销售业务合同审核标准化流程

销售业务合同审核标准化流程工具模板一、业务应用场景本流程适用于公司销售业务全生命周期中的合同管理环节，具体包括但不限于：新客户首次合作前的合同签订审核；老客户续签、订单增量或条款变更时的合同修订审核；特殊业务模式（如定制化服务、长期框架协议、跨区域合作）的专项合同审核；内部审计或合规检查时对已签合同的复盘审核。通过标准化流程，保证合同条款合法合规、权责清晰，降低业务风险，保障公司及客户双方权益。二、标准化操作步骤步骤1：合同接收与初步登记操作内容：销售专员*收到客户（或合作方）提供的合同草案后，首先核对合同文本完整性（是否包含封面、附件、签字页等核心要素）；在《合同流转台账》中登记合同基本信息，包括合同编号、客户名称、合同类型（如销售合同、服务合同）、标的金额、签订日期、预计签订日期、销售专员*联系方式等；若合同存在明显缺失（如无签字页、附件不完整），需24小时内反馈客户补充完整；将登记后的合同及附件提交至法务专员*进行下一步审核。责任岗位：销售专员、法务专员输出成果：《合同流转台账》（初始登记版）步骤2：合同主体资格审核操作内容：法务专员*通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方信用核查平台，核实客户主体资格：企业客户：检查营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同标的、是否存在经营异常或严重违法记录；事业单位/社会组织：检查《事业单位法人证书》或《社会团体法人登记证》有效性，确认其是否有权签订此类合同；自然人客户：核对证件号码有效期及民事行为能力（如为委托代理，需审核授权委托书及代理人证件号码）。销售专员*需补充提供客户的最新年检报告、授权委托书（如非法定代表人签字）、特殊行业资质（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）等佐证材料。审核通过后，法务专员在《主体资格审核表》中填写“审核通过”及备注；若存在主体资格瑕疵（如营业执照过期、经营范围不符），需暂停审核并反馈销售专员与客户沟通解决。责任岗位：法务专员、销售专员输出成果：《主体资格审核表》、客户资质材料复印件步骤3：合同核心条款合规性审核操作内容：法务专员*重点审核以下核心条款，保证内容明确、合法、无歧义：标的条款：产品/服务的名称、规格、型号、数量、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）是否清晰，避免“优质产品”“一流服务”等模糊表述；价款与支付条款：单价、总价、币种、计价方式（如含税/不含税）、支付节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）、支付账户信息（需与客户营业执照一致）是否明确，避免“按客户要求支付”等约定；履行期限与地点：交货/服务开始时间、交付地点（如“甲方仓库”“乙方指定工地”）是否具体，违约责任中的逾期履行标准是否量化（如“每逾期1日，按合同总额0.05%支付违约金”）；验收条款：验收标准、验收流程（如“到货后7日内验收”“阶段性验收”）、验收异议处理方式（如“异议需在验收后3日内书面提出”）是否完整；违约责任：双方违约情形对应的违约责任是否对等，如逾期付款、逾期交付、质量不达标等情形的责任约定是否清晰，避免“承担相应责任”等笼统表述；知识产权与保密条款：涉及公司专利、商标、技术秘密等知识产权的归属、使用范围及保密期限（如“保密义务至合同终止后3年内有效”）是否明确；不可抗力条款：不可抗力的定义（如自然灾害、战争等）、通知义务、责任减免范围是否约定；争议解决条款：争议解决方式（诉讼或仲裁）、管辖地/仲裁机构（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”“XX仲裁委员会仲裁”）是否明确，避免“由双方协商解决（无法协商则任意一方可起诉）”等无效约定。审核完成后，法务专员*在《合同条款审核表》中逐条填写审核意见，标注“通过”“需修改”“不通过”及具体修改建议。