2025年XX公司固定资产管理制度

2025年XX公司固定资产管理制度为规范XX公司固定资产管理，保障资产安全完整，提高使用效率，优化资源配置，结合公司实际经营需求及《企业会计准则第4号——固定资产》《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》等相关规定，制定本制度。本制度适用于公司及下属全资、控股子公司（以下简称“各单位”）所有固定资产的全生命周期管理，包括购置、验收、登记、使用、维护、转移、处置及报废等环节。固定资产指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，使用寿命超过1个会计年度，单位价值（原值）在5000元（含）以上的有形资产；单位价值虽未达到5000元但符合公司特殊管理要求（如专用性强、易损耗需追踪管理的设备）的资产，经资产管理部门认定后可纳入固定资产管理范围。一、管理职责划分公司固定资产管理实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制，明确决策层、管理部门、使用部门及责任人四级职责：（一）决策层：总经理办公会为固定资产管理最高决策机构，负责审批年度固定资产购置预算、超预算购置申请、重大资产处置（原值200万元及以上）方案及报废申请，审议固定资产管理重要制度修订事项。（二）资产管理部门：公司行政部（或设备管理部，根据业务属性调整）为固定资产统筹管理部门，履行以下职责：1.制定并完善固定资产管理制度、操作流程及分类目录（详见附件1《XX公司固定资产分类与折旧年限表》）；2.建立全公司固定资产台账，统一编码管理（编码规则：分类代码+购置年份+顺序号，如办公家具类BJ-2025-001）；3.组织固定资产验收、转移、盘点及处置的技术鉴定；4.监督各使用部门日常维护情况，协调闲置资产调剂使用；5.定期向总经理办公会提交固定资产管理分析报告（季度简报、年度总结）。（三）财务部门：负责固定资产价值管理，具体职责包括：1.审核固定资产购置预算及费用支出，按会计准则进行账务处理；2.定期与资产管理部门核对台账，确保账账一致；3.参与资产处置审批，监督处置收入及时足额入账；4.按规定计提折旧，分析资产使用效益（如单位资产创收率、维修成本占比）。（四）使用部门：各业务部门、分支机构为固定资产直接使用责任主体，需指定1名资产管理员（可兼职），负责：1.提报本部门固定资产购置需求及使用计划；2.落实资产日常保管、维护及安全防护（如电子设备需安装防病毒软件，机器设备需按操作手册运行）；3.配合完成资产验收、盘点及处置申请；4.及时报告资产异常状态（如故障、丢失、损坏），协助追查责任。（五）资产使用人：具体使用固定资产的员工为直接责任人，需严格遵守使用规范，妥善保管资产，不得擅自转移、拆解或外借；因保管不善造成资产丢失、损毁的，需按资产净值承担赔偿责任（特殊情况经认定后可减免）。二、固定资产购置与验收（一）购置管理1.预算约束：固定资产购置实行预算管理，各使用部门需于每年10月31日前提报下年度购置需求，经资产管理部门汇总、财务部门审核、总经理办公会审批后纳入年度预算。超预算或预算外购置需提交专项申请，说明必要性、替代方案及资金来源，经分管副总审核、总经理批准后方可执行。2.采购执行：-单次购置金额50万元（含）以下的通用资产（如办公电脑、家具），由资产管理部门通过公司合格供应商库比价采购；-50万元至200万元（含）的专用设备（如生产设备、检测仪器），需组织至少3家供应商招标，形成评标报告报分管副总审批；-200万元以上的重大资产购置，需提交总经理办公会审议，通过后委托第三方招标机构执行，结果报董事会备案。3.合同管理：采购合同需明确资产规格型号、技术参数、质保期（至少1年）、售后服务条款（如48小时内响应维修）及违约责任，经法务部门审核后签订。（二）验收流程购置资产到达后，由资产管理部门牵头，组织使用部门、技术部门（如有）及财务部门联合验收，具体要求如下：1.核对实物：检查资产外观是否完好，型号、规格是否与合同一致，附带配件、说明书、保修卡等资料是否齐全；2.功能测试：对机器设备、电子设备等需进行开机测试，确认性能符合技术参数（如生产设备需连续运行24小时无故障）；3.登记入账：验收合格后，资产管理部门填写《固定资产验收单》（附件2），录入管理系统并生成唯一编码；财务部门根据验收单及发票完成入账，同步更新财务系统卡片信息。验收不合格的资产，由采购部门负责与供应商协商退换或索赔，未完成验收的资产不得投入使用。三、日常使用与维护（一）领用与登记资产验收后，使用部门资产管理员需填写《固定资产领用单》（附件3），经部门负责人签字确认后，从资产管理部门领取资产。领用单需注明使用人、存放地点（精确到楼层房间），系统同步更新资产状态为“在用”。（二）使用规范1.专用资产（如研发设备、生产机械）使用人需通过操作培训并取得资格认证，禁止无证操作；2.电子设备（如电脑、打印机）使用人需设置开机密码，禁止安装非工作软件，定期备份重要数据；3.