规范，便于长期保存。排序与编页：按文件形成时间或逻辑顺序排序（如会议纪按日期排序，项目资料按项目阶段排序）；纸质文件超过2页需编写页码（用铅笔在右上角标注，避免损坏文件内容），附件页码单独连续编号。去除杂物：剔除文件中的回形针、夹子等金属物，避免氧化损坏纸张；对褶皱文件进行压平处理。装订方式：纸质文件采用左侧胶装或线装，厚度不超过5cm（超厚文件分册装订）；电子文件按分类编号建立文件夹，每类文件夹内按年度再建子文件夹，文件名统一为“编号+文件名称”。第四步：档案信息录入与系统存储目标：实现档案电子化管理，支持线上检索与备份。信息录入：将文件信息录入企业档案管理系统（或Excel台账），字段包括：归档编号、文件名称、形成部门、形成日期、密级（如“公开”“内部秘密”）、份数、存放位置（如“行政档案室-1号柜-3层”）、归档人、归档日期等。电子备份：纸质档案需同步扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），扫描件与纸质档案编号一致；电子档案存储于企业指定服务器或云端，定期（每月）进行异地备份，防止数据丢失。第五步：档案归档与存放目标：规范档案物理存放，保证安全有序。存放位置：纸质档案存入专用档案柜，按“部门-类型-年度”顺序排列，档案柜张贴分类索引标签（如“行政部-综合类-2024年”）；电子档案存储路径需与系统录入的“存放位置”一致，定期（每季度）检查文件夹结构完整性。归档确认：档案管理员与提交人共同核对《文件归档清单》（见模板2），双方签字确认归档完成，清单由行政部存档备查。第六步：档案借阅与利用管理目标：规范档案借阅流程，保证档案安全与可追溯。借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板3），注明借阅文件名称、编号、借阅事由、借阅期限、用途，经部门负责人审批（涉密文件需经分管领导审批）。借阅登记：档案管理员核对申请表无误后，发放档案（纸质档案需签字领取，电子档案需开通临时访问权限），同时在《档案借阅登记表》中记录借阅人、借阅时间、归还时间。归还与检查：借阅到期后，借阅人需按时归还，档案管理员检查文件完整性（如无缺页、涂改），确认无误后注销借阅记录；如需续借，需提前1天重新申请。模板表格示例模板1：文件收集登记表序号文件名称形成部门提交人提交日期文件状态备注12024年Q1工作总结市场部*小明2024-03-30待归档含附件3份2年度会议纪要总经办*李华2024-03-25需补充（缺3月）通知提交人补全模板2：文件归档清单归档编号文件名称形成部门形成日期密级存放位置归档人归档日期XZ-ZH-2024-0012024年度行政工作计划行政部2024-01-05内部行政档案室-1号柜-3层*张红2024-01-10RL-RS-2024-005员工培训管理制度人力资源部2024-02-20内部秘密行政档案室-2号柜-1层*王芳2024-02-25模板3：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期*赵刚项目部2024-04-10借阅文件信息文件名称归档编号借阅事由2023年项目合同XM-HT-2023-008项目审计审批意见部门负责人：*刘强（签字）日期：2024-04-10档案管理员：*陈静（签字）日期：2024-04-10关键注意事项文件完整性：归档文件必须为最终定稿，内容完整（如会议纪要需有参会人签字、合同需有双方盖章页），避免归档草稿或修订稿。保密管理：涉密文件（如未公开制度、财务数据）需单独存放，限制借阅权限，借阅需经部门负责人及以上领导审批，电子涉密文件需加密存储。定期检查：档案管理员每半年对纸质档案进行一次清点，检查是否有虫蛀、受潮、损坏；电子档案每季度进行一次备份有效性验证，保证数据可恢复。人员培训：定期组织各部门档