P-18 船舶物资供应程序

P-18船舶物资供应程序1.目的本程序旨在规范船舶物资供应的全流程管理，确保供应的物资符合船舶运营、维护及安全要求，保障船舶航行安全与运营效率，控制供应成本，实现物资供应的及时性、准确性、合规性。2.适用范围本程序适用于公司所属各类船舶的物资计划编制、采购申请、供应商选择、物资采购、验收入库、储存管理、发放使用及供应过程中的记录与追溯等相关活动，涵盖船舶运营所需的燃油、淡水、食品、备件、工具、劳保用品等各类物资。3.职责分工船舶甲板部/轮机部：负责根据船舶运营需求、设备维护计划及物资库存情况，编制物资需求计划，提交采购申请；负责物资到船后的验收、入库、储存管理及发放使用；配合公司完成供应商评价及供应质量反馈。公司物资供应部：负责统筹管理船舶物资供应工作，审核船舶提交的物资需求计划及采购申请；组织供应商的筛选、评价与管理；开展物资采购谈判、合同签订与履行；跟踪采购进度，确保物资按时到船；负责供应过程中的成本控制、记录归档及质量追溯。公司质量安全部：负责对船舶物资供应过程的合规性、物资质量的符合性进行监督检查；参与供应商质量审核及重大质量问题的处理。财务部：负责物资采购资金的审核与支付；对物资供应成本进行核算与管控。4.供应程序4.1物资需求计划编制与提交船舶各部门（甲板部、轮机部等）每月/每航次结束后，结合船舶下一阶段运营计划、设备维护保养需求、现有物资库存盘点结果（参照库存定额标准），编制《船舶物资需求计划表》，明确物资名称、规格型号、数量、质量要求、需求时间、用途等关键信息。《船舶物资需求计划表》经船长审核签字后，通过公司指定信息系统或书面形式提交至公司物资供应部，紧急物资需求需注明“紧急”标识，并简要说明紧急原因。4.2需求计划审核与采购申请审批公司物资供应部收到船舶需求计划后，在3个工作日内完成审核，审核内容包括：物资需求的合理性、规格型号的准确性、数量与库存的匹配度、需求时间的可行性等。对审核通过的需求计划，由物资供应部专员编制《采购申请表》，附《船舶物资需求计划表》，按公司审批流程提交部门负责人、分管领导审批；涉及大额采购（超出规定限额）的，需提交公司总经理审批。审核未通过的需求计划，由物资供应部及时反馈船舶，说明审核意见，指导船舶修正后重新提交。4.3供应商选择与管理供应商筛选：物资供应部依据物资类别、质量要求、供应能力、价格水平、信誉度、售后服务等指标，从公司《合格供应商名录》中筛选候选供应商；对于《合格供应商名录》外的新增供应商，需组织开展供应商资质审核（审核营业执照、相关资质证书、质量体系认证、业绩证明等），经审核合格后纳入《合格供应商名录》方可合作。采购谈判与合同签订：针对批量较大、金额较高或关键物资，物资供应部组织与候选供应商进行采购谈判，明确物资质量标准、价格、交货时间、交货地点（港口/船舶）、运输方式、付款方式、违约责任等条款；谈判达成一致后，签订正式采购合同，合同经法务审核、相关领导审批后生效。供应商评价：物资供应部每半年对合作供应商进行综合评价，结合物资质量、交货及时性、售后服务、价格合理性等指标，形成《供应商评价报告》；对评价不合格的供应商，暂停合作并要求限期整改，整改不合格的从《合格供应商名录》中剔除。4.4物资采购与运输跟踪采购合同签订后，物资供应部安排专人跟踪合同履行进度，定期与供应商沟通，确认物资生产/备货情况，确保物资按时发货。根据船舶航行计划及停靠港口情况，协调供应商选择合适的运输方式（海运、陆运、港口配送等），明确物资到船时间节点，确保物资在船舶停靠指定港口期间顺利交付。对于紧急物资采购，开通绿色通道，简化审批流程，优先选择具备紧急供应能力的供应商，确保物资快速到船。4.5物资到船验收与入库物资到船后，船长组织甲板部、轮机部相关人员组成验收小组，依据采购合同、《船舶物资需求计划表》及物资质量标准，对到船物资进行现场验收。验收内容包括：物资名称、规格型号、数量与合同是否一致；物资外观是否完好，有无破损、变质；物资质量证明文件（合格证、检验报告等）是否齐全有效；特殊物资（如燃油、化学品）需按规定进行抽样检测，检测合格后方可验收。验收合格的物资，由验收人员填写《船舶物资验收单》，经船长签字确认后，及时办理入库手续，按物资类别、特性分类存放于指定仓库/货舱，做好标识（注明物资名称、规格、数量、入库日期），建立库存台账。验收不合格的物资，由验收小组及时向物资供应部反馈，说明不合格情况并附相关证明材料；物资供应部协调供应商进行退换货、补货或索赔处理，确保船舶需求不受影响。4.6物资储存与发放管理库存物资实行分类管理，遵循“先进先出”原则，对有储存条件要求的物资（如食品、化学品、精密备件），严格控制储存温度、湿度、通风等条件，定期检查物资状态，防止变质、损坏或失效。船舶各部门领用物资时，需填写《物资领用单》，注明领用部门、物资名称、规格、数量、用途，经部门负责人签字后，到仓库办理领用手续；仓库管理人员核对领用单信息无误后，发放物资并及时更新库存台账。船长定期组织库存盘点，每月至少开展一次全面盘点，核对库存台账与实际库存，形成《船舶物资盘点报告》，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，及时上报公司物资供应部备案。4.7记录归档与追溯船舶需妥善保管物资供应过程中的相关记录，包括《船舶物资需求计划表》《物资验收单》《物资领用单》《库存台账》《船舶物资盘点报告》等，保存期限不少于2年。公司物资供应部负责归档采购合同、供应商资质文件、《采购申请表》《供应商评价报告》等记录，建立物资供应档案，确保供应过程可追溯。5.应急处置船舶航行过程中出现紧急物资短缺（如关键设备备件故障、燃油不足等），船长可直接联系公司物资供应部提出紧急供应申请，同时可根据实际情况联系就近港口的合格供应商临时采购，事后及时补办采购审批手续，向公司提交紧急采购情况说明。6.监督检查公司质量安全部定期对船舶物资供