关于如何当好办公室主任的思索

关于如何当好办公室主任的思索

2009-12-0816:33

有人戏谑：办公室工作不是人搞的，搞好了不是人。要当好办公

室主任就要“三得”：累得、喝得、受得，当久了就会“三突”：头

秃、眼球突、腰椎间盘突。这些，既折射H办公室主任的艰辛，同时

也透视出办公室主任在一个单位的重要地位和作用。笔者就如何当好

办公室主任谈三点粗浅的看法。

一、强化学习，在“务虚”中练好基本功

理论成熟是政治成熟的标记，业务精湛是树立声威的根本。加强

政治、业务学习，是胜任办公室主任岗位的前提，无论工作多么繁忙、

无论工作日还是休息日，都不能放松学习。读书是练好这两项基本功

的必定途径。读政治书以养大气，读业务书以养才气，读休闲书以养

灵气。学习政治理论，就是要以深化学习科学发展观改造思想，锻造

灵魂，以党的创新理论武装头脑，使实行科学发展观首先在自己身上

得到体现和落实，保持政治上醒悟、思想上纯净、工作中务实、处世

中和谐，尽最大努力发挥好上传下达、协调左右、沟通内外的中心枢

纽作用。业务学习上，要有“苟日新，日日新，又日新”的创新探讨

精神，向书本学、向实践学、向同志们学，不耻下问，穷其究理，养

成在学中求问、问中深学的习惯，把效果体现在学与不学不一样上。

在加强自身学习的同时\还要组织办公室人员集中学习，提高综合素

养，打造团队精神，把办公室建设成为食品药品监管系统高效运转、

政通人和的参谋部、信息部、宣扬部、后勤部。

二、开拓创新，在“忙乱”中寻求规律

办公室工作千头万绪，就象“公共汽车，叫上就上，叫停就停”。

在没用规律中找寻规律，办公室人员间必定要经验一个从磨合到协作

的过程，期间也会发生一些“肠梗阻”、“不和谐”的现象。作为办

公室主任，不应回避问题，要敢于正视和反思不足，尤其是要坚持以

科学发展观为指导，用以人为本、构建和谐的理念，检查自己，换位

思索，团结同志，和大家一起探讨和沟通，深化研讨办公室在机关工

作中如何发挥好助手、参谋、信息和协调等作用，尤其要明确为领导

当好助手是办公室工作的最基本职责，并把沟通协调实力的培育作为

办公室实力建设的首要任务来抓。只有把这些都弄清晰了，才能在办

公室工作中做到真酷爱、真服务。

在工作实践中，我们面对问题，致力于在没有规律中找寻规律，

从细微环节入手，抓制度建设，逐步形成了一套规范化、科学化、制

度化的工作程序和工作方法，新制定和完善了《公文办理程序规定》、

《公文处理方法》、《计算机网络管理方法》、《接待制度规范和流

程》、《办公用品购买制度和流程》、《小车管理方法》、《保密制

度》、《机关内保制度》，使机关工作走上了规范化的有序运转轨道,

在办文、办会、办事上迈上了新的台阶。在此基础上，我们进一步寻

求规律，狠抓三个结合：一是明确分工与整体协作相结合，建立起在

合作基础上的分工制度，让每位工作人员都各负其责，同时做到对紧

急工作和重点工作又能齐抓共管，使各项任务都能够刚好高效的完

成。二是守规与创新相结合。办公室工作政策性极强，办公室人员的

一言一行都体现或代表着食品药品监管系统的形象，在严格根据合法

遵规的程序开展工作的同时.，又要因时、因地、因人创建性地开展工

作，随时调整思路，探讨方法，在原则性中找寻敏捷性，以摆脱“千

头万绪服务难、上下左右协调难、多重角色适应难、事务繁琐脱身难”