责任岗位：法务专员*输出成果：《合同条款审核表》、修订版合同文本步骤4：财务与业务可行性审核操作内容：财务经理*审核合同中的财务相关条款：价款构成是否与公司定价政策一致，是否存在低于成本价销售风险；支付方式是否符合公司财务制度（如预付款比例不低于30%，质保金不超过10%）；税费承担方式（如“价税分离”“由甲方承担全部税费”）是否合规，避免税务风险；涉及跨境业务的，需审核汇率条款、外汇结算是否符合外汇管理规定。销售总监*审核业务条款的可行性：合同标的、履行周期是否与公司产能、供应链匹配，是否存在无法按时交付风险；客户特殊需求（如定制化开发、额外服务）是否具备技术或资源支持，成本是否可控；长期合作框架协议中的年度采购量、最低承诺量是否与市场预测一致。审核通过后，双方分别在《财务与业务可行性审核表》中签字确认；若存在异议（如财务风险过高、业务无法执行），需组织销售专员、法务专员、财务经理*共同沟通修订。责任岗位：财务经理、销售总监、销售专员、法务专员输出成果：《财务与业务可行性审核表》步骤5：内部审批与签章授权操作内容：销售专员*汇总前述所有审核表（含《主体资格审核表》《合同条款审核表》《财务与业务可行性审核表》）及修订版合同，按公司审批权限逐级报批：金额≤50万元：销售总监*审批；50万元＜金额≤200万元：销售总监+财务总监联合审批；金额＞200万元：销售总监+财务总监+总经理*联合审批。审批通过后，由行政专员根据公司《合同用章管理规定》，在合同文本上加盖合同专用章（严禁以部门章或个人章代替）；若需法定代表人签字，由总经理授权人签字确认。加盖公章后，行政专员将合同原件1份返还客户，1份留存归档，1份交销售专员作为业务执行依据。责任岗位：销售专员、行政专员、各审批负责人输出成果：已签章生效的合同文本、《合同审批流转记录表》步骤6：合同履行与归档管理操作内容：销售专员*负责合同履行过程中的跟踪，按约定节点推进交付、验收、收款等事项，并同步更新《合同履行台账》；若履行过程中需变更合同（如延期交付、增补条款），需重新启动本流程审核变更协议；合同履行完毕（如验收合格、质保金到期支付后），行政专员*在30日内完成合同归档，归档材料包括：合同审批文件、签章合同文本、履行过程中的往来函件、验收单、付款凭证等；归档后的合同按“客户名称+合同编号+签订日期”分类存放，电子版同步至公司OA系统，保证可追溯、可查询。责任岗位：销售专员、行政专员输出成果：《合同履行台账》、合同档案（纸质+电子）三、配套工具表单表1：合同流转台账合同编号客户名称合同类型标的金额（元）签订日期预计签订日期销售专员*审核状态（待审核/审核中/已通过/已归档）备注XS-2024-001A科技有限公司销售合同150,0002024-03-012024-03-10张*审核中首次合作，需审核资质XS-2024-002B贸易集团服务合同80,0002024-03-052024-03-15李*已通过老客户续签表2：主体资格审核表客户名称统一社会信用代码营业执照有效期经营范围（是否涵盖合同标的）授权委托书（如有）信用记录（有无异常/违法）审核结果审核人日期A科技有限公司91110108XXXXXXXXXX2025-12-31计算机、软件及辅助设备批发（是）授权代理人王*，有效期至2024-12-31无异常通过法务专员*2024-03-02表3：合同条款审核表示例（部分）序号审核条款审核标准审核结果修改建议1标的物规格明确型号、技术参数，无模糊描述需修改原文“高功能服务器”修改为“XX品牌机架式服务器，型号R640，配置：2颗IntelXeonGold6248R处理器、256GB内存”2付款节点预付款30%，到货款60%，验收合格10%通过无3违约责任逾期付款按日0.05%违约金，上限不超过未付款总额的20%通过无表4：财务与业务可行性审核表审核维度财务审核意见（财务经理*）业务审核意见（销售总监*）结论价款与支付预付款比例30%符合制度，价税分离明确，无风险客户采购量与季度销售计划匹配，产能可支持通过成本控制定制化服务成本超出预算5%，需确认客户是否接受已与客户沟通，客户同意承担部分额外费用修订后通过（补充成本分摊条款）四、关键操作提示条款明确性：避免使用“合理”“尽快”“相关”等模糊词汇，所有约定需量化（如时间、金额、比例）或可执行（如验收标准引用具体国标/行标）。风险前置：对高风险条款（如“客户可单方解除合同”“责任上限超过合同总额30%”），需提前与客户沟通，或在审核阶段通过补充协议降低风险。审批时效：各环节审核需在1-2