运输工具（如公司车辆）需遵守交通法规，按规定里程或时间进行保养，禁止私自外借或用于非公务活动。（三）维护与维修1.日常维护：使用人负责资产的清洁、检查（如每日开机前检查设备运行状态），填写《固定资产日常维护记录表》（附件4）；2.定期维护：资产管理部门会同技术部门制定年度维护计划（如机器设备每季度保养1次，车辆每5000公里保养1次），委托专业机构执行，费用经使用部门确认后由财务部门报销；3.故障维修：资产发生故障时，使用人需立即停用并报告部门资产管理员，由资产管理部门联系供应商或第三方维修机构（需在公司合格维修商库内选择）。单次维修费用5000元（含）以下的，由使用部门负责人审批；5000元至2万元（含）的，报分管副总审批；2万元以上的，需经总经理批准。维修完成后，需记录维修内容、费用及更换配件，更新资产台账。（四）转移与调拨因部门调整、项目结束等原因需转移资产的，由调出部门填写《固定资产转移申请单》（附件5），注明转移原因、接收部门及使用人，经双方部门负责人签字、资产管理部门审核后，办理实物交接并更新系统信息。跨子公司调拨的，需额外提交财务部门审核资产净值，报总经理批准。（五）闲置资产管理连续3个月未使用的资产视为闲置资产，使用部门需及时报告资产管理部门。资产管理部门应在1个月内组织内部调剂，优先满足其他部门需求；无法调剂的，可对外出租（需评估收益并报总经理办公会审批）或按处置流程处理，避免资产闲置浪费。四、处置与报废管理（一）处置条件固定资产符合以下情形之一的，可申请处置：1.技术落后、能耗过高，经技术鉴定无改造价值；2.严重损毁，维修成本超过资产净值50%；3.因公司战略调整、业务转型不再需要；4.达到或超过规定折旧年限（详见附件1），且无使用价值。（二）处置流程1.申请与鉴定：使用部门填写《固定资产处置申请表》（附件6），附资产现状说明及相关证明材料（如维修记录、技术鉴定报告），提交资产管理部门；资产管理部门联合技术部门、财务部门进行现场核查，出具鉴定意见（是否符合处置条件、建议处置方式）。2.审批权限：-原值50万元以下的资产处置，由分管副总审批；-50万元至200万元（含）的，报总经理审批；-200万元以上的，提交总经理办公会审议。3.处置实施：-出售：通过公开拍卖、竞价或协议转让（需有2家以上意向方），交易价格不得低于评估净值（由第三方评估机构出具报告）；-报废：对无使用价值的资产，联系有资质的回收企业处理（需留存回收凭证）；-捐赠：仅限公益性质，需签订捐赠协议并报董事会备案，捐赠价值超过50万元的需公告。4.收入管理：处置收入（含残值收入、拍卖款等）需在5个工作日内全额转入公司账户，财务部门按规定进行账务处理，禁止私存或截留。五、盘点与清查（一）盘点频率：每年12月为固定资产全面盘点月，由资产管理部门牵头，联合财务部门、使用部门组成盘点小组；日常可根据需要进行抽样盘点（每季度至少抽查1个部门）。（二）盘点流程：1.准备阶段：资产管理部门提前10个工作日下发盘点通知，导出系统台账作为盘点基准表；2.实施阶段：盘点小组现场核对资产编码、名称、规格、使用部门、责任人等信息，记录盘盈（系统无记录但实物存在）、盘亏（系统有记录但无实物）及状态异常（如损坏未报修）情况；3.差异处理：盘点结束后15个工作日内，形成《固定资产盘点报告》（附件7），说明差异原因及责任认定。盘盈资产需补登台账并追溯入账；盘亏资产需由责任人书面说明，经调查属管理失职的，按资产净值的30%-100%赔偿（情节严重的追加纪律处分）；4.结果归档：盘点报告经总经理审批后，由资产管理部门、财务部门及使用部门分别存档，作为绩效考核和制度优化依据。六、信息化与档案管理（一）系统建设：公司统一使用“XX固定资产管理系统”，覆盖资产全生命周期管理（购置申请、验收登记、使用维护、处置报废），与财务系统、OA系统对接，实现数据实时同步。（二）数据管理：1.资产管理员需在业务发生后24小时内更新系统信息（如领用、转移、维修），确保数据及时性；2.系统用户权限分级设置（如使用部门仅查看本部门资产，资产管理部门可修改全局信息），禁止越权操作；3.系统数据每日自动备份至云端，每季度刻录光盘存档，确保数据安全可追溯。（三）档案保存：固定资产相关档案（购置合同、验收单、维修记录、处置审批表等）需按年度整理，由资产管理部门存档，保存期限为资产处置后10年。七、监督与责任追究（一）监督机制：审计部负责对固定资产管理进行定期审计（每年至少1次），重点检查预算执行、采购合规性、处置流程及盘点差异处理情况，形成审计报告并报董事会。（二）责任追究：1.因玩忽职守导致资产丢失、损毁的，对直接责任人及部门资产管理员处以500-5000元罚款，情节严重的降职或解除劳动合同；2.违规处置资产（如擅自出售、隐瞒处置收入）的，追缴非法所得并按金额的20%处罚，涉嫌犯罪的移送司法机关；3.管理部门未履行统筹职责（如未及时组织盘点、未协调闲置资产）的，对部门负责人处以当月绩效20%的扣减，连续2次违规的调整岗位。