网络会议支持流程与设施规范指导书

网络会议支持流程与设施规范指导书一、总则本指导书旨在规范网络会议的全流程操作与设施使用，保证会议高效、有序进行，保障参会人员的沟通体验与信息安全。适用于公司内部各类工作会议、项目研讨、培训及对外交流等网络会议场景，涵盖会议发起、准备、召开、收尾等各环节，以及会议室硬件、软件设施的配置与使用规范。二、适用会议类型与发起时机（一）适用会议类型例行工作会议：部门周例会、月度总结会、项目进度会等；专项研讨会：项目方案评审、技术难题攻克、跨部门协作讨论等；培训与宣讲：新员工入职培训、业务知识分享、行业动态讲座等；对外交流会议：客户洽谈、合作伙伴对接、远程面试等。（二）发起时机参会人员地理位置分散，集中线下会议成本过高或效率低下时；会议议题需快速响应，无法等待线下协调时间时；需邀请外部嘉宾（如异地客户、专家）参与时；会议材料需实时共享、协同编辑，或需留存完整会议记录时。三、网络会议全流程操作指南（一）会前准备阶段会议发起与信息确认发起人职责：明确会议主题、目标、时间（精确到分钟）、预计时长、参会人员范围（含主会、分会场人员），并提前至少2个工作日通过OA系统或即时通讯工具发送会议通知。通知内容：需包含会议主题、时间、参会/ID、密码（如有）、会议议程（含各环节时长）、参会人员角色（主持人、主讲人、记录人等）、需提前准备的资料（如PPT、数据报表）及特殊需求（如翻译、字幕支持）。参会人反馈：参会人收到通知后需1个工作日内反馈是否参会，如有冲突需提前与发起人沟通调整时间。会议平台与设施准备平台选择：根据会议规模、保密需求选择合适平台（如企业钉钉、腾讯会议等），优先选用公司统一采购的合规平台，提前测试平台稳定性（如音视频同步、屏幕共享、录制功能）。硬件配置：主会议室：配备高清摄像头（1080P及以上）、全向麦克风（拾音范围≥10米）、投影仪/智能大屏、音响设备（避免回声）、备用电源及UPS；分会场/个人参会：保证电脑/手机摄像头、麦克风、耳机工作正常，网络带宽≥10Mbps（建议有线连接优先）。账号与权限：提前为参会人员创建会议账号或设置临时访问权限，主讲人需提前熟悉平台“主持人控制”功能（如静音参会人、共享屏幕、分组讨论等）。材料与测试准备材料：发起人/主讲人需提前1天将会议材料（PPT、文档、视频等）至会议平台共享区或指定云盘，并告知参会人查阅路径。设备测试：会议开始前30分钟，支持人员（IT或指定助理）需组织参会人员进行设备联调测试：音频：测试麦克风收音是否清晰，有无杂音；视频：测试摄像头画面是否流畅，角度是否合适；共享：测试屏幕共享、文件传输功能是否正常；网络：检测网络稳定性，建议关闭无关后台应用占用带宽。（二）会中支持阶段会议开始前（10分钟）支持人员操作：提前进入会议室，开启设备并调试至最佳状态（如调整麦克风音量、摄像头对焦），播放背景音乐（可选）提醒参会人员入场。参会人员操作：主持人、主讲人提前5分钟进入会议室，检查音视频状态；参会人员准时进入，修改昵称为“部门-姓名”（如“市场部-”），关闭麦克风（非发言时），保持静音。会议进行中主持人职责：宣布会议开始，重申会议议程与时间安排；控制会议节奏，按议程推进各环节，超时提醒（如“本环节剩余5分钟”）；维护会议秩序，对无关发言或打断行为进行礼貌引导；保证关键决议、待办事项明确记录（含负责人、完成时限）。支持人员职责：全程值守会议室，实时监控音视频状态，遇故障立即处理（如麦克风无声时，切换备用设备或指导参会人重新调试）；协助主讲人共享屏幕、播放文件，操作会议平台功能（如开启录制、发起投票）；记录会议动态（如参会人员签到、设备故障、突发问题），会后同步给会议发起人。参会人员规范：非发言时保持静音，避免背景噪音干扰；发言前举手示意或通过“聊天区”申请，主持人同意后开启麦克风；不随意打断他人发言，提问时简明扼要，与会议主题无关的内容可会后沟通。特殊场景处理网络中断：支持人员立即联系参会人切换备用网络（如手机热点），若10分钟内无法恢复，主持人宣布暂停并改期，同步后续安排；设备故障：主会议室设备故障时，启用备用设备（如备用笔记本、外接麦克风）；个人参会设备故障时，支持人员指导其通过手机端加入会议；人员迟到/缺席：主持人记录迟到/缺席人员，会后由发起人跟进会议内容传达，保证信息同步。（三）会后工作阶段会议资料整理与归档记录人职责：会后2个工作日内整理会议纪要，内容包括：会议主题、时间、参会人员、议程摘要、关键决议、待办事项（含负责人、完成时限）、附件（如共享的PPT、会议记录表）。资料归档：会议纪要、录制视频、共享文件等资料需至公司指定服务器或云盘，按“年份-月份-会议主题”分类命名，保存期限≥2年。待办事项跟进发起人/记录人将待办事项同步至相关人员，并每周通过OA系统或项目管理工具跟踪进度，保证按时完成。设备清理与反馈支持人员关闭会议室设备（投影仪、麦克风、摄像头等），整理线缆，保持环境整洁；召开会议满意度调查（可选），收集参会人对会议流程、设备支持、平台体验的反馈，由IT部门汇总分析并优化后续支持工作。四、常用记录表单（一）网络会议预订申请表会议主题会议时间年月日时分至时分参会部门/人员会议形式□线上□线上线下结合会议议程（简述）预计参会人数人（主会人，分会场人）需支持设备□麦克风□摄像头□投影仪□其他：______是否需录制□是□否特殊需求□翻译□字幕□分组讨论□其他：______申请人签字部门负责人审批IT支持确认（二）参会人员信息登记表序号姓名部门职务联系方式（备用）参会方式（/ID/电话）是否收到会议材料签到时间1*三研发部工程师5678腾讯会议ID：□是□否09:052*四市场部经理1398765：xxxxxxxx□是□否09:10（三）会议技术问题处理记录表时间问题描述影响范围处理措施处理人解决时间10:15主会场麦克风无声全体参会人员切换备用麦克风*五10:2011:30分会场A无法共享屏幕分会场A3人重启会议客户端并调整权限*六11:35（四）会议支持工作总结表会议日期会议主题支持环节成效与亮点存在问题改进建议2023-10-27Q3项目复盘会音视频调试、录制设备运行稳定，录制清晰部分参会人未提前测试设备会前增加设备测试提醒五、关键操作与风险提示（一）设备操作规范摄像头：避免镜头直射强光，保持镜头清洁，使用后及时关闭镜头盖；麦克风：距离嘴巴30-50cm，避免与手机、扬声器等设备近距离放置，减少回声；投影仪：开机前检查通风口是否堵塞，使用后需冷却5分钟再关机，延长灯泡寿命。（二）信息安全风险提示会议/密码：仅发送给参会人员，禁止随意转发；涉及敏感信息的会议，启用“等候室”功能，主持人逐个审核入会人员；屏幕共享：共享前关闭无关窗口（如私人聊天、未保存文件），避免敏感信息泄露；录制与存储：会议录制需提前告知参会人员，存储文件需加密，仅授权人员可访问。（三）效率提升建议控制会议时长：例行会议建议不超过1小时，研讨会不超过2小时，避免疲劳参会；提前分发材料：让参会人提前阅读