进货验收流程规定

进货验收流程规定第一条总则为规范本公司（以下简称“采购方”）进货验收工作，确保入库货物符合约定的质量、数量要求，明确各方责任，提高工作效率，特制定本规定。第二条适用范围本规定适用于采购方所有原辅料、设备、成品等货物的进货验收活动。涉及特定行业或特殊物品的验收，按国家相关法律法规及专项规定执行。第三条验收组织与职责3.1采购部负责统筹安排验收工作，核对订单信息，联系供应商，处理验收过程中的数量、合同条款等异常情况，并负责与供应商就验收结果进行沟通确认。3.2仓库部负责货物的接收、卸货时的初步外观检查，准确清点数量，办理货物入库手续，并将验收结果反馈给采购部。3.3质检部（如设立）负责依据约定的质量标准或技术文件，对到货物料进行抽样检验或全检，出具检验报告，并判定货物质量是否合格。3.4采购部、仓库部、质检部及其他相关部门人员应严格按照本规定及各自岗位职责执行验收任务。第四条验收依据4.1主要验收依据包括：有效的采购订单或合同、技术规格书、质量标准、样品确认文件、供应商提供的质量证明文件（如出厂检验报告）等。4.2验收时，以最新版本的有效文件为准。文件内容如有歧义或冲突，由采购部与供应商协商澄清后执行。第五条验收流程步骤5.1接收通知：供应商发货后，应向采购部提供到货通知，包含预计到货时间、货物清单、数量等信息。采购部接到通知后，根据库存情况和采购计划，安排仓库准备接收。5.2卸货与初步检查：仓库根据采购部通知和到货通知，在指定地点接收货物。卸货过程中，仓库人员应对货物的外包装进行初步检查，确认有无明显破损、变形、污染、渗漏等情况，并做好记录。同时，核对送货单与到货通知上的信息。5.3数量核对：仓库人员在卸货后或指定区域内，依据送货单或相关清单，对到货物料进行清点。对于有包装单元的物料，应按单元清点；对于散装物料，应按约定方法（如称重、测量等）进行核算。清点结果应准确记录在进货验收单或相关系统中。规定允许的合理误差范围由采购部根据物料特性另行明确，超出误差范围的需重点核对或上报处理。5.4质量检验：仓库完成数量核对后，将货物移交质检部（如设立）或按公司规定直接进行检验。5.4.1质检部根据约定的检验标准和方法，制定检验计划，进行抽样检验或全检。检验项目包括但不限于外观、尺寸、性能、包装、标识等。5.4.2质检部应按照规定的抽样方案进行抽样，并对样品进行详细检验，填写检验报告，明确检验结论（合格/不合格）。检验报告需经检验人员签字确认。5.4.3检验时限：一般情况下，从货物送达验收区域开始，应在XX（例如：24）小时内完成初步验收（含数量核对），在XX（例如：48）小时内完成质量检验（或发出检验结果通知）（特殊情况需经批准）。5.5信息汇总与判定：采购部、仓库部、质检部（如涉及）根据数量核对结果和质量检验报告，汇总验收信息。判定货物是否合格。5.6办理入库手续：对于验收合格的货物，仓库部应及时办理正式入库手续，更新库存管理系统中的数据，并标识为“合格品”。对于验收不合格的货物，应进行隔离存放，加贴明显标识，并立即通知采购部。第六条不合格货物处理6.1发现不合格货物，检验人员或仓库人员应立即记录详细信息（物料名称、规格、批号、数量、不合格现象等），并作为不合格品报告提交给采购部。6.2采购部接到不合格报告后，应第一时间与供应商联系，确认不合格情况，并协商处理方案（如退货、换货、索赔、让步接收等）。6.3供应商应积极配合处理不合格货物事宜。如需退货或换货，供应商负责安排运输并承担相关费用（按合同约定执行）。6.4对于不合格品，采购部应要求供应商在规定时间内完成处理。处理期间的库存管理按公司相关规定执行。第七条验收记录与文件7.1验收过程中形成的所有记录和文件，包括但不限于进货验收单（或系统记录）、数量核对记录、质量检验报告、不合格品报告、与供应商的沟通记录等，均需妥善保存。7.2验收记录应字迹清晰、数据准确、内容完整，相关人员需签字确认。电子记录需确保数据安全、可追溯。7.3验收记录是确认货物数量、质量和验收状态的唯一或重要依据，在后续的库存管理、成本核算、质量追溯及与供应商的结算、索赔等活动中具有法律效力。第八条验收时限8.1采购部应在收到供应商到货通知后XX（例如：12）小时内发出验收准备通知给仓库部。8.2仓库部应在货物送达后XX（例如：24）小时内完成数量核对。8.3质检部应在收到待检货物后XX（例如：48）小时内完成检验并出具报告。8.4采购部应在收到验收完成信息后XX（例如：24）小时内确认验收结果并与供应商就异常情况（如有）进行沟通。第九条特殊情况处理9.1对于紧急生产所需或无法立即进行严格检验的货物，经采购部批准，可采取先入库后补检或简化检验程序的方式，但必须在规定时间内完成检验并告知结果。9.2如到货物料与合同约定样品有显著差异，或与双方确认的技术文件不符，采购部应立即停止验收，隔离货物，并通知供应商，按合同约定处理。9.3当无明确质量标准时，由采购部组织相关部门参照类似标准或行业惯例进行判断，并记录判断依据。第