的逆境。三是立足后勤政务服务与参加前勤市场监管相结合。作为食

品药品监管执法部门，办公室工作假如仅在疲于应付的小圈子中打转

转，那是当不好参谋和助手的。只有把触角延长到一线的市场监管中

去，围绕监管实践思索办公室服务工作，把理论与实践结合起来，才

能做到有的放矢，把没有规律、枯燥繁杂的办公室工作干得有滋有味，

有血有肉。一年多来，我们局办公室上报的信息、调研文章等几乎无

一遗漏地都发表在了省局网站、国家局网站、市委市政府网站和《中

国医药报社》等报刊杂志，有的还作为阅历进行沟通，对外树立了食

品药品监管的良好形象。

三、自省自励，在“磨炼”中锻造品质

办公室主任虽然在一个单位仅是中层干部，但处在上下左右的中

枢地位，不仅要处理好纷繁杂乱的各种事务，还要处理好困难的人际

关系，而且常常受领导托付办事，有时还代表着单位的形象。办公室

主任要养成自省的习惯。即使难以做到象古人“每日三省吾身”，也

要养成每晚睡觉前躺在床上思索的习惯，比如要想一下“今日我做了

什么，明天我又该做什么”这一类似的问题，常常提示自己“慎言”、

第一章行政部组织架构和管理岗位

行政部的职能及组织架构

行政部的职能

行政部组织架构

行政部管理岗位职责及任职条件

行政总监岗位职责

行政总监任职条件

行政经理岗位职责

行政经理任职条件

其次章日常办公事务管理

日常办公岗位职责及任职条件

FI常办公主管岗位职责

日常办公主管任职条件

日常办公秘书岗位职责

日常办公秘书任职条件

办公设备管理

办公设备管理制度

办公设备管理流程

办公设备管理表格

办公设备请购单

办公设备选购审批表

办公设备询议价状况报告表

办公设备验收单

办公设备入库登记表

办公设备明细表

办公设备领用表

办公设备报修单

办公设备报修记录表

办公设备报废清单

办公用品管理

办公用品管理制度

办公用品管理流程

办公用品管理表格

办公用品申购单

办公用品验收单

办公用品申领表

办公用品订购进度限制表

办公用品领用记录表

办公用品运用状况汇总表

办公用品库存盘点表

办公用品报废清单

企'也档案管理

企业档案管理制度

档案管理制度

声像档案管理方法

电子档案管理方法

企业档案管理流程

企业档案管理表格

档案明细表

档案书目卡

归档案卷书目表

档案内容登记簿

机监文件保管备查表

档案调卷申请表

档案调阅状况记录表

阅档催还单存根

作废文件销毁清单

电子文件登记表

电子文件接收检验登记表

电子文件迁移状况记录单

企业印信管理

企业卬信管理制度

企、也印信管理制度

企业证照管理制度

企业印信管理流程

企业印信管理表格

印信刻制申请表

印章登记台账

用印审批单

印章运用登记表

印章废止申请表

印章废止登记表

公司证照运用记录表

图书资料管理

图书资料管理制度

图书资料管理流程

图书资料管理表格

图书资料申购单

图书登记卡

图书书目表

图书借阅登记表

办公文书管理

办公文书管理制度

办公文书管理制度

机要文书管理制度

办公文书管理流程

办公文书的发文流程

办公文书的收文流程

办公文书管理表格

发文登记表

文件邮寄登记表

发文审批单

文件印制申请单

文件接收登记表

发文明细表

文件会签单

文件归档登记表

办公文书范本

支配

总结

通知

通报

请示

批复

报告

看法

条据

举荐信

慰问信

欢迎辞

欢送辞

答谢辞

倡议书

请柬

贺信

祝词

唁电

第三章考勤出差事务管理

考勤出差岗位职责及任职条件

考勤出差主管岗位职责

考勤出差主管任职条件

员工考勤管理

员工考勤管理制度

员工考勤管理规定

请假管理制度

加班管理制度

员工考勤管理流程

考勤管理流程

请假办理流程

加班管理流程

员工考勤管理表格

员工签到卡

员工未打卡记录单

请假单

员工外出申请表

加班申请单

加班汇总表

加班费申请表

月度考勤统计表

员工休假状况汇总表

员工出差管理

员工出差管理制度

员工出差管理制度

国内出差管理方法

国外出差管理方法

当日出差管理方法

长期出差管理方法

员工出差管理流程

员工出差管理表格

出差申请表

出差通知单

借款单

差旅费报销清单

出差业务汇报表

出差行程支配表

国外出差申请书

国外出差报告书

长期出差月度工作报告表

第四章行政接待事务管理

前台接待岗位职责及任职条件

前台接待岗位职责

前台接待任职条件

前台接待管理

前台接待管理制度

前台接待工作规范

前台接待电话礼仪规范

