财务报销流程在线操作手册

通用财务报销流程在线操作手册一、适用场景与对象本手册适用于公司全体员工因公支出费用的在线报销操作，涵盖日常办公费用（如文具采购、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿）、业务招待费用、培训费用等多种常见报销类型。无论是员工个人申请报销，还是部门统一汇总提交，均可通过在线系统完成流程，提升报销效率与规范性。同时本手册也为部门负责人、财务审核人员提供操作指引，保证全流程协同顺畅。二、详细操作步骤指引（一）系统登录与模块进入登录系统：员工通过公司内部系统入口，使用个人工号及密码登录账号（首次登录需修改初始密码，保证账户安全）。进入报销模块：登录后，在系统首页导航栏找到“财务报销”选项，进入报销管理平台。（二）新建报销单并填写基础信息创建报销单：在报销管理平台“新建报销单”，选择报销类型（如“日常办公费”“差旅费”等，系统将根据类型自动匹配必填项）。填写基础信息：报销人信息：系统自动关联员工姓名、工号、部门，无需手动填写；报销事由：简要说明费用发生原因（如“项目采购办公用品”“地区出差调研”等，需清晰具体）；报销周期：选择费用所属的起止日期（如“2023年10月1日-2023年10月7日”）；预算科目：根据费用类型选择对应预算科目（如“行政办公费”“差旅费”等，保证与预算匹配）。（三）添加费用明细并附件填写费用明细：逐笔添加费用项目：“添加费用明细”，输入费用名称（如“A4复印纸”“高铁票”）、发生日期、金额（支持小数点后两位，需与原始凭证一致）、数量及单价（如适用）；汇总同类费用：若有多笔同类费用（如多张交通费票据），可使用“合并录入”功能，输入总金额及笔数，系统自动拆分明细。合规凭证：“附件”区域，将费用对应的原始凭证扫描或拍照（支持JPG、PDF格式，单个文件不超过5MB，需保证清晰可辨）；附件命名规范：建议按“费用类型-日期-内容”命名（如“办公费-20231007-打印费凭证”），便于审核；必传附件说明：不同费用类型需对应不同凭证（如差旅费需交通凭证、住宿明细；办公费需采购清单等，具体以公司财务要求为准）。（四）提交报销单并选择审批流检查信息完整性：提交前，系统自动校验必填项（如报销人信息、费用明细、附件等），若存在遗漏会提示补充；同时核对金额合计是否正确，保证大写与小写金额一致。选择审批流程：根据费用金额及类型，选择对应审批流程（如“部门负责人审批→财务审核→出纳打款”，或“部门负责人审批→分管领导审批→财务审核→出纳打款”，具体流程权限由系统预设）。提交报销单：确认无误后，“提交”按钮，系统将自动推送审批任务给下一环节审批人（如部门负责人*），同时发送短信或系统消息提醒。（五）跟踪审批进度与查看结果进度查询：在报销管理平台“我的报销单”列表中，可查看当前报销单的审批状态（如“待部门审批”“财务审核中”“已打款”“已退回”等），系统会实时更新流程节点及审批人操作记录。结果反馈：审批通过：系统自动推送“审批通过”通知，财务人员将在1-3个工作日内完成打款（具体以银行到账时间为准）；审批退回：若审批人认为信息不完整或费用不合规，系统会标注退回原因，员工需在3个工作日内修改后重新提交（逾期未处理将自动关闭报销单）。（六）财务审核与打款（员工无需操作，知晓即可）财务审核：财务人员收到报销单后，重点审核费用真实性、合规性、预算匹配度及附件完整性，审核通过后提交至出纳；出纳打款：出纳根据审核通过的报销单，通过银行转账方式将报销款项打入员工绑定的工资卡账户，员工可在“我的报销单”中查看打款记录。三、报销单填写模板参考费用明细表序号费用项目发生日期金额（元）数量单价（元）事由说明附件名称1高铁票2023-10-05350.001350.00北京至上海出差调研交通费凭证-20231005.pdf2住宿费2023-10-05680.001680.00上海酒店住宿2晚住宿费明细-20231005.pdf3办公用品2023-10-07120.50524.10采购笔记本、签字笔采购清单-20231007.jpg合计1150.50填写说明序号：按费用发生顺序填写，不可重复；金额：小写金额需与大写金额一致（系统自动校验大写）；事由说明：每笔费用需单独说明，避免笼统填写“差旅费”“办公费”等；附件名称：需与的文件名完全一致，保证可追溯。四、操作要点与常见问题提示（一）金额填写规范费用金额需与原始凭证完全一致，不得虚报、漏报；小写金额保留两位小数（如“120.00”），大写金额需使用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分”等规范汉字（如“壹仟贰佰元整”）。（二）附件要求所有附件需清晰显示费用发生时间、金额、事由等关键信息，模糊或残缺的附件将导致审核不通过；电子附件需为原件扫描件或照片，不得使用截图（特殊情况需财务部门确认）；若涉及多人共同费用（如团队招待费），需附上参与人员名单及费用分摊说明。（三）审批时效员工需在费用发生后的30天内提交报销单，逾期将无法提交（特殊情况需提前向财务部门申请延期）；审批人需在收到报销单后的2个工作日内完成审批，逾期未处理系统将自动催促。（四）信息真实性员工需对报销信息的真实性、完整性负全责，禁止虚构费用、伪造凭证等行为，违者将按公司规定处理；若因填写错误导致报销单退回，需及时修改并重