会议协办协议书

会议协办协议书甲方：[甲方公司名称]统一社会信用代码：[甲方公司统一社会信用代码]法定代表人：[甲方公司法定代表人姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方公司联系电话]乙方：[乙方公司名称]统一社会信用代码：[乙方公司统一社会信用代码]法定代表人：[乙方公司法定代表人姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方公司联系电话]鉴于甲方拟举办[会议名称]（以下简称“本次会议”），乙方具备协办本次会议的专业能力和资源，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，就乙方协助甲方举办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细会议地点]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会前筹备协助协助甲方进行会议场地的考察、预订及相关场地布置方案的策划与实施，确保场地符合会议需求且布置效果达到预期标准。配合甲方完成会议嘉宾的邀请工作，提供嘉宾信息收集、沟通协调等方面的支持，保证嘉宾按时、顺利参会。协助甲方制定会议资料（包括但不限于会议手册、议程表、嘉宾介绍资料等）的内容策划及排版设计，并确保资料的准确性和完整性。负责会议宣传推广工作，包括但不限于制作会议宣传海报、邀请函，通过线上线下渠道进行会议信息发布，吸引目标客户参会，提升会议的知名度和影响力。2.会中服务支持在会议现场提供全方位的服务支持，包括但不限于签到接待、会议设备调试与维护、会议流程引导、餐饮安排、现场秩序维护等，确保会议的顺利进行。安排专业的摄影摄像团队，对会议全程进行拍摄记录，包括会议开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等重要环节，为甲方留存会议影像资料。根据会议议程，协助甲方进行会议的组织和协调工作，确保各环节之间的衔接顺畅，及时处理会议过程中出现的突发情况。3.会后总结跟进协助甲方对会议进行总结评估，收集参会人员及嘉宾的反馈意见，整理形成会议总结报告，为甲方今后举办类似会议提供参考依据。根据会议成果，协助甲方进行后续的业务拓展和合作跟进，促进会议价值的最大化实现。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的协办工作进行监督和检查，提出合理的意见和建议，要求乙方及时整改。有权根据会议实际情况调整会议安排，但应提前通知乙方，并共同协商解决方案以确保协办工作不受重大影响。2.义务向乙方提供本次会议的详细信息、相关资料及明确的协办要求，确保乙方能够准确理解并开展协办工作。按照本协议约定及时向乙方支付协办费用。在协办工作开展过程中，积极配合乙方的工作，提供必要的支持和协助，包括但不限于提供相关人员信息、授权乙方使用必要的资料等。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付协办费用。在协办工作开展过程中，有权根据实际情况提出合理的工作建议和调整方案，经甲方同意后实施。2.义务按照本协议约定及甲方要求，全面、优质地完成会议协办工作，确保协办工作达到专业标准和预期效果。严格遵守国家法律法规及相关行业规范，在协办过程中维护甲方的合法权益，不得泄露甲方的商业秘密和会议相关信息。自行承担因履行本协议而产生的各项费用，包括但不限于场地布置费用、宣传推广费用、摄影摄像费用、人员劳务费用等，但本协议另有约定的除外。定期向甲方汇报协办工作进展情况，及时沟通解决协办过程中出现的问题。在会议结束后，按照甲方要求提交完整的会议协办工作总结报告及相关资料。四、费用及支付方式（一）协办费用本次会议协办费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。（二）支付方式1.甲方应在本协议签订后[X]个工作日内，向乙方支付协办费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后[X]个工作日内，甲方支付协办费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.会议结束后，乙方提交完整的会议协办工作总结报告及相关资料，经甲方审核确认无误后[X]个工作日内，甲方支付剩余协办费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、知识产权归属1.乙方在协办本次会议过程中所创作的宣传资料、摄影摄像作品、会议资料等知识产权归甲方所有。乙方应确保其创作内容不侵犯任何第三方的知识产权，并承担因侵权行为引发的一切法律责任。2.未经甲方书面同意，乙方不得擅自使用、复制、传播或授权第三方使用上述知识产权，否则应向甲方支付违约金人民币[X]元，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。六、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议相关信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。七、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付协办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停协办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定完成协办工作或协办工作质量不符合要求，乙方应负责无偿整改直至达到约定标准。若因乙方原因导致会议出现重大失误或损失，乙方应承担全部赔偿责任，包括但不限于甲方因此支付的赔偿金、违约金、律师费、诉讼费等。3.若一方违反本协议的保密条款，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如因违约行为给对方造成重大损失或不良影响的，违约方还应承担相应的法律责任。4.任何一方违反本协议其他条款约定的，应承担因此给对方造成的全部损失，并按照本协议总金额的[X]%向对方支付违约金。八、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。九、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份