行政秘书岗位职责及工作流程规范

行政秘书岗位职责及工作流程规范行政秘书作为组织运转的“枢纽角色”，肩负着协调事务、保障沟通、规范流程的核心职责。其工作质量直接影响办公效率与组织形象，因此需以专业素养为基，以规范流程为纲，构建清晰的职责边界与高效的工作路径。一、岗位职责（一）文书处理与公文管理负责各类公文（如请示、报告、通知等）的起草、核稿，确保行文规范、表述准确；统筹公文收发全流程，对来文进行登记、分类、呈批，跟踪发文的审批、印发与归档；管理电子公文系统，维护公文台账，定期开展文件清理与归档工作。（二）会务组织与纪要管理承担会议筹备工作：根据会议类型（决策会、协调会、培训会等）制定差异化方案，涵盖通知拟定、场地布置、资料准备、设备调试等环节；会议期间做好记录，提炼核心议题、决策事项与行动要求，会后24小时内完成纪要撰写、审核与分发；跟踪会议决议的执行进度，定期向相关负责人反馈落实情况。（三）事务协调与日程管理协助上级统筹日程安排，合理规划会议、接待、出差等事项，提前做好时间冲突预警；协调跨部门工作事务，针对协作需求（如项目推进、资源调配）搭建沟通桥梁，推动问题高效解决；管理部门办公用品申领、固定资产登记，定期盘点库存，保障办公资源合理配置。（四）档案管理与信息安全建立“年度-部门-类别”档案分类体系，对文件、合同、凭证等资料进行立卷、编目与保管；严格执行档案借阅制度，审核借阅申请、登记借阅记录，确保档案完整性与保密性；定期开展档案数字化工作，备份电子档案，防范信息丢失风险。（五）对外联络与接待服务负责来访人员（客户、合作方、政府部门等）的接待安排，根据来访级别制定接待方案，协调食宿、行程与会议安排；维护外部合作关系，跟进公关活动、商务宴请的筹备与执行，及时传递组织形象与合作诚意；处理外部咨询与投诉，第一时间响应并转办至相关部门，跟踪反馈结果。（六）后勤保障与办公维护监督办公环境维护（清洁、绿植、设备检修等），及时协调物业解决设施故障；统筹员工福利事项（节日慰问、团建活动等），收集需求并制定实施方案，提升团队凝聚力；管理公务用车调度（申请、派车、保养等），确保出行安全与资源合理利用。二、工作流程规范（一）公文处理流程1.收文流程签收登记：收到文件后，核对文号、份数、密级，登记《收文登记表》（含来文单位、标题、收文时间）；初审分类：检查文件完整性，按“紧急/普通”“密级/公开”分类，标注拟办部门；呈批拟办：填写《公文处理单》，附文件呈上级批示，根据批示意见转办至承办部门；督办反馈：跟踪承办进度，要求承办部门在规定时限（急件24小时、普通件3个工作日）内反馈结果；归档立卷：办结后，将文件与处理单一并归档，标注“已办结”并录入档案系统。2.发文流程起草核稿：承办部门起草文件，部门负责人核稿后交行政秘书；会签审核：涉及多部门的文件，协调相关部门会签，行政秘书审核格式、表述与流程合规性；签发印发：呈上级签发，签发后排版、编号、印发，同步上传电子公文系统；备案存档：留存发文原件与电子档，按年度、类别整理归档。（二）会议组织流程1.筹备阶段需求确认：与会议发起人沟通，明确会议主题、时间、参会人员、决策事项等核心需求；方案拟定：制定《会议筹备方案》，包含议程、资料清单（汇报PPT、决策草案等）、场地布置要求（座签、投影设备等）；通知发布：提前1-3天发送会议通知，附会议资料与参会要求，提醒重要人员确认出席；物资准备：提前1小时布置会场，调试音响、投影，摆放资料、茶水，检查防疫物资（如需）。2.召开阶段签到管理：使用电子签到或纸质签到表，统计实际参会人员，及时反馈缺席情况；记录要点：同步记录发言要点、争议问题、决策方向，重点标注“需行动事项”与“责任人”；应急协调：处理突发情况（设备故障、人员冲突等），及时请示上级并启动备用方案。3.收尾阶段纪要撰写：根据记录整理《会议纪要》，突出决策结果与行动要求，经参会领导审核后分发；物资清理：回收剩余资料，关闭设备电源，检查会场遗留物品；跟踪督办：将行动事项录入《督办台账》，定期提醒责任人，每周汇总进度报上级。（三）事务协调流程需求接收：通过邮件、OA系统或当面沟通，明确协调事项的背景、目标、时间节点；资源梳理：分析需求所需资源（人员、预算、权限等），评估内部协作可行性；沟通推动：与相关部门/人员沟通，明确分工与协作方式，形成《协作任务单》；进度跟踪：每日/每周跟进任务进度，及时解决协作中的卡点问题；结果反馈：事项完成后，向需求方与上级反馈结果，总结经验教训。（四）档案管理流程收集整理：按“年度-部门-类别”分类文件，去除重复、无效资料，编制《档案目录》；立卷归档：将文件装订成册，填写卷内文件目录，标注保管期限（永久/30年/10年）；保管利用：档案存放于专用库房或电子档案系统，借阅时需填写《档案借阅单》，注明用途与归还时间；定期清查：每年年底开展档案清查，核对实物与目录，销毁到期档案（需审批）。（五）接待服务流程预约确认：收到来访预约后，确认来访人员身份、人数、目的、行程安排，反馈接待方案；筹备安排：根据来访级别，协调会议室、食宿、车辆，准备宣传资料、礼品（如需）；现场接待：提前15分钟到岗，引导来访人员至接待区，介绍陪同人员，按流程开展会谈；跟进反馈：会谈结束后，整理接待记录，向相关部门反馈合作意向，归档接待资料。三、职业素养与工作要求（一）保密意识严格遵守保密制度，对公文、档案、会议内容等涉密信息做到“不扩散、不泄露”，重要文件需双人保管、加密存储。（二）沟通能力具备“共情式沟通”技巧：向上汇报突出重点、条理清晰，横向协调换位思考、灵活应变，对外接待热情专业、分寸得当。（三）效率意识善用工具提升效率：用甘特图管理项目进度、用思维导图梳理会议要点、用OA系统跟踪审批流程，减少重复性工作。（四）学习能力主动学习行业政