档案逾期归档制度

档案逾期归档制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和及时性，提高档案利用效率，特制定本档案逾期归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.及时归档原则：各部门及员工应按照规定的时间和要求及时将档案资料归档，不得拖延。3.规范操作原则：档案归档应严格按照规定的流程和标准进行，确保档案质量。4.安全保密原则：档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，确保档案资料的安全。二、档案归档职责（一）综合管理部职责1.负责制定和完善公司档案逾期归档制度，并组织实施。2.负责对各部门档案归档工作进行指导、监督和检查。3.负责集中保管公司各类档案资料，建立档案数据库，提供档案查询、借阅等服务。4.负责对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和归档工作，指定专人负责档案管理，并确保档案资料的真实性、完整性和准确性。2.按照公司档案逾期归档制度的要求，按时将本部门档案资料移交综合管理部归档。3.配合综合管理部做好档案管理工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范有序。2.负责档案数据库的录入和维护，保证档案信息的准确及时。3.负责档案的查询、借阅、归还等服务工作，严格遵守档案借阅制度，确保档案安全。4.定期对档案进行清查、盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案归档范围及要求（一）归档范围1.公司文件：包括公司章程、制度、规定、通知、报告、会议纪要等。2.合同协议：包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：包括员工简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录等。5.业务档案：包括市场调研报告、项目策划书、业务报表、客户资料等。6.其他档案：包括工程图纸、技术资料、荣誉证书、资质证书等。（二）归档要求1.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.档案资料应按照分类标准进行分类整理，同一类档案应按照时间顺序排列。3.档案资料应编制目录，注明档案名称、日期、编号、保管期限等信息。4.档案资料应采用统一的纸张规格和装订方式，确保档案的整齐美观。5.电子档案应与纸质档案同步归档，存储格式应符合公司要求，并定期进行备份。四、档案归档流程（一）收集整理1.各部门在工作中形成的档案资料，由部门指定专人负责收集整理。2.收集整理的档案资料应符合归档要求，确保资料的真实性、完整性和准确性。3.对收集整理的档案资料进行分类、编号，编制目录清单。（二）移交归档1.各部门应在规定的时间内将整理好的档案资料移交综合管理部归档。2.移交档案资料时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.综合管理部对移交的档案资料进行审核，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。（三）档案录入1.档案管理人员对归档的档案资料进行录入，建立档案数据库。2.录入的档案信息应准确无误，与纸质档案一致。3.定期对档案数据库进行维护和更新，确保档案信息的及时准确。（四）档案上架1.档案管理人员将录入好的档案资料按照分类标准进行上架存放。2.上架的档案资料应排列整齐，便于查询和借阅。3.建立档案索引，注明档案存放位置、编号等信息，方便快速查找档案。五、档案逾期归档处理（一）逾期界定1.一般档案应在工作完成后的[X]个工作日内归档。2.重要档案应在工作完成后的[X]个工作日内归档。3.特殊档案应根据实际情况确定归档时间，但不得超过[X]个工作日。（二）逾期提醒1.综合管理部定期对各部门档案归档情况进行检查，对逾期未归档的部门进行提醒。2.提醒方式包括电话通知、邮件通知、书面通知等。（三）逾期处罚1.对逾期未归档的部门，视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括通报批评、绩效扣分、经济处罚等。3.连续[X]次逾期未归档的部门，将取消该部门当年的评优评先资格。（四）逾期档案处理1.对逾期归档的档案资料，档案管理人员应进行单独登记，并注明逾期原因。2.逾期档案资料应及时进行整理归档，确保档案的完整性和准确性。3.对因逾期归档造成档案资料丢失或损坏的，由相关责任人承担相应的责任。六、档案查询与借阅（一）查询1.公司内部人员因工作需要查询档案资料时，应填写档案查询申请表，注明查询内容、目的等信息。2.档案管理人员对查询申请表进行审核，经批准后提供档案查询服务。3.查询档案资料时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案资料时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、借阅期限等信息。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，经批准后办理借阅手续。3.借阅档案资料时，应向档案管理人员出具借条，注明借阅档案名称、数量、借阅日期、归还日期等信息，并签字确认。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。6.借阅人员归还档案资料时，应确保档案资料完好无损，如有损坏或丢失，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。七、档案保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，保守档案机密。2.未经批准，不得擅自向任何单位或个人提供、泄露档案内容。3.对涉及公司机密的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案安全。（二）安全1.档案库房应配备必要的安全设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，确保安全设施设备正常运行。3.对电子档案应采取备份存储、数据加密等措施，防止数据丢失或损坏。4.档案管理人员应严格遵守档案操作规范，防止因操作不当造成档案损坏或丢失。八、档案保管期限与销毁（一）保管期限1.公司档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、制度、规定、重要合同协议、财务审计报告等。3.长期保管的档案包括一般合同协议、人事档案、业务档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案包括一般性文件、报表等，保管期限为[X]年。（二）销毁1.档案保管期限届满后，由档案管理人员提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表经综合管理部负责人审核，报公司领导批准后实施。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并