资料员岗位职责详细说明书

资料员岗位职责详细说明书一、岗位概述资料员作为项目或企业资料管理的核心执行者，需统筹各类资料的收集、整理、归档、检索及动态维护工作，通过规范的资料管理体系，保障业务流程合规性、项目成果可追溯性，为决策支持、审计核查、协作沟通提供坚实的资料支撑。二、主要工作职责（一）资料全周期管理1.多维度资料收集：主动对接项目组、各部门及外部合作单位（如设计、施工方），按业务节点收集合同文件、技术图纸、会议纪要、验收报告、影像资料等原始素材；针对分散或滞后的资料，通过沟通提醒、流程督办等方式确保资料“应集尽集”，避免关键信息缺失。2.标准化整理归档：参照《档案法》及企业内部档案管理规范，对资料进行分类（如按项目阶段、业务类型）、编号、立卷与装订；同步搭建电子档案库与纸质台账，确保“一份资料、双份备份、检索清晰”；每月开展归档资料核查，修正整理过程中的编号错误、内容缺漏等问题。3.高效检索与利用：维护资料检索系统（如OA系统档案模块、本地台账），优化检索标签（如项目名称、文件类型、时间节点），确保内外部人员（如审计组、项目成员）能快速定位所需资料；严格执行借阅审批流程，做好借阅登记、归还核查，避免资料丢失或滥用。4.动态更新与优化：跟踪项目进度或业务迭代，及时补充阶段性资料（如施工日志、进度报表、变更通知）；每季度对档案库进行“去冗存精”，按合规流程标识、封存或销毁过期资料（如失效的投标文件、临时通知），保证资料时效性与存储空间合理性。（二）合规与协作支撑1.审计与监管配合：提前梳理审计、监管机构（如住建部门、第三方审计）的资料需求，按清单高效提供佐证材料；参与资料合规性自查，结合行业规范（如建筑工程资料归档标准）提出管理优化建议，规避档案管理风险。2.跨部门沟通协调：在项目组内传递资料归档要求、借阅进度等信息，推动各环节资料闭环管理；对接外部合作单位，协调资料交接时间、格式标准（如竣工图签章要求），确保资料流转“零误差”。（三）安全与保密管理1.实体档案防护：负责资料室（或存储区域）的日常维护，落实防火、防潮、防损、防盗措施（如配置除湿机、安装监控）；定期检查档案存储环境，及时修复破损资料（如重新装订、数字化备份）。2.涉密资料管控：识别涉密资料（如项目核心技术文档、涉密合同），按保密制度限定查阅权限（如仅对项目负责人、审计人员开放）；做好涉密资料的借阅、复印登记，严禁违规传播或外借。三、任职资格（一）学历与专业大专及以上学历，工程管理、档案学、行政管理、建筑工程等相关专业优先；（二）经验与技能具备1-3年资料管理经验，建筑、地产、工程类企业资料员经验者优先；熟练操作Office（尤其是Excel台账管理、Word文档排版）、档案管理软件（如泛微e-archive、会博通），具备基础图文处理能力（如CAD图纸归档、照片标注）；熟悉《档案法》《建设工程文件归档规范》等法规或行业标准，能独立搭建资料管理体系。（三）职业素养具备强责任心与细心，能长期专注于资料细节管理；沟通协调能力突出，可高效对接内外部多角色；抗压能力良好，能应对审计、项目赶工等阶段的资料突击需求。四、工作环境与协作工作地点：以办公室（资料室）为主，必要时赴项目现场（如工地、合作单位）收集资料；协作对象：内部对接项目组、行政部、财务部等；外部对接设计、施工、监理单位及监管机构。五、职业发展方向纵向晋升：从资料员→档案主管→行政/运营经理，负责企业全流程资料管理体系搭建；横向拓展：学习造价、招投标、合规管理知识，转型为项目助理、合规专员，拓宽职业路径；专业深耕：成为档案管理