前台接待管理流程

访客接待流程

来电处理流程

前台接待管理表格

来访登记表

函件签收登记表

函件寄送登记表

来电记录表

员工外出登记表

FI常接待管理

口常接待管理制度

客户接待管理方法

参观接待管理方法

接待费用管理制度

H常接待管理流程

客户接待管理流程

参观接待管理流程

口常接待管理表格

客户来访接待记录表

客户来访通知单

接待申请表

接待费用申请单

月度接待状况汇总分析表

参观申请表

参观通知单

参观看法表

重要接待管理

重要接待管理制度

主管部门接待方法

媒体接待方法

涉外接待方法

重要接待管理流程

重要接待管理表格

贵宾接待申请表（一）

贵宾接待申请表（二）

贵宾接待通知表

贵宾接待汇报表

第五章会议事务管理

会议事务管理岗位职责及任职条件

会议事务管理岗位职责

会议事务管理任职条件

一般会议管理

一般会议管理制度

公司例会管埋规定

提案管理制度

会议室管理制度

会议保密制度

会议礼仪规范

一般会议管理流程

例会管理流程

提案管理流程

•般会议管理表格

月度会议支配表

会议记录表（一）

会议记录表（二）

临时会议申报表

提案表

员工提案评定表

提案记录表

提案改善成果报告表

会议室运用申请表

会议室运用统筹支配表

会议通知单

会议审核表

会议支配工作落实状况检查表

重要会议管理

重要会议管理制度

会议策划管理规范

会议筹备管理规范

会场管理条例

会后工作管理规范

公议费用管理条例

重要会议管理流程

重要会议管理表格

年度会议实施支配表

会议通知单

会议日程支配表

会议程序表

会议议程表

会议记录表

会议发言要点记录表

会议文书的写作

会议方案

会议记录

会议纪要

讲话稿

演讲稿

开幕词

闭幕词

第六章公关事务管理

公关主管岗位职责及任职条件

公关主管岗位职责

公关主管任职条件

一般公关事务管理

一般公关事务管理制度

公关事务管理制度

广告宣扬活动管理条例

新闻发布管理方法

庆典活动管理方法

赞助活动管理方法

公益活动管理方法

一般公关事务管理流程

商务接待流程

商务宴请流程

广告宣扬活动流程

新闻发布活动流程

庆典赞助公益活动流程

一般公关事务管理表格

公关活动策划表

广告预算表

广告传播渠道调查表

公关费用预算申请表

公关费用申请表

商务接待支配表（一）

商务接待支配表（二）

新闻发布事项审批表

新闻发布会邀请函

新闻发布会邀请人员清单

庆典活动申请表

公益活动实施支配表

公关活动总结汇报表

危机公关事务管理

危机公关事务管理制度

危机公关管理制度

危机公关处理方案

危机公关事务管理流程

危机公关事务管理表格

危机预警处理表

危机事务处理表

危机损害预料表

危机记录分析表

第七章平安保卫事务管理

安保相关岗位职责及任职条件

安保主管岗位职责

安保主管任职条件

门卫岗位职责

门卫任职条件

保安岗位职责

保安任职条件

消防员岗位职责

消防员任职条件

机要员岗位职责

机要员任职条件

日常安保事务管理

日常安保事务管理制度

公司出入管理条例

保安管理条例

平安教化管理规定

消防平安管理制度

平安检查管理条例

日常安保事务管理流程

来访人员出入管理流程

消防平安管理流程

日常安保事务管理表格

来宾出入登记表

员工外出登记表

物品出门凭单

物品放行单

安保人员值班登记表

车辆进出状况记录表

保安工作检查表

平安检查表

夜间平安巡查记录表

防火平安考核比照表

消防设施、设备检查表

防火设施检查表

平安培训支配表

平安隐患整改报告表

突发事务安保事务管理

突发事务安保管理制度

突发事务管理制度

平安事故处理方法

突发事务安保管理流程

突发事务安保管理表格

突发事务报告表（一）

突发事务报告表（二）

突发事务统计表

平安事故报告表

涉密安保事务管理

涉密安保管理制度

公司保密管理制度

岗位保密管理条例

涉密安保管理流程

涉密安保管理表格

涉密资料借阅登记表

文件会签单

机要文书书目表

涉密档案借阅审批表

隐私文件销毁登记表

第八章总务后勤事务管理

总务后勤相关岗位职责及任职条件

总务后勤主管岗位职责

总务后勤主管任职条件

司机岗位职责

司机任职条件

食堂管理员岗位职责

食堂管理员任职条件

宿舍管理员岗位职责

宿舍管理员任职条件

保洁员岗位职责

保洁员任职条件

交通车辆管理

交通车辆管理制度

车辆管理制度

司机管理制度

车辆平安管理条例