企业采购流程审批及成本控制指南

企业采购流程审批及成本控制指南一、适用范围与典型场景本指南适用于企业各类采购业务管理，涵盖日常运营物资采购、项目专项采购、固定资产采购等场景。具体包括：常规采购：办公耗材、低值易耗品等日常所需物品的补充采购；项目采购：新项目开展所需的原材料、设备、服务采购；紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）导致的临时性采购；战略采购：长期合作的大额物资或服务采购（如原材料供应、年度服务外包）。二、采购全流程操作步骤详解（一）需求发起与预算确认需求提出申请人（部门经办人*）根据实际工作需要，填写《采购申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期及预算金额。需求描述需具体、可量化，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸100包、签字笔50支”）。部门审核部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，确认是否符合部门年度工作计划及预算范围。审核通过后，在《采购申请表》中签署意见并提交至采购部；若需求超出部门预算，需附《预算调整申请说明》。预算复核采购部对接财务部，由财务专员*核对采购申请是否在年度/月度预算额度内，重点审核预算科目匹配性（如“办公费”科目不可用于采购生产设备）。预算通过后，进入下一环节；若预算不足，由财务部反馈至需求部门调整采购方案（如降低数量、替换规格或申请追加预算）。（二）供应商选择与比价供应商寻源采购部根据采购需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等方式筛选潜在供应商。对于常规采购（如办公耗材），可从固定合作供应商中选择；对于大额或关键物资采购（如生产设备），需至少筛选3家及以上供应商。资质审核采购部向供应商索取营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、经营许可证）、过往合作业绩证明等材料，由采购经理*审核其资质有效性及履约能力。资质审核不合格的供应商直接排除，保留合格供应商进入比价环节。价格与方案比选采购部向合格供应商发出《询价单》，明确技术参数、服务要求、交货周期等需求，要求供应商在规定时间内提供报价及方案。组织比价小组（由采购部、需求部门、财务部人员组成），从价格、质量、交期、服务、付款条件等维度进行综合评估，形成《供应商比价表》（详见模板2），选择最优供应商。单次采购金额超过[企业规定阈值，如5万元]的，需采用公开招标或竞争性谈判方式，并留存招标/谈判记录。（三）合同拟定与审批合同起草采购部根据选定的供应商及比价结果，起草采购合同，明确双方权利义务，包括：标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；质量标准、验收方式及违约责任；交货时间、地点、运输方式及费用承担；付款方式、发票类型及开票信息；保密条款、争议解决方式等。合同审批合同按审批权限逐级审核：采购经理*审核合同条款的合规性及与采购需求的匹配性；法务专员*审核法律风险（如违约责任、知识产权条款等），必要时出具《法律意见书》；财务经理*审核付款方式、价格合理性及税务条款；总经理*（或授权分管副总）审批最终合同文本。审批通过后，由采购部与供应商正式签订合同，双方各执一份原件。（四）订单执行与履约跟踪订单下达采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》（可使用合同附件形式），明确订单编号、交货明细、时间节点等要求，并抄送财务部、需求部门。履约跟踪采购专员*定期跟进供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交货。若出现可能延期情况，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部协调需求部门调整计划或更换供应商。对于大宗或定制化物资，可安排中途验货（如生产过程中的质量抽查），保证交付符合要求。（五）验收与入库到货验收货物送达后，由需求部门、采购部、仓库管理员*共同参与验收：数量核对：清点实物数量与采购订单、合同是否一致；质量检验：根据合同约定的质量标准（如产品合格证、检测报告、试用体验等）进行检验，需求部门负责技术参数验证，仓库管理员负责外观及包装检查；文件核对：核对供应商提供的发货清单、出厂合格证、保修卡等是否齐全。验收结果处理验收合格：需求部门、采购部、仓库管理员在《验收报告》（详见模板3）同签字确认，仓库办理入库手续，登记台账。验收不合格：由需求部门出具《不合格品通知单》，采购部联系供应商协商处理方案（如退换货、折扣赔偿等），处理结果需经需求部门及财务部确认后执行，不合格品严禁入库。（六）付款结算付款申请供应商根据合同约定开具合规发票（如增值税专用发票），采购部核对发票信息（抬头、税号、金额、项目等）与合同、订单、验收报告一致后，填写《付款审批表》（详见模板4），附发票、验收报告、合同复印件等资料。付款审批《付款审批表》按审批流程提交：采购经理*审核付款进度与合同约定的一致性；财务经理*审核发票合规性、资金预算及付款条件；总经理*（或授权分管副总）审批最终付款金额。款项支付审批通过后，财务部根据合同约定的付款方式（如银行转账、电汇）安排付款，并同步更新应付账款台账。预付或进度款支付需在合同中明确后续结算方式，保证尾款在验收合格后按约定支付。三、核心流程配套表格模板模板1：采购申请表申请单号申请部门申请人联系方式采购需求详情物品/服务名称规格型号数量用途预算信息预算金额（元）资金来源预算科目附件清单（如技术参数、报价单）审批意见部门负责人签字：日期：采购部意见：日期：财务部意见：日期：模板2：供应商比价表采购项目名称：采购单号：比价日期：序号供应商名称联系人123报价明细序号供应商名称报价（元）123比价结论推荐供应商：推荐理由（价格、质量、服务等综合评估）：比价小组签字：日期：模板3：验收报告验收单号采购合同号供应商名称到货日期验收信息物品名称规格型号数量验收标准验收详情质量描述：技术参数符合情况：文件完整性（合格证/检测报告等）：参与验收人员签字需求部门：日期：采购部：日期：仓库：日期：不合格处理（如适用）不合格原因：处理方案：供应商确认签字：日期：模板4：付款审批表付款申请单号采购合同号供应商名称应付金额（元）付款信息付款方式（转账/电汇）收款账户开户行账户名附件清单□发票（□普票□专票）□验收报告□合同复印件□采购订单□其他：审批意见采购部：日期：财务部：日期：总经理：日期：四、执行要点与风险规避（一）预算刚性控制采购预算一经批准，原则上不得超支；确需调整的，需严格履行预算追加流程，说明调整原因及对成本的影响。月度/季度采购支出不得超出预算总额的10%，超10%的需提交专项报告至总经理办公会审批。（二）供应商资质管理建立《合格供应商名录》，定期（如每半年）对供应商的资质、履约能力、服务质量进行复评，淘汰不合格供应商。禁止与无资质、超范围经营的供应商合作，避免因资质问题导致合同无效或质量纠纷。（三）审批时效管理各环节审批需在规定时限内完成：部门审核1个工作日、预算复核1个工作日、合同审批3个工作日（特殊情况可延长，但需提前告知申请人）。因审批延误导致采购延期的，由延误部门承担责任并协调解决。（四）采购记录留存所有采购相关的申请、审批、合同、验收、付款等资料需统一归档，保存期限不少于[企业规定年限，如3年]，以备审计或追溯。电子档案需定期备份，保证数据安全；纸质档案需分类存放，标识清晰。（五）廉洁合规要求采购人员需遵守廉洁从业规定，禁止收受供应商回扣、礼品或接受宴请，违者按企业制度严肃处理。采购过程需公开透明，禁止“暗箱操作”，关键环节（如比价、验收）需有多方人