公司员工离职交接及手续办理流程

职场流转中，离职是员工职业发展的重要节点。一套规范的离职交接及手续办理流程，既能保障企业业务的平稳过渡，也能维护员工的合法权益，减少双方潜在的纠纷。以下从离职申请、工作交接、手续办理到后续管理，详细梳理全流程要点，供企业管理者、HR及职场人参考。一、离职申请与审批：明确发起与决策节点员工因个人发展、职业规划或其他原因提出离职时，需以书面形式提交离职申请（如离职申请书、邮件等），并根据《劳动合同法》规定，提前明确告知企业：若为试用期员工，需提前3日告知；若为正式员工，需提前30日告知（若劳动合同或公司制度有特殊约定，以约定为准，但需符合法律规定）。提交申请后，流程进入审批环节：1.部门内部沟通：直属上级需与员工沟通，了解离职原因（如职业发展、薪资福利、工作环境等），评估是否有挽留空间（如调整岗位、优化待遇等）。若挽留无效，需确认离职意向并推进后续流程。2.层级审批：离职申请需经直属上级、部门负责人、HR等层级签字确认（具体流程依公司组织架构而定）。审批过程中，HR可同步介入，核实员工劳动合同期限、考勤记录、未结事项等基础信息。二、工作交接准备：厘清责任与内容边界离职员工需在离职前，系统性梳理手头工作，为交接做好准备：（一）工作内容清单化员工需整理未完成项目、日常工作流程、关键客户/供应商信息、重要文档资料等，形成书面清单。例如：未结项目：标注进度、对接人、待办事项（如“XX项目需在X月X日前提交方案，对接人XXX，当前进度50%”）；文档资料：按类别整理（如财务报表、客户合同、操作手册等），注明存储位置（云端/本地文件夹）及权限说明；资产设备：登记领用的办公设备（如电脑、打印机、工牌等）、钥匙、门禁卡等。（二）确定交接对象与方式企业需指定接手人（可为同岗位同事、团队成员或临时负责人），交接方式通常包括：面对面交接：适合复杂工作或需实操演示的内容（如系统操作、客户沟通技巧）；文档交接：通过内部系统、邮件或共享文档传递工作清单、操作手册等；混合交接：结合面对面沟通与文档记录，确保接手人全面理解工作内容。三、正式交接与确认：确保责任无遗漏（一）工作移交与培训离职员工需与接手人完成工作内容的逐项移交，包括：讲解工作流程、核心要点、风险点（如“XX客户对交付时间敏感，需提前3日沟通进度”）；移交账号权限（如办公系统、邮箱、业务平台账号，交接后建议员工或公司及时修改密码，保障信息安全）；演示关键操作（如特殊软件使用、设备维护流程）。（二）交接文档签署交接完成后，需形成《离职工作交接单》，详细记录交接内容、完成时间、双方签字确认。该单据需经部门负责人、HR审核，作为离职手续办理的核心依据。若涉及跨部门协作工作，需同步抄送相关部门负责人确认，避免“交接盲区”。四、手续办理：合规性与权益保障离职手续需在离职日期前或当日完成，涉及HR、行政、财务等多部门协作：（一）HR部门手续1.离职证明开具：根据《劳动合同法》，企业需在员工离职时出具《离职证明》，注明劳动合同期限、离职日期、工作岗位等信息（离职证明需加盖公章，作为员工入职新单位的重要凭证）。2.社保与公积金停缴：HR需在当地社保、公积金系统中办理停缴手续（停缴时间依当地政策及公司结算周期而定，通常为离职当月或次月）。3.薪资与福利结算：考勤核对：根据员工实际出勤天数，结算基本工资、绩效工资等；奖金/福利：按公司制度结算未发放的奖金、年假工资（若员工未休年假，需按日工资的300%结算，或协商安排休假）；扣除项：如员工有借款、未归还的公司财物，需从工资中扣除（需提前与员工沟通确认）。（二）行政部门手续员工需归还办公用品、工牌、门禁卡、钥匙、公司车辆等，行政部门核对后出具《物品归还确认单》。（三）财务部门手续1.费用清算：员工需完成报销（如差旅费、办公费）及借款归还（如备用金、项目借款）；2.资产核对：涉及公司资产（如笔记本电脑、服务器权限）的，需经IT部门或财务部门确认无损坏、无数据遗漏后，完成交接。五、后续管理：存档与沟通闭环（一）企业内部存档HR需将离职申请、交接单、离职证明存根、薪资结算单等资料归档，保存期限不少于2年（依《劳动合同法》及档案管理规定），以备劳动仲裁或审计核查。（二）员工后续沟通若员工离职后需补办离职证明、咨询社保转移等问题，企业应提供必要协助；同时，可通过离职面谈总结的问题（如管理漏洞、文化冲突），优化内部制度，降低员工流失率。结语离职流程的规范执行，是企业合规管理的体现，也是对员工职业权益的尊重。企业可结合自身规模、行业特性，细化流程节点（