行政公文写作格式规范参考模板

行政公文写作格式规范参考模板一、引言行政公文是政机关、企事业单位在公务活动中具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示答复问题、交流信息的重要工具。规范公文格式不仅体现机关工作的严谨性，保证公文的权威性和可执行性，也是提高办公效率、避免理解歧义的基础。本模板旨在为公文撰写者提供一套通用、标准的格式规范，涵盖常见行政公文的要素构成、操作流程及注意事项，助力公文写作规范化、标准化。二、适用范围与典型应用场景本模板适用于各级政机关、社会团体、企事业单位在处理公务时拟制的通用公文，包括但不限于以下类型及场景：（一）通知类适用场景：发布规章、转发文件、批转意见、部署工作、告知事项等。示例：《公司关于2024年春节放假安排的通知》《局关于转发《省人民办公厅关于进一步加强安全生产工作的通知》的通知》。（二）报告类适用场景：向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。示例：《县人民关于2023年度乡村振兴工作进展的报告》《分公司关于第三季度经营状况的报告》。（三）请示类适用场景：向上级机关请求指示、批准事项。示例：《学校关于申请建设实验实训楼的请示》《部门关于举办全市应急管理培训班的请示》。（四）函类适用场景：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。示例：《市商务局关于商请协助举办跨境电商博览会的函》《集团关于委托设计研究院编制园区规划的函（复函）》。三、公文格式规范操作流程公文撰写需严格遵循“拟稿—审核—签发—印制—分发”的流程，重点把控格式要素的规范性与内容的准确性。具体操作步骤步骤一：明确发文目的与范围确定公文类型：根据公务活动性质（如部署工作、请求批准等）选择对应的文种（通知、报告、请示、函等），避免文种混用（如“请示”与“报告”不得混用，“函”与“请示”的区别在于主送机关是否为上级）。确认主送机关：明确公文的接收对象，向上级机关行文时主送机关应单一；向同级或不相隶属机关行文时，可根据需要确定主送机关。步骤二：规范填写格式要素公文格式要素分为“眉首、主体、版记”三部分，需按以下要求规范书写：（一）眉首部分（位于公文首页上方，部分要素可）份号：涉密公文需标注份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行，如“000001”。密级和保密期限：涉密公文标注密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，如“秘密★1年”，顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度：根据公文送达时限标注“特急”“加急”，顶格编排在版心左上角第三行（如无涉密信息，可标注在版心右上角）。发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“市人民文件”“集团办公室文件”，居中排布，字体为小标宋体字，红色套印。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“X政发〔2024〕5号”（“X政”为发文机关代字，“2024”为年份，“5”为顺序号）。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如01）。联合行文时，使用主办机关的发文字号。签发人：上行文应当标注签发人姓名，如“签发人：X”（“X”为签发人姓名，用3号楷体字），平行排列于发文字号右侧（发文字号居左空一字，签发人姓名居右空二字）。联合行文时，需标注所有签发人姓名，每行排一名签发人姓名，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列。（二）主体部分（公文核心内容，位于眉首下方）由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确简要地概括公文主要内容。如《省教育厅关于开展2024年春季开学专项检查的通知》。标题一般用2号小标宋体字，居中排布；回行时要注意词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如“各省、自治区、直辖市教育厅（教委），新疆生产建设兵团教育局：”。主送机关标题下空一行，顶格编排，其后加冒号；如主送机关较多，则用顿号、逗号分隔，最后一机关名称后标全角冒号。公文的主体部分，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：公文附件的顺序号和名称。如“附件：1.《市2024年重点项目清单》2.《市2024年重点项目责任分工表》”。附件说明在成文日期下一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.X”）；附件名称后不加标点符号。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。如“市人民”“集团办公室”。联合行文时，一般将各发文机关名称按照发文机关顺序整齐排列，并将发文机关名称用逗号隔开。成文日期：会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（如“2024年3月15日”）。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合行文时，一般将各发文机关名称按照发文机关顺序整齐排列，并将印章一一对应，端正、居中下压发文机关署名和成文日期。（三）版记部分（位于公文末页，用于说明公文印发信息）抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如“抄送：省委办公厅，省办公厅，省发展改革委。”