仓库收发货管理流程说明

仓库收发货管理流程说明一、管理流程的核心价值仓库收发货作为供应链的关键节点，直接影响库存准确性、订单履约效率及客户体验。规范的收发货流程可有效降低错发、漏发、库存积压等风险，保障物流链路的顺畅运转，为企业成本控制与市场响应能力提供支撑。二、收货管理流程（一）到货预约与准备供应商需提前1-2个工作日提交到货计划，包含商品名称、数量、预计到货时间、运输车辆信息等。仓库根据到货计划调整作业资源（如装卸设备、人员、暂存区域），避免多批次货物集中到货导致的作业拥堵。若遇紧急到货，需与供应商协商调整时段，或启动临时应急作业预案。（二）到货验收环节1.单据核对：仓管员同步核对供应商送货单、采购订单（或入库通知单），重点确认商品名称、规格、数量、批次号（如有）、交货日期是否匹配。若单据信息存在差异（如数量超订、规格不符），需立即联系采购部门或供应商核实，未确认前暂停收货作业。2.实物检验：数量验收：采用点数、过磅、量方等方式核对实物数量，小件商品可抽样验收（抽样比例不低于5%），大宗货物需全检。若发现短少、溢余，需在送货单上标注并由供应商送货人员签字确认。质量验收：检查商品外观是否破损、变质、标识是否清晰合规（如保质期、生产批号）。对于需质检的商品（如食品、电子产品），需移交质检部门检测，待出具合格报告后方可入库；不合格品需单独存放于待处理区，启动退货或换货流程。3.异常处理：验收中发现的单据或实物异常，需填写《收货异常记录表》，详细记录异常类型、责任方、处理建议，并同步反馈至采购、财务等部门。异常商品需单独标识、隔离存放，避免与正常商品混淆。（三）入库与上架管理1.库位分配：根据商品属性（如保质期、重量、周转率）、仓储策略（如先进先出、ABC分类）分配库位。例如，保质期短的商品优先存放于靠近出库口的库位；重物存放于底层货架，轻物放于高层。库位分配需在WMS（仓储管理系统）中更新，确保库存位置可追溯。2.搬运与上架：使用叉车、托盘等设备将商品搬运至指定库位，搬运过程需避免商品损坏。上架后，仓管员需核对库位与系统记录是否一致，扫描商品条码（或批次号）完成入库确认，确保系统库存与实物同步更新。三、发货管理流程（一）订单审核与分拣准备1.订单校验：客服或订单处理员需审核客户订单的完整性（如商品信息、收货地址、联系方式）、付款状态（如货到付款需备注）。若订单信息有误（如地址模糊、商品缺货），需在1小时内联系客户确认或调整，避免无效分拣。2.波次规划：根据订单配送区域、配送时间、商品类型（如生鲜、标品）进行波次分组，提高拣货效率。例如，将同一城市、同一时段的订单合并为一个波次，或按“重货先拣、轻货后拣”的逻辑规划拣货路径。（二）拣货与复核作业1.拣货执行：拣货员根据WMS生成的拣货单（或PDA指引），按库位顺序拣货。拣货方式可根据订单特性选择：摘果法：适合订单商品种类多、数量少的场景，逐个订单拣货；播种法：适合多订单同品类商品的批量拣货，按商品汇总后分播至各订单。拣货过程中需核对商品条码、数量，若发现库存不足或商品损坏，需立即标记并反馈至补货组或采购部门。2.复核校验：复核员需对拣货商品与订单信息（商品名称、规格、数量、客户特殊要求）进行二次核对，可采用“商品条码扫描+人工抽检”结合的方式。复核通过的商品需按订单打包，粘贴快递单或送货单，标注“已复核”标识。（三）出库交接与跟踪1.装车与签收：物流人员（或快递员）按约定时间到仓提货，仓管员需与提货人员共同核对出库商品的数量、批次、包装完整性，双方签字确认《出库交接单》。若为快递发货，需同步记录快递单号，便于后续跟踪。2.系统确认：出库完成后，仓管员需在WMS中点击“出库确认”，系统自动扣减库存。若遇部分出库（如商品缺货补发），需备注实际出库数量，待补发后再完成剩余出库操作。四、异常场景处理机制（一）收货异常质量问题：若商品存在破损、变质等质量缺陷，需拍照留存证据，通知供应商在24小时内处理（退货、换货或折价接收）。同时，将不合格品移至待检区，避免流入库存。数量不符：若送货单与实物数量差异在合理损耗范围内（如生鲜类损耗率≤3%），经审批后可按实际数量入库；超出损耗范围的，需与供应商协商赔偿或调整货款。（二）发货异常订单错误：若拣货后发现订单商品错发、漏发，需立即暂停出库，联系客户说明情况并协商解决方案（补发、换货或退款）。同时，追溯错误环节（如订单审核、拣货、复核），落实责任并优化流程。物流延误：若物流方未按约定时间提货或配送，仓管员需跟踪物流进度，及时向客户反馈延误原因及预计送达时间，必要时协调备用物流资源。五、流程优化与管理建议（一）信息化工具应用引入WMS（仓储管理系统）或TMS（运输管理系统），实现收发货流程的自动化管理：收货时自动匹配采购订单，预警超量/缺量到货；发货时通过PDA扫码拣货，实时更新库存，减少人工失误；支持移动端查询，方便仓管员、物流人员实时沟通。（二）人员能力提升定期开展收发货操作培训，涵盖单据处理、设备操作、异常应对等内容；建立“老带新”机制，让新员工快速熟悉流程要点；每月评选“作业之星”，激励员工规范操作、提高效率。（三）流程复盘与迭代每周召开收发货复盘会，分析异常数据（如错发率、到货延误率），针对性优化