会议纪要及行动计划制定标准化流程模板

会议纪要及行动计划制定标准化流程模板一、适用范围与常见场景二、标准化操作流程（一）会前准备：奠定高效会议基础明确会议目标与议程会议组织者需提前1-2个工作日明确会议核心目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决XX部门协作卡点”），并制定详细议程，包括各议题讨论时间、负责人。议需提前发送给所有参会人员，保证大家提前准备相关材料（如数据报表、方案草案），避免会议中临时讨论无关内容。确认参会人员与分工根据议程内容确定必要参会人（决策层、执行层、相关支持部门），避免无关人员参会导致效率低下。指定会议记录人（建议由非核心讨论人员担任），提前告知其需重点记录：讨论要点、不同意见、最终决议、待办事项（含负责人、时间节点）。（二）会中记录：保证信息完整准确聚焦核心内容，避免“跑题”会议记录人需严格按议程推进，对偏离主题的讨论及时提醒（如“此问题与本次目标关联度不高，建议会后单独沟通”），保证会议聚焦核心议题。关键讨论环节需记录多角度意见（如“部门建议采用A方案，理由是成本较低；部门认为B方案更稳妥，理由是风险可控”），而非仅记录结论。明确决议与待办事项每个议题讨论结束后，由主持人总结决议内容，保证参会人无异议（如“最终确定采用A方案，由*部门负责细化执行计划，本周五前提交”）。待办事项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），明确：任务内容、负责人、截止时间、交付成果标准（如“任务：完成客户调研报告；负责人：*；截止时间：X月X日；交付成果：包含3个核心痛点的分析报告，字数不少于3129字”）。（三）会后整理：形成标准化纪要24小时内完成纪要初稿会议记录人根据会中记录，整理会议纪要，结构需包含：会议基本信息：主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人、缺席人（需注明原因）、记录人。会议议程与讨论过程：按议程顺序简述各议题讨论要点（避免逐字记录，提炼核心观点）。决议事项：分点列出最终确定的结论，注明“决议”字样。待办事项（行动计划）：以表格形式呈现（详见“模板示例”），明确任务、负责人、截止时间、交付成果。审核与分发纪要初稿完成后，提交会议主持人审核，保证决议和待办事项准确无误。审核通过后，1个工作日内通过企业协作平台（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人及相关方，并抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室）。（四）行动计划跟踪：推动落地见效建立跟踪机制项目管理办公室或会议组织者需在纪要发送后，同步更新“行动计划跟踪表”（详见“模板示例”），标注各任务状态（“未开始”“进行中”“已完成”“延期”）。负责人需在截止日前1天主动反馈进度，如遇延期需提前说明原因及调整后的时间节点。定期回顾与复盘对于周期较长的任务（如跨月项目），需在后续相关会议中（如周例会）同步进展，对未按期完成的任务分析原因（资源不足、需求变更等），并协调解决。任务完成后，负责人需提交交付成果，由相关负责人验收并确认，在跟踪表中标注“已完成”。三、模板示例与表格规范（一）会议纪要模板会议纪要会议主题：[例如：XX项目Q3执行方案研讨会]会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM会议地点：[会议室名称/线上会议平台]参会人员：、、（共X人）缺席人员：（原因：）、（原因：）记录人：*会议议程：Q2项目成果回顾（负责人：*）Q3目标拆解与执行方案讨论（负责人：*）跨部门资源协调需求（负责人：*）下一步行动计划确认（主持人：*）讨论过程：Q2项目成果回顾：汇报Q2完成情况，核心指标达成率85%，其中“用户增长”未达标，主要原因是竞品集中推广。补充说明：用户反馈中“功能易用性”评分较低，需在Q3优化。Q3目标拆解与执行方案：提出Q3目标为“用户增长30%”，建议通过“新增3个推广渠道”“优化核心功能”实现；认为“推广渠道需优先选择ROI高的平台，建议砍掉低效渠道2个”。经讨论，最终确定：优先保留现有高效渠道，新增2个垂直类推广渠道，功能优化聚焦“登录流程简化”“操作指引新增”，由*负责X月X日前完成方案。决议事项：Q3核心目标：用户增长30%，核心功能优化上线时间不晚于X月X日。推广渠道策略：保留现有渠道A、B，新增垂直渠道C、D，由*负责X月X日前完成渠道谈判。待办事项（行动计划）：序号任务内容负责人截止时间交付成果当前状态1制定Q3核心功能优化方案*YYYY-MM-DD包含优先级、排期、资源需求的方案未开始2完成新增推广渠道C、D谈判*YYYY-MM-DD渠道合作协议及推广排期表进行中3收集用户对“功能易用性”的反馈*YYYY-MM-DD用户反馈汇总报告（样本量≥100）未开始（二）行动计划跟踪表模板行动计划跟踪表项目/会议名称：[例如：XX项目Q3执行方案]统计周期：YYYY年MM月DD日-YYYY年MM月DD日序号任务内容负责人起始时间截止时间交付成果当前状态延期原因（如有）验收人验收结果1制定Q3核心功能优化方案*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD包含优先级、排期、资源需求的方案进行中-*-2完成新增推广渠道C、D谈判*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD渠道合作协议及推广排期表已完成-*通过3收集用户对“功能易用性”的反馈*YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD用户反馈汇总报告（样本量≥100）已延期用户调研周期延长*-四、关键注意事项与风险规避会前沟通不充分导致会议低效风险：议程未提前发送，参会人无准备，讨论发散。规避：会议组织者需提前确认议程并同步材料，对关键议题会前与负责人预沟通，保证方向一致。记录模糊导致责任不清晰风险：待办事项未明确“交付成果”或“时间节点”，推诿扯皮。规避：记录人需严格按“SMART原则”核对待办项，负责人对任务内容有疑问时需当场提出，会后及时补充确认。跟踪缺失导致行动计划落空风险：任务分配后无人跟进，截止日期被遗忘。规避：指定专人（如项目管理员）定期更新跟踪表，在截止日前3天、1天通过系统或群聊提醒负责人，对延期任务启动“原因分析-资源协调”流程。纪要信息不完整导致决策偏差风险：遗漏关键讨论意见或决议细节，执行方向错误。规避：会议记录人需全程专注，对存疑内容会后及