抄送机关在印发机关和印发日期之上，占一行，左空一字编排“抄送”二字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐；最后一个抄送机关名称后标句号。印发机关和印发日期：印发机关是指公文的印制主管部门，一般为发文机关的办公厅（室）；印发日期是指公文付印的日期。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注年、月、日（如“2024年3月16日”）。印发机关名称用3号仿宋体字，印发日期用3号仿宋体字。页码：公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下一行，数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文页码的顺序从前至后，页码数字“1”从第一页开始标注（封面不编页码，版记页不编页码）。步骤三：审核与修改自审：拟稿人完成初稿后，需对照格式规范检查要素是否齐全（如发文字号、标题、主送机关、成文日期、印章等），内容是否符合发文目的，文字表述是否准确、简明，逻辑是否清晰。会签：公文内容涉及其他部门职责的，需提前与相关部门沟通会签，保证内容一致、无分歧。审核人审批：部门负责人或公文审核部门对公文内容、格式进行审核，重点检查是否符合政策法规、是否存在敏感信息、格式是否规范，提出修改意见并反馈拟稿人调整。签发：公文需经机关负责人签发（重要公文需经集体讨论后签发），签发人需明确签署意见（如“同意印发”“原则同意，请按程序办理”）、姓名及日期。步骤四：排版与印制排版：公文排版需符合GB/T9704-2012《政机关公文格式》要求，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行数和字数一般每页22行（部分），每行28字（3号仿宋体字）。印制：公文一般使用A4纸双面印刷；印刷应清晰、完整，套印准确，无缺页、倒页、白页，页码无误。涉密公文需在符合保密要求的印刷场所印制。步骤五：分发与归档分发：公文印制完成后，需按主送机关、抄送机关名单准确分发，并做好登记（如分发日期、接收单位、接收人等）。涉密公文需通过机要渠道传递，严格遵守保密规定。归档：公文办理完毕后，应根据《机关档案管理规定》及时整理归档，保证公文材料的完整性（包括原稿、审核稿、签发稿、正式文本等），便于日后查阅。四、行政公文通用格式模板要素表要素类别要素名称位置要求字体字号要求行距/格式要求示例眉首部分份号（涉密公文）版心左上角第一行6位阿拉伯数字顶格编排000001密级和保密期限版心左上角第二行字体与一致顶格编排秘密★1年紧急程度版心左上角第三行（或右上角）字体与一致顶格编排特急发文机关标志首页上方居中小标宋体字红色套印市人民文件发文字号发文机关标志下空一行居中3号仿宋体字年份用六角括号“〔〕”X政发〔2024〕5号签发人（上行文）发文字号右侧签发人姓名：3号楷体字平行排列，主办机关在前签发人：主体部分标题发文字号下方空一行2号小标宋体字居中排布关于开展2024年春季开学专项检查的通知主送机关标题下空一行3号仿宋体字顶格编排，后加冒号各省、自治区、直辖市教育厅（教委）：主送机关下一行3号仿宋体字每段左空二字，回行顶格（内容略）附件说明成文日期下一行3号仿宋体字左空二字，后标冒号附件：1.《市2024年重点项目清单》发文机关署名成文日期上方（居中或右对齐）与发文机关标志字体一致联合行时并列排列市人民成文日期发文机关署名下方阿拉伯数字（年、月、日）右空四字2024年3月15日印章发文机关署名和成文日期上红色印章居中下压署名和日期（加盖发文机关印章）版记部分抄送机关印发机关和印发日期之上3号仿宋体字左空一字，后标冒号抄送：省委办公厅，省办公厅。印发机关和印发日期抄送机关下方3号仿宋体字印发机关左空一字，日期右空一字印发机关：市人民办公室，印发日期：2024年3月16日页码版心下边缘下一行4号半角宋体阿拉伯数字单页右空一字，双页左空一字-1-（单页）、-2-（双页）五、格式规范常见问题与规避建议（一）标题不规范问题表现：标题冗长（如《局关于开展对全市各企事业单位安全生产大检查并进行整改落实的通知》）、事由不明确（如《通知》《报告》）、文种使用错误（如“请示”写成“报告”）。规避建议：标题应控制在2行以内，采用“发文机关+事由+文种”结构，事由需简明扼要（如上述标题可简化为《局关于开展全市安全生产大检查的通知》）；根据公文性质准确选择文种，避免“请示”与“报告”混用（“请示”需上级批复，“报告”只需知晓）。（二）主送机关错误问题表现：主送机关排序混乱（如上级与下级机关并列）、用简称不规范（如“省教厅”应为“省教育厅”）、多头主送（如向多个上级机关同时报送“请示”）。规避建议：主送机关按“上级、平级、下级”顺序排列，使用机关全称或规范化简称；“请示”一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式标注。（三）附件说明与附件不符问题表现：附件说明未标注附件顺序号、附件名称与实际附件不一致、附件未单独装订。规避建议：附件说明需标注顺序号（如“附件：1.X”）和准确名称；附件内容需与附件说明完全一致，附件一般单独装订，并在附件左上角第一行顶格标注“附件”及顺序号（如“附件：1”）。（四）成文日期与印章不规范问题表现：成文日期用汉字数字（如“二〇二四年三月十五日”）、年份编虚位（如“2024年03月15日”）、印章未压盖发文机关署名和成文日期。规避建议：成文日期用阿拉伯数字标全称（如“2024年3月15日”），月、日不编虚位；印章需端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应当上距（或附件说明）2mm～4mm。（五）页码与排版错误问题表现：页码编排在版心内、单双页页码位置颠倒、页码用“第X页”格式。规避建议：页码编排在版心下边缘下一行，单页码居右空一字，双页码居左空一字；页码用4号半